Verifactu y facturas manuales: lo que Hacienda ha aclarado

¿Sigues emitiendo facturas manuales o utilizando programas como Excel o Word para facturar? Es posible que creas que tu sistema está fuera del nuevo marco de control tributario, pero la Agencia Tributaria ha dejado claro que esto no siempre es así. Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, el sistema Verifactu marcará un antes y un después en la forma en que autónomos y empresas gestionan su facturación.

Si te preocupa saber si estás obligado a adaptarte o si puedes seguir utilizando tus métodos actuales, sigue leyendo. En nuestra asesoría fiscal en  Valencia te ayudamos a entender cómo aplicar correctamente la normativa y evitar sanciones. Consulta con nuestros expertos en fiscalidad y contabilidad para asegurarte de cumplir con la ley sin complicaciones.

Qué es Verifactu y cómo afecta a las facturas manuales

Verifactu y las facturas manuales son dos conceptos que ahora están más relacionados que nunca. El sistema Verifactu, impulsado por Hacienda a través del Real Decreto 1007/2023, tiene como objetivo garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de todas las facturas emitidas por empresarios y profesionales.

Hasta hace poco, existían dudas sobre si las facturas elaboradas manualmente o con herramientas básicas, como hojas de cálculo o procesadores de texto, quedaban dentro de esta normativa. La Dirección General de Tributos (DGT) resolvió esta cuestión mediante la consulta vinculante V0058-25, publicada el 3 de febrero de 2025, aclarando qué métodos están o no sujetos al nuevo reglamento.

En resumen:

• Si emites facturas a mano, en papel o con máquina de escribir, no estás obligado a adaptarte a Verifactu.
• Si utilizas programas informáticos, incluso tan sencillos como Excel o Word, sí podrías estar considerado dentro del sistema, ya que Hacienda los interpreta como sistemas informáticos de facturación.

Por tanto, aunque creas que estás haciendo las cosas de manera “manual”, puede que en realidad ya estés dentro del ámbito de Verifactu sin saberlo.

Qué empresas están afectadas por Verifactu

La Agencia Tributaria recuerda que todas las sociedades mercantiles y autónomos que desarrollan actividades económicas son considerados empresarios a efectos del IVA, y por tanto, deben cumplir las obligaciones de facturación.

Sin embargo, solo estarán obligados a usar Verifactu quienes emitan sus facturas a través de medios informáticos o electrónicos. Esto significa que el factor clave no es el tamaño del negocio, sino el medio utilizado para generar las facturas.

En la práctica, muchas pymes y autónomos utilizan software sencillo para gestionar su contabilidad, y eso puede implicar la necesidad de adaptar sus sistemas antes de que finalice 2025. Por eso, desde Asepyme Valencia recomendamos revisar tu método actual de facturación y valorar si requiere adecuación a las nuevas exigencias.

Acceso de Hacienda a los registros de facturación

Una de las preguntas más frecuentes sobre Verifactu y las facturas manuales es si la Agencia Tributaria podrá acceder directamente a los registros de facturación.

La respuesta es sí, pero con límites claros:

• Hacienda solo podrá acceder a los registros cuando se trate de sistemas informáticos sujetos al reglamento.
• Dicho acceso estará regulado por la Ley General Tributaria, garantizando la protección de los datos empresariales y personales.
• Los sistemas Verifactu deben permitir distinguir los datos fiscales de la información confidencial no tributaria.

Además, la AEAT podrá requerir copias de los registros o verificar in situ el sistema de facturación. Si se utiliza un software certificado bajo el modelo Verifactu, este acceso estará automatizado, lo que simplifica las inspecciones y garantiza la trazabilidad de las facturas.

Sistemas VERI*FACTU y firma electrónica

El Reglamento distingue entre dos tipos de sistemas:

1. Sistemas VERI*FACTU, que envían automáticamente a la AEAT todos los registros de facturación.
2. Sistemas no VERI*FACTU, en los que el envío de registros no es automático.

En el caso de los sistemas VERI*FACTU, no es necesario firmar electrónicamente cada factura, ya que el sistema genera una huella digital (hash) que certifica la autenticidad del registro.
Por el contrario, quienes no utilicen este modelo deberán firmar electrónicamente los registros conforme al artículo 12 del Real Decreto 1007/2023.

Es importante destacar que la firma electrónica se aplica solo a los registros de facturación, no a las facturas en sí, algo que ha generado confusión entre muchos contribuyentes.

Sanciones por incumplir Verifactu

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece que será infracción grave el uso, tenencia o comercialización de sistemas informáticos que permitan:

• Alterar o eliminar registros de facturación.
• Mantener contabilidades paralelas.
• No garantizar la integridad o trazabilidad de los datos.

Las multas pueden ser muy elevadas, y afectan tanto a los fabricantes de software como a los usuarios finales (autónomos y empresas). Por ello, es crucial verificar si el sistema que utilizas cumple con las nuevas exigencias antes de que finalice el año 2025.

Desde Asepyme recomendamos anticiparse: adaptar tus programas de facturación y recibir asesoramiento fiscal profesional puede ahorrarte sanciones y problemas de cumplimiento.

Cómo prepararte para Verifactu antes de 2025

1. Revisa cómo emites tus facturas. Si utilizas Excel, Word u otro programa no certificado, podrías necesitar adaptarte.
2. Verifica si tu software cumple con los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
3. Consulta con tu asesoría para garantizar que tus registros cumplen con los estándares de integridad y trazabilidad.
4. Adopta un sistema VERI*FACTU certificado si deseas automatizar el envío de registros a Hacienda.
5. Forma a tu equipo administrativo o contable, para que conozca el funcionamiento del nuevo sistema y evite errores.

En Asepyme ayudamos a empresas y autónomos a revisar su sistema de facturación, adaptar sus procesos y cumplir con todas las exigencias legales sin complicaciones.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu y facturas manuales

1. ¿Puedo seguir haciendo facturas manuales en papel?
Sí. Las facturas manuales quedan fuera del ámbito de Verifactu, siempre que no se usen programas informáticos para generarlas.

2. ¿Qué pasa si uso Excel o Word para hacer mis facturas?
La DGT considera que eso implica el uso de un sistema informático, por lo que estarías dentro del marco Verifactu y deberías adaptarte antes de 2025.

3. ¿Verifactu sustituye a la factura electrónica?
No exactamente. Verifactu es un sistema de control y certificación de facturación; la factura electrónica es solo un formato de emisión.

4. ¿Qué ocurre si no adapto mi sistema antes de 2025?
Podrías enfrentarte a sanciones por incumplimiento del Real Decreto 1007/2023, incluyendo multas por usar sistemas que no garanticen la integridad de los datos.

5. ¿Necesito un asesor para cumplir con Verifactu?
No es obligatorio, pero sí recomendable. Un asesor especializado te ayudará a interpretar correctamente la normativa y a elegir la mejor solución para tu negocio.

El sistema Verifactu representa un paso más en la digitalización del control tributario en España. Aunque las facturas manuales siguen siendo válidas, muchas empresas que creen operar “de forma tradicional” podrían estar, sin saberlo, dentro del ámbito de aplicación de la nueva norma.

Antes de que finalice 2025, conviene revisar los procesos de facturación, verificar los programas utilizados y asegurarse de cumplir con la ley.

¡Por cierto!

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