La protección de datos laborales: criterios clave que deben revisar las empresas

La protección de datos laborales se ha convertido en uno de los principales focos de riesgo legal para las empresas. Muchas organizaciones creen cumplir con el RGPD porque disponen de cláusulas informativas o políticas internas, pero en la práctica siguen aplicando criterios erróneos que pueden derivar en sanciones, conflictos laborales y pérdida de reputación.

La actualización de la guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) deja un mensaje muy claro: la protección de datos en las relaciones laborales no es un trámite documental, sino una gestión continua del riesgo jurídico. Ignorar este enfoque es, hoy en día, una apuesta peligrosa.

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Protección de datos laborales: una visión general imprescindible

La guía de la AEPD no introduce obligaciones nuevas, pero sí consolida criterios que ya se están aplicando en inspecciones y procedimientos sancionadores. A lo largo de todo el ciclo laboral —desde la selección hasta la extinción del contrato— las empresas deben justificar cada tratamiento de datos personales con rigor jurídico y proporcionalidad real.

A continuación, analizamos los aspectos más relevantes que toda empresa debería revisar de forma prioritaria.

1. Principios generales que deben guiar cualquier tratamiento de datos laborales

La AEPD recuerda que el concepto de dato personal en el ámbito laboral es especialmente amplio. No se limita a datos identificativos, sino que incluye:

• Evaluaciones de desempeño
• Informes internos
• Registros de productividad
• Imágenes, audios o grabaciones
• Información inferida a partir del comportamiento del trabajador

Bases jurídicas y errores frecuentes

En materia de protección de datos laborales, el consentimiento del trabajador rara vez es válido, debido al desequilibrio inherente a la relación laboral. Las bases jurídicas más habituales son:

• La ejecución del contrato de trabajo
• El cumplimiento de una obligación legal

El interés legítimo empresarial solo puede utilizarse tras superar un juicio estricto de proporcionalidad, algo que muchas empresas no documentan adecuadamente.

⚠️ Atención: uno de los incumplimientos más habituales no proviene de grandes sistemas tecnológicos, sino de la recogida excesiva de datos “por si acaso”.

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2. Información y transparencia: no basta con una cláusula genérica

El deber de información es un pilar esencial del derecho fundamental a la protección de datos. La AEPD insiste en que informar no es un mero formalismo.

Requisitos clave

• La información debe ser clara, comprensible y accesible
• Es recomendable el sistema de información por capas
• Debe facilitarse:
  • En el momento de la recogida de datos, o
  • En un plazo máximo de un mes si no proceden directamente del trabajador

Incluir una cláusula en el contrato no equivale a legitimar el tratamiento ni a obtener consentimiento.

⚠️ Atención: informar no legitima. Son planos jurídicos distintos que muchas empresas siguen confundiendo.

3. Derechos de las personas trabajadoras: acceso y supresión bajo control

La guía dedica especial atención a los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición), con especial énfasis en dos de ellos.

Derecho de acceso

Incluye no solo datos básicos, sino también:

• Evaluaciones
• Informes internos
• Valoraciones profesionales

Negar este acceso sin causa justificada es una fuente frecuente de reclamaciones.

Derecho de supresión y bloqueo

La supresión no implica eliminación inmediata. Cuando existe obligación legal de conservación, debe aplicarse el bloqueo efectivo, con medidas técnicas reales que impidan el uso del dato.

⚠️ Atención: borrar sin bloquear o conservar sin límite son errores igualmente sancionables.

4. Selección y contratación: límites claros desde el inicio

En los procesos de selección, la protección de datos laborales exige especial prudencia.

Criterios reforzados por la AEPD

• Solo pueden solicitarse datos relevantes para el puesto
• No es lícito investigar redes sociales, aunque sean públicas, sin justificación objetiva e información previa
• No pueden formularse preguntas personales, familiares o médicas ajenas al puesto
• El informe de vida laboral solo es admisible con un interés legítimo muy delimitado

⚠️ Atención: muchas reclamaciones nacen en entrevistas mal planteadas, no en el contrato.

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5. Desarrollo de la relación laboral: nóminas, productividad y denuncias internas

Durante la relación laboral se concentran algunos de los riesgos más habituales:

• Publicación de datos de productividad sin necesidad real
• Accesos indebidos a nóminas
• Envíos erróneos de información sensible

Sistemas de denuncias internas

Deben cumplir requisitos estrictos:

• Acceso limitado
• Confidencialidad reforzada
• Plazos de conservación muy concretos

⚠️ Atención: el acceso interno indebido es una de las infracciones más sancionadas.

6. Control de la actividad laboral: proporcionalidad y límites

El control empresarial es legítimo, pero no ilimitado.

Videovigilancia

• Prohibida en zonas sensibles (aseos, vestuarios)
• Requiere información previa clara

Geolocalización

• Solo durante la jornada
• Con finalidad concreta y proporcionada

Detectives privados

• Solo como medida excepcional
• Siempre bajo criterios estrictos de proporcionalidad

⚠️ Atención: el problema no suele ser el sistema, sino el exceso en su uso.

7. Representación legal y sindical: cesiones y publicaciones de datos

Los representantes de las personas trabajadoras:

• Solo pueden acceder a datos con habilitación legal
• Deben respetar confidencialidad y minimización
• No pueden publicar datos personales indiscriminadamente

⚠️ Atención: la condición de representante no exime del cumplimiento del RGPD.

8. Vigilancia de la salud y datos médicos: máxima protección

Los datos de salud son categoría especial y exigen garantías reforzadas:

• La empresa solo puede conocer conclusiones de aptitud
• Las historias clínicas no son accesibles
• Wearables y nuevas tecnologías requieren evaluación de impacto previa

⚠️ Atención: cualquier filtración de datos de salud implica un riesgo sancionador muy elevado.

Conclusión: la protección de datos laborales como gestión continua del riesgo

La guía de la AEPD consolida un criterio claro: la protección de datos laborales debe integrarse en la gestión diaria de la empresa. No hacerlo implica asumir riesgos que suelen materializarse cuando el problema ya es visible y costoso.

Desde un enfoque preventivo, recomendamos:

• Revisar procesos de selección y entrevistas
• Auditar sistemas de control laboral
• Actualizar cláusulas informativas y políticas internas
• Formar a mandos intermedios y personal con acceso a datos

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