Tipos de facturas existentes

¿Conoces los 6 tipos de facturas existentes?. Posiblemente algunas de las dudas que tengas sean:

  • ¿Cuántos tipos de facturas existen?
  • ¿Cuál es el objetivo de cada una de estas facturas?
  • ¿Sabes cuándo debes utilizar una factura u otra?

En este artículo vamos a responderte a las preguntas anteriores.

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En la guía completa «cómo elaborar una factura« te describimos hace unas días con detalle como elaborar una factura de forma correcta.

Hoy vamos a intentar aclararte los distintos tipos de facturas existentes y el uso de cada una de ellas.

6 tipos de facturas

Debido a la diversidad de operaciones que se pueden ejecutar en el mundo de los negocios, se han creado varios tipos de facturas, para documentar y registrar dichas operaciones.

Toda empresa o autónomo debe conocer en detalle, cuáles son los tipos de facturas que existen, y cuándo y cómo debe utilizarlas.

Principalmente existen 6 tipos de facturas, diseñadas para usos diferentes, que son:

  • Ordinaria
  • Simplificada o ticket
  • Proforma
  • Rectificativa
  • Recapitulativa
  • Electrónica

Veamos uno a uno estos tipos de facturas:

Factura ordinaria

Es la factura estándar y de mayor uso.

Este documento constituye la prueba física de una operación comercial, como una compra, una venta o la prestación de un servicio.

Este tipo de factura debe contener información detallada de la operación, como son los datos de quién emite la factura, del receptor y el importe de la operación, entre otros.

«La factura ordinaria o estándar es la de uso más común»

Factura simplificada (también conocida como ticket)

Este tipo de factura a diferencia de la ordinaria, no contiene los datos del receptor, a menos que este lo solicite para tener la posibilidad de deducir el gasto y el IVA.

Adicionalmente, el importe del IVA no se muestra desglosado, solo se indica el porcentaje con la frase “IVA incluido”.

Esta modelo de factura entró en vigor con el Reglamento de Facturación. Hacemos referencia a dicho Reglamento en nuestro artículo donde hablamos sobre el «Contenido de las facturas y sus copias».

«la factura simplificada debe contener los datos del receptor si éste lo solicita»

¿Cuándo puedes emitir una factura simplificada o tickets?

Las puedes emitir ante alguna de estas situaciones:

  • Si el importe de la operación es inferior a los 400 euros (IVA incluido).
  • Cuando se trate de una factura rectificativa.
  • Si estás autorizado por el Departamento de Gestión Tributaria.
  • Cuando sean operaciones comerciales en las que el Reglamento de Facturación permitía la emisión de tickets (operaciones que no excedan de 3.000 euros, incluyendo el IVA).

Tipos de facturas existentes

¿Cuándo no puedes expedir una factura simplificada o ticket?

No debes emitir una factura simplificada en las siguientes situaciones:

  • Cuando se trate de ventas a distancia.
  • En entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
  • Cuando sea el destinatario quien expida la factura por cuenta del proveedor o prestador. Hablamos de operaciones en las que se genera la inversión del sujeto pasivo (ISP).

¿Cuándo se puede deducir el IVA de una factura simplificada o ticket?

El IVA se puede deducir de un ticket, si el emisor hace constar:

  • NIF y domicilio del destinatario.
  • La cuota repercutida, la cual se debe consignar de forma separada de la base.

Intenta evitar cometer errores a la hora de emitir una factura, dado que estos podrían ocasionarte entre otros perjuicios de carácter fiscal.

Factura proforma

Esta factura proforma es el equivalente a una oferta comercial o presupuesto, por lo que no posee valor a efectos fiscales.

La factura proforma no tiene validez ante la Agencia Tributaria, por lo que se debe tener cuidado y no contabilizarla.

Esta factura no sirve como justificante de una operación, ni como garantía de compra, ni tiene valor contable, y no establece un compromiso u obligación de pago.

Generalmente contiene la misma información que una ordinaria, pero su serie numérica debe ser diferente.

Un aspecto importante sobre este tipo de factura es que se debe mencionar de manera específica, su naturaleza de “proforma”.

Puede usarse en operaciones comerciales internacionales, para documentar el valor de una operación.

También puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar, cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación. Es común que cuando se va a financiar parte del inmovilizado la entidad financiera solicite previamente una factura proforma.

Su validez legal solo tiene efectos entre el comprador y el vendedor, de acuerdo a los pactos acordados.

También debe existir una aceptación por parte del receptor, donde establezca que se registrará la operación en una factura ordinaria, una vez ejecutada la misma.

