Compensación en nómina: cuándo es válida y cuándo no
En el entorno laboral actual, donde la automatización y los cambios de software son constantes, es más frecuente de lo que parece que una empresa cometa errores en el cálculo de la nómina. ¿Qué pasa cuando se paga de más a un trabajador por equivocación? ¿Puede la empresa recuperar ese dinero por su cuenta? Si actúas mal, puedes enfrentarte a reclamaciones laborales, conflictos sindicales e incluso sanciones. En este artículo te explicamos en detalle cuándo la compensación en nómina es legal y cuándo puede traerte problemas.
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Compensación en nómina: una aclaración básica
La compensación en nómina consiste en que la empresa descuente directamente del salario del trabajador una cantidad que le fue abonada previamente por error.
Aunque en principio puede parecer lógico corregir así un exceso de pago, lo cierto es que esta medida tiene importantes límites legales.
¿Cuándo es válida la compensación en nómina por error?
El Tribunal Supremo, en su Sentencia n.º 449/2025, ha fijado los criterios bajo los cuales la empresa puede aplicar compensaciones en nómina sin necesidad de acudir previamente a los tribunales. Según este fallo, se permite la compensación unilateral cuando concurren las siguientes condiciones:
- La deuda es líquida: es decir, se puede cuantificar con exactitud.
- La deuda es vencida: ya ha llegado el plazo en el que podía reclamarse.
- La deuda es exigible: se puede reclamar legítimamente.
- No existe controversia razonable sobre la deuda. Si no hay dudas reales o argumentos sólidos en contra de la devolución, la empresa puede actuar directamente.
Este criterio da un margen importante de actuación a las empresas, pero no supone una carta blanca para descontar importes de la nómina sin garantías.
Caso real: error en el pago tras una subrogación
Un ejemplo ilustrativo es el caso que motivó la citada sentencia del Supremo. Una empresa que había asumido trabajadores de otras compañías ajustó su sistema de nóminas.
El cambio generó pagos indebidos, principalmente por errores al aplicar pagas extras prorrateadas y no prorrateadas.
Para corregir la situación, la empresa notificó a los trabajadores que se descontarían los importes pagados de más en meses posteriores.
Los sindicatos impugnaron esta decisión, alegando que se trataba de una “autotutela empresarial ilegítima”. Es decir, que solo un juez podía ordenar esa devolución.
No obstante, tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo validaron la actuación de la empresa, al considerar que la deuda era clara, cuantificable y no existía controversia jurídica de peso.
¿Y si hay oposición del trabajador?
Aquí es donde el Tribunal hace una distinción importante. Si se trata de un conflicto colectivo, como en el caso anterior, y no hay una base jurídica sólida para oponerse, la compensación será válida.
Pero si se trata de un caso individual en el que el trabajador plantea una discrepancia razonable sobre el motivo o la cuantía del pago indebido, entonces la empresa no puede actuar por su cuenta. En ese escenario debe recurrir al juzgado para reclamar la devolución.
En otras palabras: cada caso debe analizarse con detenimiento. No basta con que haya un error; hay que verificar si existe oposición y si esta está jurídicamente fundamentada.
¿Qué debes tener en cuenta como empresa?
Para evitar conflictos legales y asegurar una actuación conforme a derecho, sigue estas buenas prácticas:
- Comunicación previa y por escrito: Informa al trabajador del error detectado y de la intención de compensarlo en nómina.
- Documentación clara: Conserva registros de cuándo y cómo se detectó el error, cómo se cuantificó y cómo se comunicó.
- Evaluación de la oposición: Valora si el trabajador o los sindicatos pueden tener una base razonable para oponerse. Si es así, actúa con prudencia y consulta asesoría legal.
- Consulta normativa vigente: Recuerda que el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores impide retenciones salariales que no estén autorizadas legal o contractualmente. Por tanto, la compensación solo será válida si respeta estos límites.
Marco legal actualizado en 2025
Además del Estatuto de los Trabajadores, la jurisprudencia sigue siendo la principal fuente que permite la compensación en nómina por error, siempre bajo los principios de buena fe y ausencia de controversia. A fecha de junio de 2025, no ha habido reformas legislativas sustanciales sobre este punto, pero la tendencia judicial es clara: la compensación es válida solo si se hace con transparencia, claridad y sin oposición fundada.
Conclusión
La compensación en nómina es una herramienta útil para corregir errores de pago, pero también un terreno jurídico delicado. No todas las situaciones permiten actuar directamente, y un mal paso puede suponer consecuencias legales para la empresa.
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