¿Qué obligaciones tiene una sociedad sin actividad?

Prácticamente todas las semanas nos pregunta el administrador de una mercantil por  las obligaciones de una sociedad sin actividad.

Si tienes una sociedad y has dejado de ejercer la actividad:

  • ¿Conoces las obligaciones que tienes?
  • ¿Y las responsabilidades?

El no actuar acorde a la legislación te puede suponer algunos problemas

En este artículo te informamos de las principales obligaciones, para que no tengas problemas.

obligaciones SL sin actividad

Obligaciones sociedad sin actividad y responsabilidades del administrador

Algunos empresarios en determinados momentos deciden dejar sus sociedades inactivas o “dormidas”.

A veces toman esta decisión sin seer conscientes de que lo correcto sería liquidarlas y disolverlas, ya que de no hacerlo les puede acarrear mas de un problema.

En la mayoría de los casos lo hacen para evitar los trámites y gastos que ello les supondría.

En otros casos actúan así por si en algún momento deciden volver a ejercer la misma u otra actividad, y así se evitan los gastos, tanto de la disolución, como de la constitución de una nueva sociedad.

El administrador en ciertos casos no es consciente de las obligaciones que tiene y no hace nada, simplemente da de baja la actividad de la sociedad en Hacienda, pensando que ya no tiene más obligaciones.

La realidad es muy diferente, dado que el dejar una sociedad inactiva lleva ciertas obligaciones y responsabilidades.

La nueva ley de prevención y lucha contra el fraude

Con la nueva ley de prención y lucha contra el fraude fiscal de 9 de julio de 2021, las sociedades inactivas tienen ya las horas contadas. En la norma se recoge la prohibición expresa a los administradores públicos -notarios y registradores- a formalizar cualquier documento a estas sociedades «fantasmas», a excepción de los necesarios para volver a dar de alta la empresa y poner en marcha su actividad.

Esta ley modifica el régimen por el que se recovaba el número de identificación fiscal  (NIF) de las sociedades y aquellas que están inactivas no podrán realizar inscripciones en ningún registro público.

Por lo que a partir de ahora si un administrador de una sociedad inactiva y quiere comprar un piso por ejemplo no podrá acudir al notario a formalizar la escritura.

Al mismo tiempo, si esta sociedad sin actividad no está al corriente con Hacienda, el Consejo General del Notariado está obligado a facilitarle a Hacienda su identificación para dejar sin valor, su Número de Identificación Fiscal y darle de baja en el Impuesto de las Actividades Económicas.

Plan control tributario

La Agencia Tributaria ha puesto mucho énfasis desde 2019 en el control de las empresas inactivas fantasmas. Así se desprende de la Resolución de 11/1/2019 de la Dirección General de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

En esta Resolución se aprobaron las directrices generales del Plan de Control Tributario, en el que la AEAT distinguirá entre dos tipos de sociedades inactivas:

  1. Sociedades inactivas de facto
  2. Otras pequeñas sociedades

Las sociedades tienen la obligación de presentar sus cuentas anuales ante el Registro Mercantil antes del 31 de julio.

Pero las cosas han cambiado un poco desde la entrada en vigor del Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021, de 12 de enero), en el que cabe destacar el nuevo régimen sancionador para las sociedades incumplidoras.

Hasta entonces la idea de mantener la sociedad inactiva resultaba rentable, porque así sus administradores se evitaban el pago de los gastos derivados de la disolución y liquidación de la sociedad.

Pero tras la entrada en vigor de este Reglamento, anteriormente citado, la sanción será:

  • del 0,5 por mil del importe total de las partidas en activo, y
  • del 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria.

En el caso de no haber aportado la declaración tributaria, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos establecidos en el Registro Mercantil.

En el caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar dichos porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas sea superior a 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último, reducido en un 10%.

Pero veamos a continuación como se inicia el procedimiento.

Procedimiento sancionador

Tendremos que diferenciar que Administración va a realizar cada tramite.

Los registradores mercantiles van a ser los encargados de suministrar los expedientes con los incumplimientos.

Después el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) será el encargado de sancionar.

Y por último, la Agencia Tributaria (AEAT) cobrará las multas impuestas a los incumplidores.

También se prevé que Hacienda retire el NIF, por lo tanto, serán borradas del Registro aquellas sociedades inactivas, lo que supone su muerte civil. Y al mismo tiempo se encontrarán con el cierre provisional de su hoja registral, algo que después te explicaré como puede solucionarse.

Y como no, siempre puedes disolver y liquidar tu sociedad limitada si no piensas volver a ejercer actividad con la misma y evitar problemas.

¿Prefieres que te lo resumamos en un vídeo?. Pues aquí lo tienes…

Video resumen sobre las obligaciones de las sociedades sin actividad

En nuestro canal de youtube puedes acceder a cientos de videos para emprendedores y PYMES, y entre ellos uno en el que hacemos un breve resumen sobre los obligaciones de las sociedades inactivas.

Aquí tienes un video relacionado con el tema que he tratado hoy, por si quieres visualizarlo.

