¿Puede Hacienda revisar los gastos de años anteriores? Lo que muchas empresas desconocen

Muchas pymes y autónomos creen que, una vez presentada una declaración tributaria y pagados los impuestos correspondientes, ese ejercicio queda definitivamente cerrado. Sin embargo, esta es una de las creencias más extendidas —y también una de las que más problemas genera cuando la Agencia Tributaria inicia un procedimiento de comprobación.
La realidad es distinta. Hacienda puede revisar los gastos deducidos de ejercicios anteriores dentro de los plazos legalmente establecidos y exigir que la empresa acredite que esos gastos cumplen todos los requisitos para ser fiscalmente deducibles. Si la documentación es insuficiente o existen errores, las consecuencias pueden incluir liquidaciones complementarias, intereses de demora y sanciones económicas.
Si quieres comprobar si la documentación fiscal de tu empresa está preparada para afrontar una posible revisión, los abogados de Asepyme pueden ayudarte a realizar una revisión preventiva antes de que aparezcan incidencias.
¿Puede Hacienda revisar los gastos de años anteriores?

¿Puede Hacienda revisar los gastos de años anteriores?

Sí. Con carácter general, la Agencia Tributaria dispone de un plazo de cuatro años para comprobar las declaraciones tributarias y regularizar los gastos deducidos por empresas y autónomos. No obstante, ese plazo puede interrumpirse por determinadas actuaciones administrativas o del propio contribuyente y, además, algunos documentos deben conservarse durante más tiempo cuando producen efectos fiscales en ejercicios posteriores, como ocurre con las amortizaciones, las bases imponibles negativas o determinadas deducciones.

¿Durante cuánto tiempo puede Hacienda revisar una empresa?

Los artículos 66 y siguientes de la Ley 58/2003, General Tributaria, establecen que la Administración dispone, con carácter general, de cuatro años para ejercer su derecho a determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
Habitualmente, ese plazo comienza a contar desde el día siguiente a la finalización del plazo voluntario para presentar la declaración correspondiente.
Por ejemplo, una declaración del Impuesto sobre Sociedades presentada correctamente podrá ser objeto de comprobación durante los cuatro años siguientes, salvo que el plazo se interrumpa.
Entre las circunstancias que pueden reiniciar el cómputo destacan:
  • El inicio de un procedimiento de comprobación o inspección.
  • La presentación de declaraciones complementarias.
  • Determinadas actuaciones del propio contribuyente con trascendencia tributaria.
  • Recursos o reclamaciones relacionados con el impuesto.
Además, conviene tener presente que algunos gastos siguen proyectando efectos fiscales más allá del ejercicio en el que se contabilizaron. Es el caso de los bienes amortizables, las bases imponibles negativas, las deducciones pendientes o determinados créditos fiscales, cuya aplicación puede extenderse durante varios años.
Por este motivo, limitar la conservación de la documentación al plazo general de cuatro años puede resultar insuficiente.

¿Qué documentación suele solicitar Hacienda durante una comprobación?

Uno de los primeros aspectos que analiza la Agencia Tributaria es si los gastos deducidos cumplen los requisitos exigidos por la normativa.
Con carácter general, un gasto será fiscalmente deducible cuando reúna, entre otros, los siguientes requisitos:
  • Esté vinculado con la actividad económica.
  • Se encuentre correctamente contabilizado.
  • Esté debidamente justificado.
  • Sea imputable al ejercicio correspondiente.
La factura constituye el principal medio de prueba, pero rara vez es el único.
Cada vez es más habitual que Hacienda solicite documentación adicional para acreditar la realidad de la operación, como:
  • Contratos.
  • Presupuestos aceptados.
  • Justificantes bancarios.
  • Correos electrónicos.
  • Albaranes.
  • Informes técnicos.
  • Evidencias de la prestación efectiva del servicio.
En la práctica, la Administración no solo verifica que exista una factura, sino que analiza la trazabilidad completa de la operación: quién prestó el servicio, cuándo se realizó, cómo se pagó y cuál fue su utilidad para la actividad empresarial.

¿Qué gastos generan más conflictos con Hacienda?

Las comprobaciones suelen centrarse especialmente en aquellos gastos cuya vinculación con la actividad empresarial resulta más difícil de acreditar.
Entre ellos destacan:
  • Vehículos.
  • Combustible.
  • Restaurantes y comidas de empresa.
  • Viajes.
  • Gastos de representación.
  • Servicios profesionales.
  • Gastos con posible utilización personal.
Uno de los errores más frecuentes consiste en pensar que disponer de una factura garantiza automáticamente la deducción fiscal. No es así.
Si la Administración considera que el gasto carece de relación suficiente con la actividad o que no existen pruebas de que el servicio realmente se prestó, podrá rechazar su deducción.
Las consecuencias pueden incluir:
Situación Posible consecuencia
Gasto insuficientemente justificado Regularización del impuesto
IVA deducido indebidamente Devolución del IVA más intereses
Falta de acreditación documental Liquidación complementaria
Existencia de culpabilidad Sanción de entre el 50 % y el 150 % de la cuota regularizada

