Cuanto tiempo he de guardar las facturas y documentos de mi empresa
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Mas de una vez te habrás preguntado cuánto tiempo se deben guardar las facturas y otros documentos de tu empresa.
Tanto si eres autónomo como si tienes una sociedad tienes obligación de guardar estos documentos. De no hacerlo te puedes enfrentar a quebraderos de cabeza y sanciones.
¿Qué facturas debo conservar?
El autónomo debe conservar tanto las facturas que haya emitido, así como aquellas que haya recibido, es decir, tanto las facturas de ingresos como las facturas de gastos y los justificantes de cobro y de pago.
Se deben guardar las facturas de forma ordenada y siempre conservar la original, y no serán válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas.
Se podrán guardar en papel o en formato digital siempre y cuando podamos demostrar su autenticidad.
Es aconsejable tener un programa de facturación en el cual te ayude con esta gestión o encargarlo a una asesoria para que se haga cargo de todo ello.
Es importante que se conserven dichos documentos ya que la Administración a efectos de posibles inspecciones te las podría solicitar.
La mayoría de los autónomos siempre les surge la gran duda de por cuanto tiempo tienen que guardar los documentos de su empresa, pues bien, a continuación te lo resuelvo.
¿Cuánto tiempo he de guardar los documentos de mi empresa?
Hay diferentes criterios que debes tener en cuenta a la hora de guardar los documentos, por lo que a continuación te indico brevemente cada uno de ellos.
Documentos por criterio mercantil
Las empresas deben conservar los documentos según lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio durante seis años, a partir del último asiento registrado en los libros contables.
Se deben acoger a esta norma todas las empresas, es decir, tanto las que estén en funcionamiento, así como las que están sin actividad o hayan sido disueltas.
Documentos por criterio tributario
Para la Administración tributaria, las empresas deben de conservar los documentos durante cuatro años a contar desde que se presenta la declaración de impuestos. Este es el plazo de prescripción de los impuestos, es decir, que en ese período de tiempo en caso de inspección podrían solicitar esa documentación al autónomo o empresario para su comprobación.
Documentos de hacienda por ámbito penal
En este caso al servir como prueba en un juicio, es recomendable conservar las facturas durante diez años.
Aunque el delito fiscal prescribe a los cinco años, según el artículo 305 del Código Penal, la versión agravada se amplía a 10 años.
¿En qué situaciones he de guardar las facturas para hacienda?
Estos son los casos en los que hay que guardar los documentos del IRPF, en función de las distintas situaciones que se peuden dar habitualmente
Presentación de atrasos
Los atrasos se tienen que declarar en el momento que los hayas cobrado, pero se debe de guardar la documentación de la renta hasta que transcurran cuatro años desde que presentases la declaración complementaria.
Esto no conllevará ni sanción, ni intereses de demora ni recargo alguno.
Por ejemplo, si tu empresa te paga unos atrasos en el año 2020 pero corresponden al año 2019 tendrás que regularizar tu situación haciendo una declaración complementaria del año 2019. El plazo para presentar esa declaración complementaria termina el último día que finaliza el plazo de renta.
Alquiler de inmuebles
Si tienes una vivienda o un local de tu propiedad la administración te permite que te deduzcas los gastos financieros y las reparaciones, pero debes de conservar las facturas de las reparaciones, así como los justificantes bancarios de los gastos financieros. Estos documentos deben conservarse durante cuatro años desde la última declaración que te aplicaste esta deducción.
No obstante, aunque esto provenga de un ejercicio prescrito, la Administración puede requerirte estos justificantes porque los estas deduciendo en una declaración no prescrita.
En caso de ser Autónomo
Las empresas o profesionales autónomos que realicen una actividad económica beberán de conservar sus facturas durante seis años.
Operaciones con Inmuebles
La escritura de compra junto con todas las facturas e impuestos pagados deben conservarse hasta el momento en el que se venda la vivienda y mantenerse durante los cuatro años posteriores a su venta por si la administración lo solicitase, para comprobar la ganancia o pérdida declarada.
Amortizaciones de inmuebles e inmovilizado
En este caso el plazo de prescripción es mayor ya que los cuatro años se cuentan desde la última cuota de amortización.
Compensación de pérdidas patrimoniales y rendimientos negativos
Como dichas pérdidas patrimoniales y rendimientos negativos se pueden compensar en los cuatro años siguiente, el plazo de prescripción es a partir del último ejercicio en que se compensaron.
Exención por reinversión en vivienda habitual
Si en los dos años siguientes a la venta de tu vivienda habitual lo reinviertes en la compra de otra vivienda podrás aplicar la exención por reinversión y no tributar por la ganancia obtenida.
En este caso el plazo para conservar las facturas de venta se amplía dos años más.
Por ejemplo, si vendiste tu vivienda habitual en 2019 y reinviertes tu vivienda en 2021, deberás conservar toda la documentación hasta 2026, aunque el plazo normal para comprobar la venta finalice en el 2024.
¡Por cierto!
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