¿Cómo actuar si soy administrador de una sociedad inactiva?

Lo primero que tienes que hacer como administrador es comunicar tal circunstancia a la Junta General, así como una propuesta de acciones a realizar.

Recuerda que una sociedad inactiva sigue teniendo ciertas obligaciones y responsabilidad con Hacienda, Seguridad Social, Registro Mercantil, socios, acreedores, etc.

A raíz del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, el plazo que puede permanecer inactiva una sociedad es de un año.

A partir de este plazo se incurre en causas de disolución y el hacer caso omiso a la misma puede suponer responsabilidades para el administrador.

Y si eres administrador te preguntarás ¿En qué responsabilidades puedo incurrir?

Concretando, el administrador responderá de forma solidaria con la sociedad.

¿Existe alguna forma de evadir esa responsabilidad?

Para evitar esta responsabilidad, el administrador dispondrá de dos meses para convocar junta general y adoptar el acuerdo de disolución.

Tal vez te preguntes ¿Qué sucede si como administrador no convoco la junta?.

Que cualquier acreedor podrá reclamar su deuda a la sociedad, a ti como administrador o a ambos a la vez.

Veamos algunas de las obligaciones y/o responsabilidades para las entidades inactivas que no se hayan disuelto o extinguido.

Llegados a este punto tal vez te preguntes ¿Qué obligaciones tiene una sociedad sin actividad?

Principales obligaciones sociedades inactivas

  • Comunicar a la Agencia Tributaria la inactividad de la sociedad.

Para comunicar a Hacienda la inactividad de la sociedad se ha de presentar el modelo 036.

En este impreso se marcará la casilla 140 donde dice “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades inactivas”.

También se marcará la casilla 141 con la fecha en la que efectivamente se ha cesado en la actividad.

Recuerda que a partir de este momento ya no podrás emitir facturas, deducir gastos ni IVA.

A partir de este momento el IVA que soportéis ya no será deducible dado que no ejercéis ninguna actividad.

  • Presentar Impuesto sobre Sociedades

A pesar de haberse dado de baja de todas las obligaciones como son las declaraciones periódicas y resúmenes anuales, la entidad no estará exenta de presentar el Impuestos sobre Sociedades.

Por lo que todos los años se tendrá que presentar el Impuesto sobre Sociedades, modelo 200. Aunque lo normal será que se presente el impuesto sin actividad.

Al presentar la declaración censal de modificación se marcará la casilla 026 como entidad inactiva.

En el Impuesto sobre Sociedades tan solo habrá que cumplimentar el balance.  Y se deberá de cumplimentar el apartado de la cuenta de resultados si ha tenido movimientos.

No obstante a la hora de confeccionar el Impuesto sobre Sociedades se deberán de hacer los ajustes que procedan.

Esto es así siempre y cuando la sociedad este inactiva todo el ejercicio.

  • Presentar declaración de retenciones y resumen anual

En caso de que la sociedad este obligada a practicar retenciones por trabajadores, alquileres, etc., se deberán de realizar las mismas e ingresarlas. Así mismo deberéis de presentar los resúmenes anuales.

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Otras obligaciones de la sociedad sin actividad

  • Baja de los administradores en la Seguridad Social

Si el o los administradores estáis de alta en la Seguridad Social en régimen general deberéis daros de baja. Si estáis en el régimen especial de autónomos, podéis daros de baja si no ejercéis otra actividad.

  • Otras obligaciones de las sociedades inactivas

La sociedad seguirá teniendo ciertas obligaciones como son:

  • Llevar contabilidad
  • Legalizar libros
  • Formular cuentas anuales para su aprobación en Junta General
  • Depositar cuentas en el Registro Mercantil

Recuerda que la inactividad no exime de la obligación que imponen los artículos 279.1 y 282.1 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC).

«Artículo 279 Depósito de las cuentas

1. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil».

«Artículo 282 Cierre registral

1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista».

Tal vez te preguntes ¿Y que sucede si no depositamos las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

En caso de que incumpláis con la obligación de depósito, se podrá imponer a la sociedad una multa de entre 1.200 a 60.000 euros.

El importe de la sanción se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad.

Obligación de disolver la sociedad

Recuerda que entre las causas de disolución de la sociedad según el artículo 363.1 a) de la LSC esta la de:

“a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año”.

Por lo que has de tener mucho cuidado, ya que si tu sociedad está más de un año inactiva, estará en causa de disolución.
Si como administrador no convocas en el plazo de dos meses la Junta General para tomar las medidas oportunas, serás el responsable de las deudas contraídas por la sociedad desde ese momento.

Costes y tramites disolución sociedad inactiva

En ocasiones no se tramita la disolución y liquidación de la sociedad por los trámites que ello supone, como son entre otros:

  • Redacción del acta con el acuerdo de disolución
  • Confección del inventario
  • Realización de operaciones de liquidación
  • Otorgamiento de escritura de extinción
  • Inscripción de la escritura en el Registro Mercantil
  • Liquidación del ITP y AJD
  • Presentación del modelo 600
  • Baja censal
  • Etc.

