Cómo cumplir con la legalización de libros contables de forma telemática antes de la fecha límite

Así como el artículo 25 del Código de Comercio establece la obligación del empresario de registrar la actividad de su negocio en los libros contables, el artículo 26 establece una obligación similar para documentar los acuerdos alcanzados en las reuniones de la Junta de Accionistas y del Consejo de Administración mediante el Libro de Actas.

Este libro debe ser legalizado previamente por el Registrador Mercantil para poder ser utilizado.

Es importante que cada acta registrada en el libro de actas contenga una serie de datos fundamentales.

Estos incluyen la fecha y el lugar de la reunión, así como el modo en que se llevó a cabo la convocatoria y los puntos del orden del día.

Además, es necesario incluir información sobre el número de socios y representantes presentes en la reunión, junto con el capital social que aporta cada uno.

Se debe hacer un resumen de los asuntos tratados y sometidos a debate durante la reunión, y registrar los acuerdos alcanzados y el resultado de las votaciones, especificando el número de votos a favor de los mismos.

Por último, es imprescindible la aprobación del acta por parte de la Junta o Consejo, con la firma del Secretario de la misma y el beneplácito del Presidente.

La Junta General puede aprobarla al término de la reunión o en un plazo de quince días por el Presidente y dos socios, uno representando a la minoría y otro a la mayoría, o los órganos de administración pueden hacerlo al final de la reunión, según lo previsto en la escritura social.

Es común que las actas sean certificadas por un notario quien verifica la convocatoria de la Junta, la identidad de los asistentes y transcribe las intervenciones y acuerdos alcanzados,  convirtiéndolas en actas notariales que se agregan al Libro de Actas.

Pero, ¿qué ocurre si eres el único socio y administrador de tu empresa?

En este caso, no estás exento de la obligación de elaborar un acta que recoja tus propias decisiones con información como la fecha, el lugar y los acuerdos alcanzados.

Es importante tener en cuenta que todas las actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, como las Actas de Junta General y del Consejo de Administración, deben ser transcritas y registradas en el Libro de Actas. Es necesario que el libro esté en formato electrónico, y debe ser legalizado anualmente. Además, se debe incluir al menos el Acta de Junta General Ordinaria de aprobación de Cuentas Anuales y un acta trimestral del Consejo de Administración.

El Libro Registro de Socios en Sociedades Limitadas (SL)

El Libro Registro de Socios es un registro que se utiliza específicamente en Sociedades Limitadas (SL) en las que el capital social se divide en participaciones sociales.

Su función es la de recopilar información sobre la identidad de los fundadores, titulares y socios, así como las transmisiones de participaciones sociales que se lleven a cabo, el valor de las mismas y los derechos que se derivan de ellas para los socios de la SL.

El Libro de Registro de Acciones Nominativas en Sociedades Anónimas: Todo lo que necesitas saber

El registro de acciones nominativas es similar al registro de socios, pero se enfoca en la composición del accionariado de la Sociedad Anónima.

En el libro de registro de acciones nominativas se deben incluir detalles como la denominación social de la empresa, el nombre y apellidos del accionista si es una persona física, el número y valor de las acciones, y los derechos asociados a ellas.

Es importante tener en cuenta que la legalización del Libro Registro de Socios o del Libro Registro de Acciones Nominativas solo será obligatoria en el ejercicio en que se produzcan cambios en la titularidad de las participaciones o acciones, o si se constituyen gravámenes sobre ellas.