Factura electrónica y Verifactu: diferencias, obligaciones y ventajas para empresas y autónomos

La digitalización de la facturación en España va a dar un salto radical con la puesta en marcha de los sistemas regulados por Verifactu y la futura obligación de factura electrónica B2B. Estas normativas no son meras recomendaciones: supondrán exigencias legales, operativas y tecnológicas que afectarán a la mayoría de empresas y autónomos. No adaptarse a tiempo puede acarrear sanciones, rechazo de facturas, riesgos fiscales y pérdida de competitividad.

Por eso es fundamental adelantarse y comenzar a probar desde ya los sistemas compatibles con Verifactu y factura electrónica. Cuanto antes se integre y valide su funcionamiento interno, menores serán los dolores de cabeza cuando entren en vigor las obligaciones plenas.

Desde Asepyme, abogados en Valencia, te ofrecemos una guía detallada para entender los plazos, las implicaciones legales y cómo aprovechar mejor estos cambios.

Factura electrónica y Verifactu: dos proyectos paralelos pero convergentes

Aunque muchos los confunden o los tratan como idénticos, factura electrónica y Verifactu son dos proyectos distintos:

• Verifactu es ya una normativa activa (a través del Real Decreto 1007/2023) que regula los requisitos técnicos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de los registros.
• La obligación de emitir factura electrónica (Ley 18/2022, Ley Crea y Crece) persigue otro objetivo: aumentar el control de la morosidad, mejorar la transparencia y estandarizar la emisión en formato electrónico.

Ambos proyectos tienen calendarios distintos, pero convergen técnicamente: los sistemas deberán adaptarse para cumplir los requisitos del reglamento Verifactu y al mismo tiempo estar preparados para interconectarse con la futura solución pública de factura electrónica. En ese sentido, conviene insistir: las empresas y autónomos deben ponerse las pilas cuanto antes para probar los sistemas, adaptarlos y familiarizarse antes de que sea obligatorio.

Entrada en vigor de Verifactu: fechas y modificaciones recientes

Publicación y efecto inicial

El Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de requisitos para los sistemas informáticos de facturación, fue publicado el 6 de diciembre de 2023 y entró en vigor al día siguiente, el 7 de diciembre de 2023.

Sin embargo, el mero hecho de estar en vigor no implica que todos los obligados deban cumplir inmediatamente todas las exigencias: el reglamento establece plazos escalonados para la puesta en marcha de los sistemas adaptados.

Modificación y aplazamiento de plazos: Real Decreto 254/2025

Ante las dificultades prácticas de adaptación del sector tecnológico y empresarial, el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, modifica el RD 1007/2023 para ampliar los plazos de cumplimiento.

Las fechas clave tras esta modificación son:

• 1 de enero de 2026: fecha límite para que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (personas jurídicas) tengan sus sistemas informáticos adaptados a los requisitos de Verifactu.
• 1 de julio de 2026: fecha límite para el resto de los obligados tributarios (autónomos, profesionales, entidades en atribución de rentas, etc.).

Para los desarrolladores y proveedores de software, el plazo para adaptar sus sistemas es nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial HAC/1177/2024 (que define las especificaciones técnicas) — es decir, hasta 29 de julio de 2025.También esa fecha aplica para adaptaciones de sistemas en mantenimiento plurianual.

Adicionalmente, la recepción de los registros de facturación por parte de la Agencia Tributaria debe estar operativa antes del 29 de julio de 2025.

Estos ajustes introducen más margen para el sector, pero no eliminan la urgencia: las fechas son reales y no deben tomarse a la ligera.

Comparación con los plazos inicialmente previstos

Originalmente, con el RD 1007/2023 sin modificación, se estimaba que todos los obligados tendrían que estar adaptados antes del 1 de julio de 2025.  Esa aproximación resultaba demasiado exigente para los desarrolladores y muchas empresas, y por eso en la práctica se ha concedido la prórroga oficial.

Qué exige Verifactu: obligaciones técnicas y funcionales

Los requisitos que impondrá el reglamento Verifactu a los sistemas de facturación (SIF) son exigentes y de carácter obligatorio. Algunos de los más relevantes:

• Generar un registro de facturación por cada factura emitida (altas, modificaciones, anulaciones), con una huella única (hash) que garantice su integridad y encadenamiento.
• Firmar electrónicamente esos registros (o cumplir requisitos equivalentes).
• Incluir en cada factura un código QR que permita acceder a información esencial de la factura y, en la modalidad Verifactu, validar su contenido con la Agencia Tributaria.
• En la modalidad Verifactu (cuando el SIF esté configurado para ello), enviar los registros a la AEAT de forma automatizada, continua, íntegra y fehaciente. En esa modalidad, los registros no requerirán firma adicional.
• Incluir la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” en las facturas que se emitan bajo Verifactu.
• Ser interoperables con la futura solución pública de factura electrónica B2B (cuando entre en vigor).
• Mantener los principios de integridad, inalterabilidad, trazabilidad, accesibilidad y conservación de los registros.
• Certificación de los sistemas: los proveedores de software deberán emitir una declaración responsable que garantice que sus productos cumplen con los requisitos del reglamento.

Además, el reglamento impone obligaciones de mantenimiento, auditoría interna y documental para que las empresas puedan demostrar el cumplimiento normativo ante Hacienda en caso de inspección.

Quiénes están obligados (y quiénes quedan exentos) con Verifactu

Sujetos obligados

Los contribuyentes que deberán adaptar sus sistemas o cumplir los requisitos de Verifactu son:

• Empresarios y profesionales sujetos al IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• Contribuyentes del IRNR que operen mediante establecimiento permanente en España.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que ejerzan actividades económicas.

