Cómo actuar ante la Pérdida de Documentación Fiscal tras la DANA

La DANA del 29 de octubre de 2024 ha generado grandes desafíos para autónomos y empresarios, quienes además de sufrir daños materiales en locales y oficinas, han visto afectada su documentación contable y fiscal.

Esta pérdida puede traer complicaciones para el cumplimiento de obligaciones legales, ya que en España se exige la conservación de ciertos documentos fiscales durante al menos cuatro años.

Si te encuentras en esta situación y no sabes cómo proceder, aquí te ofrecemos una guía detallada para justificar la pérdida de documentación fiscal ante la Agencia Tributaria y otros organismos.

Para una orientación profesional y personalizada sobre la pérdida de documentación fiscal, no dudes en contactar con los abogados en Valencia de Asepyme, quienes te asesorarán en cada paso.

Notificación Formal a la Agencia Tributaria por Pérdida de Documentación Fiscal

El primer paso esencial es comunicar la pérdida de documentación a la Agencia Tributaria. Este procedimiento es clave para demostrar tu buena fe y evitar sanciones futuras. En la notificación debes incluir:

• Descripción detallada de los documentos perdidos: Menciona si se trata de facturas, libros contables, contratos, escrituras, etc.
• Ejercicios fiscales afectados: Especifica los años fiscales en los que se incluían estos documentos.
• Descripción del alcance de los daños: Explica brevemente cómo la DANA afectó a la conservación de la documentación.

Es recomendable respaldar esta notificación con informes oficiales que certifiquen la magnitud del siniestro, tales como documentos de protección civil, bomberos o del ayuntamiento.

Realización de un Acta Notarial o Declaración de Pérdida ante el Registro Mercantil

Si bien no es un requisito obligatorio, realizar un acta notarial o una declaración de pérdida en el registro mercantil aporta mayor seguridad jurídica. Este documento detallará los documentos destruidos y la causa de su pérdida (en este caso, la DANA), ofreciendo respaldo adicional en caso de inspecciones fiscales futuras.

Puedes acudir a una notaría o al registro mercantil, donde te orientarán sobre el procedimiento para formalizar esta declaración, dotándote de un respaldo legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria.

Esfuerzos para Recuperar Documentación Fiscal a través de Terceros

Es conveniente hacer un esfuerzo por recuperar los documentos relevantes en la medida de lo posible. Considera las siguientes acciones:

• Solicitar duplicados de facturas a proveedores y clientes: Muchos disponen de copias electrónicas que pueden reenviarte.
• Obtener extractos bancarios: Estos pueden ayudar a reconstruir parte de la información contable.
• Contactar con tu asesor contable o fiscal: Es probable que tengan copias de libros contables, declaraciones y otros documentos importantes en sus archivos.

Todo documento recuperado será crucial ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria, así que asegúrate de organizar y almacenar de manera segura la información que logres recuperar.

Elaboración de un Informe Interno sobre la Pérdida de Documentación

Redactar un informe interno detallado es fundamental para documentar lo ocurrido. Este informe debería incluir:

• Descripción de los hechos y daños sufridos: Explica el impacto de la DANA en tus instalaciones y documentación.
• Lista de documentos irrecuperables: Detalla los documentos que no has logrado recuperar, especificando a qué ejercicios fiscales corresponden.
• Medidas adoptadas para minimizar la pérdida de información: Describe los pasos tomados para recuperar la documentación, incluyendo solicitudes a terceros.

Este informe servirá como respaldo en una eventual inspección fiscal, demostrando tu diligencia en el cumplimiento de tus obligaciones.

Justificación de la Fuerza Mayor ante la Agencia Tributaria

La fuerza mayor, como en el caso de una catástrofe natural, puede justificar el incumplimiento de ciertas obligaciones fiscales. La Agencia Tributaria suele ser comprensiva en situaciones excepcionales, pero es importante documentar la pérdida adecuadamente.

Para justificar la fuerza mayor, reúne pruebas como fotografías de los daños y reportes de organismos oficiales, detallando el impacto que el desastre natural tuvo en tu negocio. Esta información será clave en caso de que Hacienda exija una justificación formal sobre la imposibilidad de presentar ciertos documentos.

Uso de Copias Electrónicas: Una Alternativa Práctica y Segura

Si disponías de copias electrónicas de tus documentos antes de la DANA, estas pueden ser válidas siempre que cumplan con la normativa, la cual exige garantizar la autenticidad e integridad de los documentos digitales. Hacienda admite copias digitales, siempre que se ajusten a los requisitos legales, por lo que contar con un sistema de digitalización puede ser una solución efectiva.

Si tu software contable ofrece respaldo en la nube, esto facilita el acceso a tus datos en situaciones de emergencia, reduciendo el riesgo de pérdida permanente.

Preparación ante una Posible Inspección Fiscal

En caso de una futura inspección fiscal, si no puedes presentar algunos documentos debido a la DANA, muestra transparencia y aporta toda la documentación y pruebas disponibles. Incluye el informe interno, informes de organismos oficiales y detalles de los esfuerzos realizados para recuperar la documentación.

La Agencia Tributaria suele mostrar flexibilidad en casos de fuerza mayor bien documentados. Actuar con transparencia será clave para que comprendan tu situación.

Consideraciones Fiscales y Legales a Futuro: Medidas Preventivas

Para reducir los riesgos en futuras catástrofes, considera adoptar las siguientes medidas preventivas:

• Digitalización de documentos: Implementa un sistema de digitalización y almacenamiento en la nube.
• Copias de seguridad periódicas: Realiza respaldos de la documentación fiscal al menos una vez al mes.
• Revisión de la cobertura del seguro: Verifica si tu póliza cubre la pérdida de documentos en caso de catástrofes y, de ser necesario, añade cobertura adicional.

Estas medidas no solo ayudarán a proteger tu documentación en caso de futuros desastres, sino que también agilizarán la recuperación y cumplimiento de obligaciones fiscales.

Conclusión

La pérdida de documentación fiscal debido a una catástrofe natural es una situación compleja, pero siguiendo estos pasos puedes minimizar los problemas. La pérdida de documentación fiscal no es un obstáculo insuperable si actúas con transparencia, notificas correctamente a Hacienda y justificas la situación con informes y pruebas.

¡Por cierto!

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Este proceso es también una oportunidad para mejorar la forma en que proteges la documentación fiscal de tu empresa, incorporando medidas preventivas que faciliten una recuperación rápida y efectiva en caso de futuras incidencias. Para recibir orientación específica sobre cómo gestionar la pérdida de documentación, contacta con los abogados en Valencia de Asepyme, quienes están disponibles para guiarte en este proceso.