Libros de contabilidad que debe llevar un autónomo

¿Conoces los libros de contabilidad que debe de llevar todo autónomo?

Libros contabilidad autónomo

El por qué de los libros de contabilidad de un autónomo

Los libros de contabilidad de un autónomo son uno de los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta. Y esto es así, ya que te permiten cumplir en parte de tus obligaciones fiscales y tener conocimiento del funcionamiento de tu negocio o empresa.

No obstante, muchos autónomos no llevan correctamente su contabilidad y esto puede repercutir muy negativamente en su negocio.

-> En primer lugar, puede que sin darte cuenta no cumplas con tus obligaciones con Hacienda.

Si te hacen una inspección y comprueban que no llevas contabilidad o que la llevas de una forma incorrecta, pueden sancionarte.

-> En segundo lugar, la llevanza de contabilidad puede ayudarte a realizar una mejor planificación financiera de tu negocio.

De esta forma, si en algún momento tienes que realizar algún ajuste económico en tu negocio, tendrás una mejor visión de tus gastos e ingresos, por lo que podrás realizar este ajuste con mejor criterio.

En cualquier caso te recomendamos que tengas tu contabilidad bajo control y para el caso de que no tengas una estructura que te permita llevarla, la confíes a un asesor de confianza.

Nosotros desde Asepyme llevamos la contabilidad de muchas empresas y autónomos, haciéndoles la vida más fácil, evitándoles futuros problemas.

La confianza volcada en nosotros es una garantía ya que no tiene que pensar si lo están haciendo bien o no.

Descarga aquí el Campos obligatorios libros registros IVA

Si eres de los que prefiere el vídeo a la lectura, te dejamos un resumen en vídeo del artículo que hoy.

Video sobre los libros de contabilidad de los autónomos

En el canal de YouTube de asepyme puedes acceder a cientos de videos para emprendedores, autónomos y pymes. Y entre ellos, uno en el que hacemos un breve resumen sobre los libros de contabilidad que deben llevar los autónomos.

En este video te resumimos todo lo relacionado con el artículo de hoy, por si quieres visualizarlo y/o escucharlo.

 

¿Prefieres que te lo contemos con un audio? Pues aquí lo tienes…

Podcast sobre los libros de contabilidad de los autónomos

En nuestro canal de iVoox “asepyme en la onda” puedes acceder a cientos de audios para autónomos, pymes y emprendedores.

Aquí tienes en un audio resumido todo lo relacionado con el artículo de hoy, por si quieres escucharlo.

Y te preguntarás ¿y qué pasa si no llevo contabilidad o la llevo incorrectamente?

Pues te podrán imponer…

Sanciones relacionadas con la contabilidad

A pesar de estar al corriente de tus obligaciones en IRPF e IVA, debes contabilizar todas tus operaciones, en caso contrario Hacienda podría sancionarte.

Para que te hagas una idea, las sanciones más comunes que suele poner AEAT son:

  • Sanción por retraso en contabilidad: si llevas la contabilidad atrasada más de cuatro meses, pueden imponerte una sanción de 300 €.
  • Si realizas un error contable y por ello pagas menos impuestos, Hacienda puede ponerte una sanción en proporción con la cuantía que has dejado de ingresar, oscilando la sanción entre un 50% y 150% de dicha cuantía.
  • Por por no llevar contabilidad: el problemas se agrava, ya que:
    • Si quieres deducir un gasto deberá estar contabilizado.
    • Si no está contabilizado, lo has deducido y Hacienda te inspecciona, considerará este gasto como no deducible.
    • Hacienda exigirá más cuota en tu IRPF y una sanción que puede llegar hasta el 150 % del importe dejado de ingresar.

Y tal vez te preguntes…

¿Qué libros de contabilidad existen?

En función del régimen de tributación de IRPF en el que estés incluido deberás llevar unos libros contables u otros.

IRPF: Estimación directa normal

La adhesión a este régimen de IRPF es poco común por el alto nivel de renta que se pone como requisito.