Pero que las apariencias no te engañen, pues aunque resulte más económico no proceder a la disolución y dejar la sociedad inactiva, a largo plazo puede ser un grave error, por los problemas y responsabilidades que puede acarrear.

¿Qué pasa con las deudas existentes?

Un grave error de muchos empresarios es pensar que al dejar inactividad no tendrán que pagar las deudas existentes.

Se ha de tener en cuenta que si se aprueba la inactividad y existen deudas con la administración, se puede derivar responsabilidad a los administradores.

Tal como establece el artículo 43.1 b) de la Ley General Tributaria, serán responsables subsidiarios los administradores de hecho o de derecho.

Por si no estas familiarizado con ambos conceptos de administrador de hecho o derecho, voy a hacerte una breve descripcion de ambos conceptos:

  • Administrador de derecho se podría decir que es aquella persona que consta como administrador en la escritura de la sociedad. Y además, ha aceptado tal cargo y este se ha inscrito en el Registro Mercantil. Vamos que normalmente es la persona con facultades para actuar en nombre de la sociedad.
  • Administrador de hecho se podría decir que es aquella persona que si bien no ha sido nombrada por el órgano social y su nombramiento no está inscrito en el Registro Mercantil, actúa como administrador formal frente a terceros. Es decir, la persona que ejerce las funciones propias del administrador sin haber sido formalmente designado como administrador.

Y si el Registro Mercantil no te deja depositar las cuentas anuales por el cierre de la hoja registral, te explicamos…

¿Cómo soluciono el cierre registral?

Como te decía el cierre de la hoja registral tiene como principal consecuencia que se deniega la inscripción de cualquier acto de la sociedad en el Registro Mercantil.

Los principales motivos que implican el cierre registral del Registro Mercantil son:

  • la falta de depósito de las Cuentas Anuales y/o
  • la baja provisional en el Índice de Entidades de la Agencia Tributaria.

Dependiendo del motivo que originó el cierre registral las implicaciones para la sociedad son muy distintas.

En el primero de los casos, si el cierre de la hoja registral se debe a la falta de depósito de las cuentas anuales se permiten algunas excepciones siempre y cuando se trate de:

  • cese o dimisión de administradores (gerentes, directores generales, etc.),
  • la revocación o renuncia de poderes,
  • la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y
  • los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

Al margen de las excepciones anteriores, el resto de los actos inscribibles en el Registro Mercantil serán denegados.

No debemos olvidar que el régimen sancionador de la Ley de Sociedades de Capital establece que:

“El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (salvo algunas excepciones), además de la imposición a la sociedad por parte del ICAC de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros en función de la dimensión de la sociedad”.

En el segundo de los casos, si una sociedad no presenta la declaración del Impuesto sobre Sociedades de los tres últimos ejercicios, se procede a su baja provisional en el Índice de Entidades.

Este índice por si no lo conoces es un registro competencia de Hacienda en el que se inscriben las sociedades que tienen su domicilio fiscal en España.

La baja en el Índice de Entidades conlleva que el Registro Mercantil proceda al cierre de la hoja registral de la sociedad. A raíz de ello, la sociedad no podrá realizar ninguna inscripción hasta que se vuelva a dar de alta.

Y llegados aquí te preguntarás…

¿Cómo puedo conseguir la apertura de la hoja registral?

La forma de conseguir la reapertura de la hoja registral va a depender del motivo por el que el Registro Mercantil procediese al cierre de esta.

Si el cierre fue motivado por la falta del depósito de las cuentas anuales, se deberán de elaborar y depositar las cuentas anuales de los tres ejercicios económicos previos al ejercicio que se quiere depositar.

Así, si la sociedad tiene cerrada la hoja registral y quiere depositar las cuentas anuales del ejercicio 2020, se deberá de proceder previamente al depósito de las cuentas anuales de los ejercicios 2017, 2018 y 2019.

Si por el contrario el motivo del cierre es la baja en el Índice de Entidades, se deberán de realizar los siguientes pasos para proceder a su reapertura:

  1. Presentar las declaraciones del Impuesto sobre Sociedades no realizadas.
  2. Liquidar la cuota resultante y las posibles deudas existentes con la AEAT.
  3. Presentar un escrito dirigido a la AEAT solicitando el alta en el Índice de Entidades.

Acto seguido será la AEAT quién notificará al Registro Mercantil la cancelación de la baja provisional en el Índice de Entidades y con ello la apertura de la hoja registral de la sociedad.

Si el cierre del Registro Mercantil fue motivado porque la sociedad ni presentaba el impuesto de sociedades ni las cuentas anuales, primero se deberá de conseguir el alta en el Índice de Entidades y posteriormente proceder al depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios.

¿Prefieres que te lo contemos con un audio? Pues aquí lo tienes…

Podcast sobre las obligaciones de las sociedades inactivas

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Aquí tienes en un audio resumido todo lo relacionado con el artículo de hoy, por si quieres escucharlo.

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