La obligación de legalizar el libro registro de actas: Requisitos y plazos a cumplir

Todas las sociedades mercantiles están obligadas a soportar anualmente el molesto y pesado esfuerzo de legalizar y llevar en regla sus libros contables y societarios.

A pesar de que existen distintos tipos de Libros Contables y Societarios sujetos a legalización, en este artículo vamos a centrarnos en qué es el libro registro de actas, cómo rellenarlo y presentarlo y la diferencia que existe con los libros contable.

La legalización del libro registro de actas (societario) es una obligación para todas las sociedades mercantiles. Para ello, se deben cumplir plazos y requisitos establecidos por el Código de Comercio.

Como sabemos, en una sociedad hay multitud de reuniones entre sus miembros, las cuales son vitales para la toma de decisiones relevantes de la empresa. Así, y para dejar constancia de ello, existen los Libros de Actas. Éstos se encargan de recopilar y dejar evidencia escrita de todos los encuentros habidos entre los integrantes del órgano de gobierno de la empresa, así como de todas las decisiones que han sido tomadas entre ellos.

La obligación de presentar dicho libro ante el Registro Mercantil es imperiosa. Además, a partir de 2013, la presentación se hace de manera digital, sin necesidad de tener que desplazarte y hacerlo de manera presencial, lo que agiliza y facilita el procedimiento.

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La importancia de la legalización de los Libros Societarios.

La legalización de los Libros Societarios es fundamental para todas las sociedades mercantiles, asegurando la transparencia y cumplimiento de la normativa vigente.

Dicha obligación nace desde la constitución de la sociedad y no muere hasta su disolución.

El Libro de Actas, forma parte de los conocidos Libros Societarios.

Como hemos dicho, en este libro se recoge cada decisión, objeción, palabra, acuerdo o desacuerdo que sea tomado en una junta bien ordinaria (debe haber 1 al año) bien extraordinaria. Por lo que, como vemos, su importancia se caracteriza por servir de prueba y recordatorio de todo lo hablado y de todas las conclusiones a las que se han llegado en las mencionadas reuniones.

Pero, ¿qué es verdaderamente la “legalización” de los libros?

Simplemente es la manera que tiene la administración de otorgar validez y autenticidad a lo recogido en esos libros. Para el legislador, es una manera de “imponer” a las sociedades la llevanza ordenada y clara de sus cuentas.

Plazos y requisitos para la legalización de los libros

Cada año, el libro de actas debe presentarse obligatoriamente de manera digital (y ello, como hemos dicho, a partir de 2013) ante el Registro Mercantil correspondiente según el domicilio de la sociedad. El tipo de sociedad mercantil que sea y a qué dedique su actividad económica es irrelevante para la presente obligación, es decir, sea la sociedad que sea, debe cumplir con la llevanza del Libro de Actas.

Plazo establecido

Este libro deberá presentarse dentro de los 4 meses siguientes al fin del ejercicio. Normalmente el fin del ejercicio se da el 31 de diciembre, por lo que tenemos de plazo hasta el 30 de abril del año siguiente para presentar nuestro Libro de Actas.

Requisitos

El Registro Mercantil no admite todo, por lo que este libro debe seguir una estructura predeterminada para que sea válido y pueda “oficializarse”. Especialmente, vamos a mencionar tres partes bien diferenciadas:

• Diligencia de apertura.
• Actas.

Dentro de estas dos partes, todo libro debe contener de manera clara y precisa:

• Lugar, fecha y hora de celebración de la reunión.
• Motivo y forma de la reunión (ordinaria o extraordinaria).
• El orden del día
• Nombre de los participantes, ya sean socios, invitados o sus representantes.
• Acuerdos alcanzados junto con la votación efectuada.
• Conclusiones finales.
• La aprobación del acta por los asistentes.
• Diligencia de cierre. Ésta debe contener:
• El número de páginas del libro.
• El número de actas firmadas y selladas.
• Fecha del acta inicial y final.
• Firma por el presidente y secretario.

La diligencia final, además de dar por concluido el libro, es la que se encarga de dar veracidad a todo el documento.