No obstante, aquellos autónomos que estén en régimen de IRPF de estimación directa normal deberán llevar los siguientes libros en función de las actividades que realicen:

  • Actividades mercantiles: Únicamente llevaran estos libros las empresas con un gran volumen de facturación.
    • Libro Diario.
    • Inventarios.
    • Cuentas Anuales.
  • Actividades no mercantiles y actividades profesionales: Los siguientes libros:
    • Libro registro de ventas e ingresos.
    • Registro de compras y gastos.
    • Libro Registro de bienes de inversión.
    • Registro de provisiones y suplidos (actividades profesionales).

IRPF: Estimación directa simplificada.

Este sistema de IRPF es mucho más común entre autónomos. De esta forma, los autónomos que estén en este régimen tienen como obligación llevar los siguientes libros contables:

  • Actividades empresariales y actividades profesionales:
    • Libro de ventas e ingresos.
    • Libro de compras y gastos.
    • Registro de provisiones y suplidos (actividades profesionales).
    • Libro de bienes de inversión.

Estimación objetiva del IRPF o Módulos

Aquellos que estén en este tipo de régimen de IRPF no será necesario llevar todos los libros de registro aunque si que será en los siguientes casos:

  • Libros de facturas recibidas: para justificar las deducciones aplicadas.
  • Registro de bienes de inversión: si se practican amortizaciones.
  • Libro de facturas emitidas: para regímenes especiales donde se practiquen retenciones al autónomo por sus servicios, por ejemplo en el régimen especial para la agricultura.

Si quieres conocer en detalle quienes pueden estar dentro de este régimen y tener estas obligaciones, lee la orden de Módulos con las actividades incluidas.

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Libros de contabilidad

A continuación vamos a exponer los libros utilizados con mayor frecuencia en sede de autónomos:

Libro contabilidad de facturas emitidas

Este es el principal libro que deben de llevar los autónomos, además es obligatorio de acuerdo con la normativa de IVA.

En el libro debe contabilizarse la totalidad de las facturas emitidas por orden cronológico y además deben de llevar un orden correlativo.

EJEMPLO:

Si la primera factura que emites es de fecha de 5 de enero y lleva el número 2017/001, la siguiente factura deberá ser de fecha posterior y con el número 2017/002 y así sucesivamente.

Además de los datos comentados anteriormente deberán constar los siguientes:

  • Fecha de emisión de la factura.
  • Código o número de factura.
  • Datos del destinatario de la factura: nombre y apellidos o razón social del cliente.
  • Base imponible: es el precio final del producto descontando el IVA aplicado en la operación.
  • Tipo de IVA aplicable a la operación.
  • Cuota de IVA repercutida: cantidad aplicada al precio de la operación en concepto de IVA.
  • Retención de IRPF: cuando corresponda por la actividad que se realice.

No obstante, según establece el artículo 63.4 del Reglamento del IVA, la anotación individualizada puede sustituirse por un asiento resumen en el que deberá constar:

  • Fecha
  • Facturas numeradas correlativamente
  • Base imponible global de cada tipo impositivo
  • Importe global conjunto
  • Cuota global conjunta

Para poder hacer este asiento tienen que cumplirse estos requisitos:

  • Tienen que estar expedidas en la misma fecha.
  • Que en los documentos no sea preceptiva la identificación del cliente.
  • Las operaciones se entiendan realizadas en el mismo mes natural.
  • Que a las operaciones se les aplique el mismo tipo impositivo. Respecto a este requisito deberá anotarse en asientos correlativos una misma factura cuando tenga distintos tipos impositivos.

Si quieres ver un tutorial de un libro en excel, hazlo desde aquí. y si necesitas una plantilla contacta con nosotros y te la remitiremos. Aquí te dejamos un pdf con los Campos obligatorios libros registros IVA para que te lo descargues.