Sin embargo, los sujetos obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) están exentos de la obligación de remitir nuevos registros bajo Verifactu, pues ya cumplen obligaciones de envío casi en tiempo real de sus facturas.

También hay particularidades geográficas: por ejemplo, en Navarra algunas operaciones sujetas a normativa foral pueden quedar fuera del régimen obligatorio del RD 1007/2023.

Momento de aplicación

Cada obligado deberá tener operativos sus sistemas informáticos adaptados antes de las fechas fijadas, según su tipología (ver sección de plazos). Aunque la norma está en vigor desde diciembre de 2023, hasta esas fechas no será exigible para todos el cumplimiento de todos los requisitos.

La factura electrónica obligatoria: situación actual y relación con Verifactu

La obligación de emitir factura electrónica entre empresas (B2B) proviene de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), que modificó la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (Ley 56/2007). En ese texto se incorporó el artículo 2.bis, que obliga a emitir facturas electrónicas en determinadas operaciones entre empresarios o profesionales.

Sin embargo, la norma no contiene los aspectos técnicos ni los formatos concretos. Por eso, el desarrollo reglamentario (orden ministerial correspondiente) aún no está aprobado. Una vez vigente esa orden, comenzará a contarse:

• 12 meses para que las empresas que facturen más de 8 millones de euros adapten el envío electrónico.
• 24 meses para el resto de empresas y autónomos.

Estos plazos se solaparán con los requisitos de Verifactu. Por ello, los sistemas deberán ser compatibles con ambas obligaciones: cumplir los requisitos técnicos del reglamento Verifactu y conectarse con la solución pública de factura electrónica para la transmisión de facturas.

La factura electrónica obligatoria tiene otra particularidad: los destinatarios de la factura deberán informar, en un plazo máximo de cuatro días naturales, su aceptación, rechazo o pago completado a la solución pública. Esto introduce un mecanismo de control adicional sobre la morosidad.

Implicaciones legales para empresas: riesgos y exigencias

No es solo cuestión tecnológica: las empresas enfrentan importantes implicaciones jurídicas al incumplir los requisitos de Verifactu o de la futura factura electrónica. Algunas de las más relevantes:

1. Sanciones económicas importantes: utilizar software no conforme, no emitir facturas verificables o no conservar los registros exigidos puede acarrear sanciones.
2. Rechazo o invalidación de facturas: en operaciones B2B, la factura puede no ser aceptada si no cumple los requisitos.
3. Pérdida de deducibilidad o reconocimiento contable: Hacienda podría cuestionar operaciones o deducciones si las facturas no son trazables o verificables.
4. Responsabilidad penal o administrativa en casos de fraude fiscal comprobado o manipulación documental.
5. Controles y auditorías más exigentes: los organismos fiscales exigirán evidencia documental del cumplimiento técnico y de proceso.
6. Revisión de contratos de software y servicios: es fundamental asegurarse de que el proveedor de facturación se compromete por contrato a cumplir y actualizar conforme a la normativa.

Por tanto, las empresas deben avanzar cuanto antes en:

• Auditoría técnica de sus sistemas de facturación.
• Coordinación entre departamentos (IT, contabilidad, jurídico).
• Contratos que incluyan cláusulas de garantía normativa con los proveedores.
• Formación del personal interno.

Ventajas para autónomos y micropymes

Aunque el cambio puede parecer arduo, los autónomos y micropymes tienen mucho que ganar:

• Mejora del control contable y registro riguroso de ingresos y gastos.
• Reducción de riesgos fiscales y sanciones.
• Automatización de procesos, lo que ahorra tiempo administrativo.
• Mayor transparencia frente a clientes y proveedores.
• Mejora en la imagen profesional y confianza.
• Posible acceso a ayudas como el Kit Digital para digitalizar sistemas de facturación.
• Ventaja competitiva frente a quienes no se adapten a tiempo.

Adoptar sistemas compatibles con Verifactu y factura electrónica anticipadamente permite aprender internamente, detectar errores, ajustar flujos y estar preparados cuando la obligación se vuelva plena.

Pasos recomendados para adelantarse y adaptarse (checklist)

1. Hacer una auditoría tecnológica y funcional: determinar si el software actual cumple o no con los requisitos técnicos de Verifactu.
2. Contactar al proveedor y verificar que ofrecerá versión adaptada o migrar a otro que garantice cumplimiento normativo.
3. Planificar una fase de prueba interna: emitir facturas verificables en modo piloto para validar integraciones.
4. Formar al personal contable/administrativo en los nuevos procesos y exigencias.
5. Redactar cláusulas de garantía normativa con el proveedor que aseguren actualizaciones ante cambios legislativos.
6. Documentar todo el proceso de adaptación: decisiones internas, trazabilidad, pruebas, auditorías internas.
7. Vigilar la publicación del reglamento de factura electrónica y asegurarse de que la solución implementada sea interoperable con la futura solución pública.
8. Solicitar financiación o ayudas (por ejemplo, a través del Kit Digital) para sufragar la adaptación tecnológica.

Conclusión: ¡Actuar ya es esencial!

La entrada en vigor de Verifactu y la futura obligación de factura electrónica representan un cambio profundo en el modelo de facturación empresarial en España.
Gracias a la modificación del Real Decreto 254/2025, los plazos han sido ampliados, pero eso no significa que haya que demorar la adaptación. Cada día que pasa sin probar ni ajustar los sistemas es un riesgo que las empresas y autónomos no deberían asumir.

Ponerse las pilas ya es imprescindible: probar, adaptar, certificar y familiarizarse con los sistemas compatibles con factura electrónica y Verifactu evitará sorpresas desagradables, sanciones y pérdidas.

¡Se me olvidaba!

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