Plazo para legalizar libros de contabilidad

El plazo para legalizar libros de contabilidad por empresarios y sociedades es hasta el 2 de mayo

Tal vez te preguntes:

• ¿Cuando he de legalizar los libros de contabilidad?
• ¿Qué libros he de legalizar? ¿Libros de actas, socios, contabilidad, etc.?
• ¿Es indiferente el ejercicio?

En este artículo te damos respuesta a estas entre otras preguntas.

Legalizar libros de contabilidad

De acuerdo con la Instrucción de 12 de febrero de 2015, la legalización de libros de los empresarios, – los libros de actas, socios y contables del ejercicio 2016-, sólo se podrán diligenciar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.

Si el ejercicio contable coincide con el año natural, el plazo para la legalización será hasta el 2 de mayo de 2017. La legalización se hará en el Registro Mercantil competente.

¿Qué libros de contabilidad he de llevar como empresario?

Recuerda que como empresario deberás llevar los siguientes libros:

• • Inventarios y Cuentas Anuales
• • Diario
• • Actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad
• • Registro de Acciones Nominativas
• • Un registro de Socios (Sociedades Limitadas)
• • Libro Registro de contratos (SLU)

Atención. Si tienes unos libros encuadernados en blanco que ya están legalizados, sólo podrán ser utilizados para ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013.

No olvides que…

• El nuevo sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y su presentación por vía telemática en el Registro Mercantil, será de aplicación a los libros obligatorios respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29/9/2013.
• Todos los libros que deben llevar los empresarios deben de cumplimentarse en soporte electrónico.
• La presentación de los libros para su legalización, deberá ser por vía telemática, en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
• No se podrán legalizar para los ejercicios iniciados a partir del 29/9/2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización.
• En los ejercicios iniciados a partir del 29/9/2013 tampoco se podrán legalizar libros en soporte papel o electrónico no presentados por vía telemática.
• Los libros que estén encuadernados en blanco y que ya hayan sido legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29/9/2013.
• Todas las actas de las sociedades, relacionadas con los ejercicios comenzados a partir del 29/9/2013, deberán reflejarse en soporte electrónico. Al mismo tiempo deberán ser presentados de forma telemática para su legalización no después de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Y además…

• En cada ejercicio se deberán legalizar todas las actas del ejercicio precedente.
• En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros a efectos probatorios.
• Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, se podrán utilizar para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29/9/2013.
• Se podrán legalizar los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
• Si hay una sustracción o pérdida, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa. Para ellos se tendrá que acreditar mediante denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados.
• Si la sociedad no hubiera legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas, etc. podrá incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

Entidades que realizan actividades exentas

Una reciente consulta vinculante de la Dirección General de Tributos C V DGT V1588-17 de 20 de junio de 2017, habla sobre la obligatoriedad de los Libros registro de IVA en el caso de entidades que realizan operaciones exentas del impuesto.

La tarea de legalizar libros de contabilidad es esencial para garantizar la transparencia y legitimidad de las operaciones de la empresa.

Legalizar libros de contabilidad: Libros de Actas, Libros registros de socios o de acciones nominativas

Recuerda que todas las actas de reuniones del Consejo de Administración, Juntas de socios, etc… se habrán de reflejar en soporte electrónico. Al mismo tiempo se deberán presentar en el Registro Mercantil en formato electrónico para su legalización antes de final de abril.

En el caso de los libros registros de socios o de acciones nominativas, se procederá de forma similar a lo establecido para el Libro de Actas. A su vez, los libros se enviarán telemáticamente.

No legalizar los libros de contabilidad puede conducir a sanciones fiscales, por lo que es una tarea que ninguna empresa debe pasar por alto.

Atención. Recuerda que todas las actas han de estar firmadas por todos los socios.

Asientos resúmenes de facturas emitidas

Si quieres saber más sobre la posibilidad de anotar en los libros las operaciones en un único asiento resumen mensual, te recomiendo que leas la consulta vinculante V1125-18.

Si ofreces servicios por internet a destinatarios que son personas físicas residentes en cualquier parte del mundo, tal vez te preguntes:

• ¿He de emitir factura por los servicios prestados?
• ¿Puedo realizar un único asiento resumen mensual?

En principio como empresario o profesional se está obligado a expedir factura por los servicios prestados. Y esto es así, cualquiera que sea el lugar en el que se entiendan localizados los mismos. No obstante se podrá emitir una factura simplificada si el importe de los mismos no excede de 400 euros.

Se podrá realizar un asiento resumen en el libro registro de facturas expedidas, siempre que:

• las facturas se hayan expedido en la misma fecha,
• no sea necesaria la identificación del destinatario
• y el devengo de las operaciones se haya producido dentro del mismo mes.

Si el destinatario no es empresario o profesional, las facturas deberán ser expedidas en el momento en que se realiza la operación. Y como se admite un asiento resumen diario en el libro registro de facturas expedidas, se permitirá agrupar las mismas en la misma fecha.

Si el destinatario es un empresario o profesional actuando como tal, el plazo para la expedición de las facturas será hasta el día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo de la operación. En estos casos se podrán agrupar las facturas emitidas en una misma fecha, en un asiento resumen diario, cumpliendo los demás requisitos. Pero esto será así, siempre que el devengo de las operaciones se haya producido dentro de un mismo mes natural.

Si la sociedad esta acogida al Suministro Inmediato de Información (SII), será también válida la realización de un asiento resumen diario en el libro registro de facturas expedidas. Pero esto será así, siempre que las facturas se hayan expedido en la misma fecha y se cumplan los requisitos anteriormente mencionados.

Al legalizar libros de contabilidad, estás asegurando el cumplimiento con las leyes fiscales y regulaciones contables vigentes.

Aquí te dejamos un pdf con los campos obligatorios de los libros registros de IVA para que te lo descargues.

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