Libro contabilidad facturas recibidas

Se trata de un libro de contabilidad que muestra todas las facturas que recibe el empresario en sede de su actividad.

Estas facturas justificativas de las deducciones deberá conservarlas durante el periodo descrito por la Agencia Tributaria.

En el libro se hará constar:

  • La fecha de la factura.
  • El número de emisión.
  • Nombre o razón social del emisor
  • Base imponible del IVA
  • Tipo aplicable
  • Cuota de IVA soportada

Como sucede en el libro de facturas expedidas, podrá sustituirse la anotación individualizada de las facturas cuando se cumplan los siguientes requisitos:

  • Provengan de un mismo proveedor
  • El importe total conjunto de las operaciones no supere 6.000 € sin incluir IVA.
  • El importe de cada una de las operaciones no supere 500 € sin incluir IVA.

En el asiento deberá constar:

  • Fecha
  • Números de facturas recibidas asignados por el destinatario.
  • Suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo.
  • Cuota impositiva global.

Además será válida la anotación de una factura en asientos correlativos cuando ésta tenga varios tipos impositivos.

Ayuda con tu contabilidad

Libro contabilidad bienes de inversión.

¿Qué es un bien de inversión?

El bien de inversión se refiere a aquellos bienes que se compran en sede de la actividad pero por sus características la Agencia tributaria sabe que no se van a consumir en un ejercicio.

Estos bienes suelen ser utilizados por un periodo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación y además por su coste deberán ser pagados en varios trimestres o años.

De esta forma podemos considerar como un bien de inversión: una furgoneta de transporte, un ordenador de más de 300 €, una oficina o un local… Es decir, herramientas necesarias para realizar tu actividad la actividad y que por su valor no puedan ser pagados de una sola vez.

¿Qué debe contener el libro de bienes de inversión?

Según la Agencia tributaria el libro de bienes de inversión deberá contener:

  • Bienes debidamente individualizados.
  • Datos para identificar las facturas y documentos de cada bien.
  • Fecha de comienzo de utilización, prorrata definitiva y regularización anual.
  • Valor inicial del bien.
  • Método de amortización.
  • Cuotas de amortización.
  • Proveedor del bien.
  • Valor residual del producto.

Libro registro de ventas e ingresos

En el libro registro de ventas e ingresos se anotarán diariamente por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la actividad y deberá contener:

  • El número de la anotación.
  • Fecha.
  • Número de factura o documento equivalente (ticket).
  • Concepto / Cliente.
  • Base imponible, tipo de IVA, cuota y total factura, o la expresión «IVA inlcuido».

En caso de facturas normales se anotará por separado la base imponible, el tipo de IVA, la cuota de IVA y el total de la factura.

Se deberá anotar con la debida separación el I.V.A. devengado o compensación recibida en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.

Libro de gastos

Este libro hace referencia a los gastos que se le generan al autónomo en sede de su actividad y que dan derecho a deducción.

A pesar de que la Agencia Tributaria permite desgravar estos gastos no hay que abusar de ellos ya que hay algunos que no es fácil demostrar su afección a una actividad.

Este libro debe llevarse en una contabilidad aparte al libro de facturas recibidas, ya que estos gastos tienen como característica que no tienen factura justificativa pero sí que hay un justificante de pago de dichos gastos.

Un ejemplo de estos gastos son los recibos del banco del pago de las cuotas de autónomo de la Seguridad Social, la compra de material de oficina, comida de negocios…

De esta forma en el libro de gastos se hará constar:

  • El número de recibo.
  • Proveedor (nombre o razón social).
  • NIF o CIF del proveedor.
  • Importe del gasto.
  • Imputación que te vas a desgravar.
  • Tipo de gasto.
  • Concepto

Por otro lado, es posible que se genere en una misma compra un ticket de caja y una factura, en este caso únicamente habrá que contabilizar uno de los dos. Aunque nuestra recomendación es contabilizar la factura ya que podremos desgravarnos el IVA.

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