Un cliente no paga una factura: ¿cuándo y cómo puede reclamarla tu empresa?

Has terminado el trabajo, has enviado la factura y ha pasado la fecha de pago. Primero llega un «la semana que viene»; después, los correos empiezan a quedarse sin respuesta. Mientras tanto, tu empresa sigue pagando nóminas, proveedores e impuestos.

Puedes reclamar una deuda desde que vence y resulta exigible. No necesitas esperar varios meses ni acumular varias facturas. Lo importante es comprobar cuánto se debe, reunir las pruebas y preparar correctamente la reclamación.

Si tienes un impago y no sabes cómo avanzar, puedes contactar con los abogados en Valencia de Asepyme para revisar la documentación y valorar la vía adecuada.

Cómo reclamar una factura impagada: empieza por acreditar la deuda

Antes de reclamar, comprueba cuatro cuestiones: quién contrató, qué se encargó, qué se entregó y cuándo debía pagarse.

Una factura es relevante, pero conviene acompañarla de documentos que permitan reconstruir la operación:

No tener un contrato firmado no significa que sea imposible reclamar. Pero obliga a revisar con más atención el resto de las pruebas.

Conserva las conversaciones completas y los archivos originales. Un mensaje aislado puede perder contexto, mientras que una cadena de correos puede mostrar el encargo, la entrega y el reconocimiento del importe pendiente.

¿Cuándo se considera vencida una factura?

Hay que revisar el plazo acordado y la normativa aplicable. En las operaciones comerciales entre empresas sujetas a la Ley 3/2004, si no se pactó plazo, la regla general es de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio. El plazo pactado no puede superar, con carácter general, 60 días naturales.

Este régimen no se aplica igual a clientes consumidores ni sustituye las reglas especiales de determinados sectores o de la contratación pública.

Cómo realizar la reclamación previa y qué hacer si el cliente sigue sin pagar

Un recordatorio administrativo puede resolver un descuido. Si no funciona, conviene pasar a una comunicación formal y acreditable.

La reclamación debería identificar:

• La empresa acreedora y el deudor correcto.
• Las facturas y la operación de la que proceden.
• El vencimiento y el saldo pendiente, descontando pagos parciales.
• La forma de pago y el plazo que se ofrece para responder.
• Los intereses y gastos que proceda reclamar.

Reclama a quien contrató contigo. El nombre comercial, la persona de contacto y la sociedad obligada al pago pueden ser distintos.

¿Basta con enviar un burofax antes de acudir al juzgado?

El burofax con certificación de contenido y acreditación de entrega puede servir para documentar una comunicación. Sin embargo, el medio de envío no garantiza por sí solo que se cumpla el requisito de negociación previa.

Con carácter general, la Ley Orgánica 1/2025 exige intentar un medio adecuado de solución de controversias antes de numerosas reclamaciones civiles, incluido el monitorio nacional, salvo las excepciones aplicables. Puede utilizarse la negociación directa, entre abogados, la mediación u otras modalidades admitidas.

Por eso, conviene preparar una comunicación que permita acreditar correctamente el intento negociador; un simple «pague o le demandamos» puede resultar insuficiente.

¿Se pueden reclamar intereses y gastos de cobro?

En operaciones comerciales sujetas a la Ley 3/2004, pueden corresponder intereses de demora y una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, cuando se cumplan sus requisitos. También pueden reclamarse costes acreditados que excedan esa cantidad.

A falta de pacto válido, el interés se calcula tomando el tipo de referencia previsto en la ley y añadiendo ocho puntos porcentuales. Debe comprobarse el tipo aplicable a cada periodo.

¿Cuánto tiempo tiene la empresa para reclamar?

En el Código Civil común, el plazo general de las acciones personales sin plazo especial es de cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento. Sin embargo, existen plazos especiales según la operación y la normativa aplicable: no debe darse por hecho que toda factura tiene cinco años para reclamarse.

Esperar también puede dificultar localizar documentos o recuperar el dinero si empeora la solvencia del cliente.

Ejemplo práctico: una factura de 6.050 euros y varios meses de promesas

Supuesto ilustrativo; no corresponde a un expediente real de Asepyme.

Una pequeña empresa de mantenimiento de Valencia realiza unos trabajos para otra sociedad por 5.000 euros más IVA: 6.050 euros en total.

El presupuesto fue aceptado por correo y existen partes de trabajo. Al vencer la factura, el cliente paga 1.000 euros y promete abonar el resto, pero pasan tres meses.

La deuda pendiente es de 5.050 euros. El error sería seguir reclamando la factura íntegra o confiar únicamente en llamadas que después resulten difíciles de acreditar.

La empresa debería ordenar las pruebas, reflejar el pago parcial y preparar el intento de negociación. Si acepta un fraccionamiento, interesa documentar el reconocimiento del saldo, los vencimientos y las consecuencias de incumplirlos.

Una buena reclamación empieza por una deuda bien calculada y documentada.

Qué vías puede valorar tu empresa para cobrar

El monitorio permite reclamar deudas de cualquier importe que cumplan sus requisitos. Su petición inicial no exige abogado ni procurador, aunque pueden ser necesarios en fases posteriores.

Admitida la petición, se requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días hábiles. Si no hace ninguna de las dos cosas, el acreedor puede solicitar la ejecución; si se opone, la controversia continúa por la vía que corresponda.

Obtener una resolución favorable no garantiza cobrar si el deudor carece de bienes. Por eso, antes de iniciar actuaciones interesa comparar la documentación, la solvencia, los costes y las posibilidades de acuerdo.

Negociar puede ser útil cuando existe una propuesta seria. Seguir concediendo prórrogas sin fechas ni compromisos concretos suele limitarse a prolongar el problema.

¡Por cierto!

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Si un cliente no paga, reúne hoy el presupuesto, las facturas, los justificantes y las comunicaciones. En Asepyme, nuestros abogados en Valencia pueden ayudarte a documentar la deuda, preparar la reclamación previa y valorar cómo recuperar el dinero.