Caso práctico

Una sociedad limitada dedicada a instalaciones eléctricas, con diez trabajadores y una facturación anual próxima a 900.000 euros, recibió una comprobación limitada relativa al IVA y al Impuesto sobre Sociedades de tres ejercicios anteriores.
La empresa había contabilizado correctamente numerosos gastos de combustible, comidas comerciales y servicios de consultoría, por lo que su administrador consideraba que no existirían incidencias.
Durante el procedimiento, la Agencia Tributaria solicitó contratos, informes, justificantes bancarios y documentación que acreditara la efectiva prestación de determinados servicios.
Aunque las facturas existían, parte de esa documentación complementaria no pudo aportarse.
Como consecuencia, Hacienda rechazó varios gastos, regularizó el IVA soportado y el Impuesto sobre Sociedades e impuso intereses de demora y una sanción cuyo impacto económico superó los 22.000 euros.
Una revisión preventiva de la documentación habría permitido detectar esas carencias antes de iniciarse la comprobación.

¿Cómo evitar problemas en una futura revisión de Hacienda?

La mejor estrategia consiste en anticiparse.
Algunas recomendaciones prácticas son:
  • Conservar toda la documentación fiscal durante, al menos, cuatro años y ampliar ese plazo cuando existan elementos con efectos fiscales futuros.
  • Archivar conjuntamente facturas, contratos, justificantes bancarios y cualquier prueba que demuestre la realidad del gasto.
  • Revisar periódicamente los gastos con mayor riesgo de comprobación.
  • Evitar deducciones de gastos de uso mixto sin una justificación sólida.
  • Realizar auditorías fiscales preventivas antes de recibir un requerimiento.
Comparando ambas opciones, las diferencias son evidentes:
Revisión preventiva Esperar al requerimiento
Permite corregir errores con antelación Reduce el margen de reacción
Facilita localizar documentación Muchas pruebas ya no pueden recuperarse
Disminuye el riesgo de sanciones Incrementa el riesgo económico

Nuestra valoración jurídica

Desde una perspectiva práctica, el mayor problema en las comprobaciones tributarias no suele ser la existencia del gasto, sino la insuficiencia de la prueba.
La Agencia Tributaria ha intensificado durante los últimos años el análisis de la realidad económica de las operaciones y exige que las empresas puedan acreditar documentalmente la efectiva prestación de los servicios y su vinculación con la actividad.
Por ello, una adecuada política de archivo documental debe formar parte del sistema de control interno de cualquier empresa. Esperar a reunir la documentación únicamente cuando llega un requerimiento suele incrementar significativamente el riesgo de regularizaciones y sanciones.

Conclusión

Presentar una declaración tributaria no significa que ese ejercicio quede definitivamente cerrado.
Con carácter general, Hacienda dispone de cuatro años para comprobar las declaraciones, aunque determinados elementos fiscales pueden obligar a conservar la documentación durante un periodo superior.
La mejor forma de reducir riesgos consiste en mantener una documentación completa, revisar periódicamente los gastos deducidos y actuar de forma preventiva antes de que la Agencia Tributaria inicie una comprobación.
Si deseas verificar si la documentación fiscal de tu empresa cumple los requisitos exigidos por la normativa, en Asepyme podemos ayudarte a realizar una revisión preventiva y detectar posibles riesgos antes de que se conviertan en un problema económico.

Preguntas frecuentes

¿Puede Hacienda revisar una factura de hace más de cuatro años?

Sí, cuando esa factura produce efectos fiscales en ejercicios posteriores, como sucede con amortizaciones, deducciones pendientes o bases imponibles negativas.

¿Es suficiente conservar únicamente la factura?

No. En muchos procedimientos Hacienda solicita también contratos, justificantes bancarios, correos electrónicos, albaranes o cualquier otra prueba que demuestre la realidad de la operación.

¿Qué ocurre si no puedo justificar un gasto?

La Administración puede rechazar su deducción, exigir el pago de la cuota correspondiente, reclamar intereses de demora e imponer sanciones cuando aprecie culpabilidad.

¿Cuáles son los gastos que Hacienda revisa con mayor frecuencia?

Entre otros, los relacionados con vehículos, combustible, restauración, viajes, representación, servicios profesionales y aquellos que puedan tener un componente de uso personal.

¿Es recomendable realizar una revisión fiscal preventiva?

Sí. Revisar periódicamente la documentación y los criterios de deducción permite detectar incidencias antes de que la Agencia Tributaria inicie un procedimiento de comprobación, reduciendo considerablemente el riesgo económico.
¿Tienes dudas sobre tu situación o quieres evitar errores que puedan salir caros? En Asepyme te ofrecemos un asesoramiento personalizado a través de nuestro equipo de abogados en Valencia, que estudiará tu caso y te propondrá la solución más adecuada para tus intereses. Contacta con nosotros sin compromiso.