Una vez tenemos todo este hecho, solo nos queda presentar TELEMATICAMENTE el libro de actas en nuestro Registro Mercantil correspondiente para que nos lo valide, siendo necesario contar con un certificado digital. Concretamente, el Registro Mercantil nos facilita un programa para realizar la presentación, siendo éste el denominado “Legalia”.

Cabe mencionar que, si bien la presentación del libro de actas es una obligación común para todas las sociedades indistintamente de su tipología, ésta si influye en cuanto al formato del libro. Tanto es así que, dependiendo de si nos encontramos en una SL, SLU, SA, comunidad de propietarios, etc., se deberá presentar un libro u otro con determinadas características específicas.

Consecuencias de la no legalización de los libros

La no legalización de los libros contables puede acarrear sanciones y problemas legales, afectando la imagen de la empresa y generando responsabilidades para los administradores.

Si bien es cierto que el Código de Comercio no regula sanciones directamente en caso de no cumplir con esta obligación, sí lo hace la Ley General Tributaria.

No solo no presentar en plazo o, directamente, no presentar los libros de actas (o cualquier otro contable) supone sanciones pecuniarias, sino que la inexactitud u omisión de datos en los mismos también puede acarrear perjuicios económicos para la empresa.

Por lo anterior, y teniendo en cuenta la complejidad del proceso y el grado de experiencia que requiere, es importante contar con el asesoramiento de profesionales especializados en la materia.

Diferencia entre libros contables y libros societarios

Hemos venido hablando de los Libros Societarios, haciendo hincapié en el Libro de Actas, pero debemos mencionar también los Libros Contables. En el ámbito de la legalización de libros, es fundamental hacer esta distinción (contable vs societario), pues cada uno cuenta con sus propias características y funciones y, en el momento de la legalización, debemos presentar ambos.

Los libros contables son utilizados para registrar la actividad financiera de la empresa de manera ordenada y sistematizada, es decir, reflejan todas las operaciones habidas en la empresa a lo largo de un año.

Estos libros son el Libro Diario (registro cronológico de todas las operaciones contables diarias de la empresa) y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (contiene el inventario de bienes y derechos de la empresa, así como las cuentas anuales correspondientes al ejercicio contable).

Por otro lado, los libros societarios, como el Libro de Actas, el Libro de Socios (Detalla la titularidad de las participaciones sociales en la sociedad) y el Libro de Acciones Nominativas (registra la titularidad de las acciones nominativas de la sociedad), se centran en la gestión de la sociedad y en la toma de decisiones por parte de los órganos colegiados.

Sujetos obligados a presentar los libros societarios y contables

Empresarios y sociedades sujetos a la obligación

Los empresarios y las sociedades mercantiles están obligados a presentar los libros contables y societarios para cumplir con la normativa vigente.

Esta obligación aplica a todas las sociedades que operan en el ámbito mercantil y que deben llevar un registro preciso de sus actividades financieras.

Empresarios individuales y normativa aplicable

Los empresarios individuales, aquellos que ejercen una actividad económica de forma individual, también deben cumplir con la obligación de presentar los libros contables.

Estos empresarios están sujetos a normativas específicas en cuanto a la llevanza de la contabilidad, establecidas en el Código de Comercio y otras disposiciones legales.

Cumplimiento de la normativa para garantizar la transparencia

El cumplimiento de la normativa para garantizar la transparencia en la legalización de los libros de actas es esencial para la correcta gestión de una sociedad mercantil. A continuación, se detallan los aspectos clave relacionados con esta obligación:

Impacto de la legalización en la imagen de la empresa

La legalización de los libros de actas no solo cumple con una obligación legal, sino que también tiene un impacto en la imagen de la empresa.

Al mantener la documentación en regla y transparente, se brinda confianza a socios, inversores y autoridades sobre la gestión de la sociedad.

Responsabilidades de los administradores en relación a la legalización

Los administradores de una sociedad mercantil tienen la responsabilidad de asegurar el cumplimiento de la normativa en cuanto a la legalización de los libros de actas.

Deben velar por que los plazos se cumplan, la presentación sea correcta y la información registrada sea veraz y completa.