«La factura proforma no tiene validez ante la Agencia Tributaria»

Factura rectificativa

Conocidas como facturas de abono, hasta la entrada en vigor del Reglamento de Facturación.

Es una factura que se emite con el objeto de realizar un tipo de modificación o ampliación concreta con respecto a la factura original.

Si advertimos que hemos cometido un error en alguno dato o en el importe de una factura, debemos emitir una factura rectificativa. Es decir, que en lugar de modificar el documento original hemos de emitir una nueva factura que rectifique, o amplíe la anterior.

Pero no olvidar que se debe mantener intacta la factura original que seguirá teniendo validez.

-> Si la factura se emite con todos los datos correctos, será para sustituir a la original.

-> En caso de que en la nueva factura sólo se haga una corrección, ambas facturas serán válidas.

Debes saber que existe un plazo para la emisión de este tipo de factura. Estás debe emitirse tan pronto como se tenga constancia de los errores.

No se podrán emitir facturas rectificativas de otras que se hayan emitido hace más de cuatro años. Es decir que el plazo para emitir una factura rectificativa es el mismo que el de caducidad del IVA.

¿Se pueden hacer facturas rectificativas negativas?

Si se pueden hacer, pero no siempre.

Es correcto emitir una factura rectificativa negativa en los casos en que se devuelve una mercancía concreta. Aunque se ha de tener mucho cuidado, pues no siempre hacienda lo admite.

Se debe analizar caso por caso para valorar el riesgo que se corre emitiendo una factura negativa.

La lógica nos lleva a la conclusión de que si lo que solicitamos en una devolución de mercancía hacienda lo admita.

En contra el sentido común nos dice que no tiene mucho sentido emitir una factura rectificativa negativa cuando se prestan servicios. ¡Una vez prestado el servicio no podemos decir que no se prestó!

«La factura rectificativa sirve para sustituir o corregir la factura original»

¿Qué requisitos debe cumplir la factura rectificativa?

Debe cumplir los mismos datos que cualquier otro tipo de factura, y además contendrá:

  • La mención de que es una factura rectificativa.
  • Datos para identificar la factura que corrige (número y fecha).
  • Numeración diferente. Normalmente se antepone la letra R. Por ejemplo la primera rectificativa sería R!
  • Descripción de la causa de su emisión, así como el detalle de la rectificación.

¿Cómo saber el plazo para hacer una factura rectificativa?

Aquí te dejo un enlace a la página de la AEAT para que rápidamente puedas ver los plazos para la modificación de las BI y otras rectificaciones.

CALCULADORA PLAZOS MODIFICACIONES BI Y OTRAS RECTIFICACIONES

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa permite agrupar varias operaciones realizadas con un mismo receptor, en un mes natural.

Posee el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que debe cumplir con los mismos requisitos básicos.

La factura recapitulativa debe contener el importe total de las ventas del mes, y la descripción breve de todas las operaciones que está agrupando o recapitulando.

«La factura recapitulativa te permite agrupar las facturas de un mes»

Factura electrónica

La factura electrónica posee los mismos efectos legales que una factura en físico o papel. Y como tal es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Este tipo de factura se caracteriza porque se expide y recibe en formato electrónico.

Este tipo de factura se implantó con la idea de simplificar el proceso de facturación.

«La expedición de este tipo de facturas está condicionada al consentimiento de su destinatario».

Para que esta factura sea valida legalmente, debe estar firmada electrónicamente (certificado electrónico reconocido).

Al igual que el resto de facturas, la electrónica deben garantizar:

  • Su legibilidad.
  • La autenticidad de quién la expide y del emisor (que puede coincidir)
  • Que su contenido no ha sido modificado.

Ventajas de las facturas electrónicas:

Entre las distintas ventajas de las facturas electrónicas podemos citar que se:

  • Facilitan las transacciones
  • Consume menos papel
  • Reducen las cargas administrativas.
  • Aumenta la seguridad jurídica en el tráfico económico.

Recordar que antes de emitir este tipo de factura, se debe contar con la aprobación del receptor para aceptar este formato.

Bibliografía relacionada con las facturas

Normativa referente a las Obligaciones de facturación, relacionada con:
  • Obligación de facturar
  • Excepciones a la obligación de facturar
  • Facturas expedidas por el destinatario o por terceros
  • Contenido de las facturas y tiques
  • Otros documentos de facturación
  • Plazos de expedición y envío de facturas
  • Formas de remisión de las facturas
  • Obligación de conservar las facturas
  • Facturas rectificativas
  • Obligaciones tributarias y formales

Si necesitas ayuda en nuestro post cómo hacer una factura te explicamos paso a paso la forma correcta de hacerla.

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