Comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador o de la variación de los datos previamente comunicados
A principios de año las empresas deben calcular el tipo de retención que aplicarán a cada uno de sus empleados.
Te recordamos las retribuciones y las circunstancias familiares y personales que inciden en dicho cálculo
Te recordamos que cada vez que un trabajador empieza a trabajar en tu empresa, le debes pedir que cumplimente el modelo 145, indicando cuáles son sus datos personales y familiares.
Dicha información le servirá a tu empresa para calcular la retención que deberá practicarle en la nómina.
Además, deberías de informar a tus empleados de que si en el futuro cambia alguna de las circunstancias que te habían informado inicialmente, también deberán comunicártelo mediante el modelo 145.
Para obtener la previsión de ingresos de un trabajador, computa su salario fijo anual y la retribución variable que previsiblemente va a percibir.
Computa como mínimo el variable del año anterior, a no ser que existan elementos objetivos que acrediten que este año va a ser inferior. Añade también los salarios en especie.
Atención. En enero, ofrezce a tus trabajadores la posibilidad de rellenar un nuevo modelo 145 para que informen si se han producido cambios en su situación personal o familiar, con el fin de calcular el porcentaje de retención por IRPF que les corresponde.
Cálculo de las retenciones a trabajadores
Fijo más variable
A efectos de determinar las retribuciones previsibles, debe incluir tanto las fijas como las variables.
En cuanto a las variables (bonus, incentivos por productividad, horas extras…), se presumen como previsibles, al menos, las satisfechas durante el año anterior, salvo que concurran circunstancias que permitan acreditar de manera objetiva un importe inferior.
En especie
También deberá tener en cuenta las retribuciones en especie previstas (que deberá valorar según las reglas de la normativa del IRPF y sin incluir el ingreso a cuenta aplicable a este tipo de rentas).
Se exceptúan –y por tanto no deberá computar– las cantidades aportadas a planes de pensiones de empresa.
En algunos casos las retribuciones en especie no se valoran según el valor de mercado o el coste para la empresa del bien en cuestión (como la utilización de vivienda o de un vehículo de empresa).
Regularizaciones y atrasos
Respecto a las cantidades que prevea satisfacer en concepto de atrasos, tenga en cuenta lo siguiente:
- Regularizaciones según convenio. Si su trabajador va a recibir regularizaciones por diferencias de convenio, prevéalas también a la hora de calcular el tipo aplicable. Tenga en cuenta que estas sumas no son verdaderos atrasos, ya que serán exigibles durante el ejercicio (cuando se concreten las diferencias de convenio). Por tanto, cuando las satisfaga deberá aplicar el tipo calculado según las retribuciones previstas.
- Atrasos. No se confunda respecto a cantidades que, exigibles en años anteriores, se vayan a satisfacer en 2023, ya que están sujetas a un tipo fijo de retención del 15% y no se tienen en cuenta para calcular el tipo aplicable en el ejercicio.
- Varios pagadores. Los ingresos procedentes de otros pagadores (porque el trabajador está pluriempleado o se incorpora a la empresa a mitad de ejercicio) no afectan al volumen de retribuciones a tener en cuenta para calcular la retención (considere sólo las retribuciones que usted va a satisfacer). Ello implica una retención más baja que la que se aplicaría de tener en cuenta todas las retribuciones, pero este desajuste se regulariza cuando el contribuyente presenta su declaración.
Fusiones o escisiones
El cambio de empresa pagadora como consecuencia de una fusión o escisión no supone un cambio de pagador (ni a efectos de computar las retribuciones del año anterior ni de posibles regularizaciones). Al calcular el tipo de retención, debe tener en cuenta las cantidades abonadas por la antigua entidad.
Circunstancias personales y familiares. Modelo 145
Para saber la situación familiar de tus empleados, pídeles que completen y te entreguen el modelo 145 de comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a tu pagador o de la variación de los datos previamente comunicados.
Si un empleado ya te entregó este modelo anteriormente (por ejemplo, cuando firmó el contrato de trabajo) no es imprescindible que cada año te lo vuelva a entregar, excepto si se modifican sus circunstancias personales.
No obstante, para que tu empresa tenga siempre los datos actualizados lo mejor es que cada mes de enero solicite a tu plantilla que le entregue dicho modelo cumplimentado.
Dado que muchos trabajadores olvidan realizar esa comunicación, es conveniente que en enero les ofrezcas la posibilidad de rellenar un modelo 145 para informar aquellos cambios producidos en el año anterior y que todavía no hayan comunicado.
Aunque dicho ofrecimiento no es obligatorio –son ellos quienes deben comunicar los cambios–, todos saldrán beneficiados:
- Si los cambios suponen un menor tipo de retención, sus trabajadores recibirán un mayor neto cada mes. Y si suponen un aumento, evitarán las sanciones que les puede imponer Hacienda por no comunicar dichos cambios a la empresa.
- Por su lado, su empresa evitará que sus trabajadores le comuniquen los cambios que tuvieron lugar en el año anterior en otro momento (por ejemplo, a mitad de año), lo cual le obligaría a recalcular el tipo de retención establecido en enero.
Atención. Influyen en el tipo de retención aplicable, por ejemplo, el número de hijos del trabajador, si se ha reconocido un grado de discapacidad, o si el empleado ha quedado obligado por resolución judicial a satisfacer una pensión compensatoria a su cónyuge o anualidades por alimentos en favor de los hijos.
La comunicación de los datos relativos a la situación personal y familiar del perceptor, deberá efectuarse con anterioridad al día primero de cada año natural o del inicio de la relación laboral, considerando la situación que previsiblemente vaya a existir en dichas fechas.
El pagador deberá conservar a disposición de la Administración tributaria, junto a las comunicaciones presentadas por los perceptores, los documentos que hayan sido aportados acompañando a las mismas
La falta de comunicación al pagador de las circunstancias personales y familiares, así como de la realización de pagos que influyen en la determinación del tipo de retención, determinará que aquél aplique el tipo de retención correspondiente sin tener en cuenta dichas circunstancias.
Atención. La inclusión de datos falsos, incompletos o inexactos en esta comunicación, así como la falta de comunicación de variaciones en los mismos que, de haber sido conocidas por el pagador, hubieran determinado una retención superior, constituye infracción tributaria sancionable con multa del 35 al 150 por 100 de las cantidades que se hubieran dejado de retener por esta causa.
El momento en el que el trabajador deberá comunicar el cambio de sus circunstancias personales o familiares será diferente según el caso. De este modo, el trabajador deberá informarte en el plazo de 10 días desde que se produzca el cambio en sus circunstancias si se dan los dos siguientes requisitos al mismo tiempo:
- Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención aplicable.
- Cuando para dicho cambio la Ley haya previsto que es posible regularizar el tipo de retención a mitad de año.
¡Por cierto!
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