Cómo hacer una factura

Por donde empiezo si no se cómo hacer una factura.

A  veces esto es lo que más preocupa a un autónomo o emprendedor, el cómo hacer su primera factura. Aunque parece fácil, ya que todos estamos acostumbrados a ver infinidad de ella, cuando llega el día en que hemos de hacer la primera nos pregunamos, ¿Por dónde empiezo? Pero…  Bueno pues tranquilo que no es tan dificil.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura?

En la práctica muchos autónomos y profesionales se encuentran con dudas y problemas a la hora de facturar.

Algunas dudas comunes vienen provocadas sobre qué elementos deben aparecer en la factura.

Los errores en la facturación y el incumplimiento de la normativa fiscal sobre, expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas son sanciones graves y muy graves del régimen disciplinario tributario.

Es por ello que debes saber cómo llevar a cabo tu régimen de facturación puesto que puedes encontrarte con situaciones muy comprometidas si no cumples con las obligaciones de facturación.

Cómo hacer una factura

La factura – Cómo hacer una factura

La factura es aquel documento de carácter mercantil en el que se detallan las mercancías o los servicios prestados, así como su cantidad y sus importes, incluyendo también los impuestos que se deriven de la operación o negocio.

La factura debe entregarse a quien se entregue el producto o se preste el servicio con el objeto de que quede constancia de la relación entre los dos sujetos.

Las obligaciones de las facturas están sometidas al Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).

A continuación te explicamos las normas básicas que debe cumplir toda factura.

¿Qué elementos debe tener una factura?

La factura debe contener una serie de datos para ser correcta, estos son los siguientes:

  • Número de la factura: también puede incluir la serie. Las facturas deben estar numeradas correlativamente dentro de una misma serie.

Puede darse el caso de que existan varias series separadas cuando se den los siguientes sucesos:

  1. Varios establecimientos
  2. Operaciones distintas
  3. Facturas rectificativas
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Identificación del obligado a emitir la factura y del destinatario de la factura: nombre, apellidos, denominación social completa.
  • NIF del obligado a expedir la factura.
  • Domicilios del destinatario y del obligado a expedir factura.
  • Operaciones realizadas: deben consignarse todos los datos que se necesiten para determinar la base imponible del impuesto, como el precio, la cantidad y el producto o servicio.
  • Tipo de IVA aplicable: puede ser el general (21%), reducido (10%) o superreducido (4%). ¿No sabes cuál tienes que aplicar? Échale un vistazo a nuestro artículo sobre tipos de IVA.
  • Recargo de equivalencia: este dato opera únicamente a aquellos comercios que estén en recargo de equivalencia del IVA que lo deberán hacer constar en sus facturas si procede.
  • Cuota tributaria: que será el resultado de aplicar el tipo de IVA al coste del producto o servicio.
  • Total a pagar: es la suma del coste de los productos o servicios prestados más la cuota tributaria (IVA).
  • Fecha de realización de las operaciones documentadas o el pago anticipado: si el servicio o la entrega de productos fueran en fecha distinta a la expedición de la factura.

Estos son los datos básicos que debe contener cualquier factura para servicios prestados en España. Si facturas al extranjero consulta nuestro artículo sobre como facturar en operaciones internacionales.

¿Siempre debo emitir factura?

En cuanto a la obligación de expedir factura o no encontramos varias particularidades:

  • Siempre habrá que expedirla cuando el destinatario sea una empresa o profesional y actúe como tal.
  • También habrá que expedirla cuando el cliente exija la factura.
  • No obstante hay supuestos en los que no es necesario emitir factura, éstas excepciones afectan a las operaciones con particulares:
    • Operaciones exentas de IVA.
    • Realizadas por empresarios o profesionales en recargo de equivalencia.
    • Aquellas realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado de IVA, salvo que la determinación de las cuotas se efectúe por el volumen de ingresos.
    • Las realizadas por empresarios o profesionales en sede del régimen especial de agricultura, ganadería o pesca.

Además no debes olvidar que tienes que conservar copia de cada factura que emitas durante el periodo de 4 años previsto en la Ley 58/2003, de la Ley General Tributaria.

Esta obligación de conservación de facturas también se predica de las facturas recibidas por un periodo igual, y en sede de bienes de inversión como precaución habrá que conservarlas siempre.

¿En qué plazo se debe remitir la factura?

El artículo 11 del Reglamento de facturación establece lo siguiente:

  • Generalmente la factura debe expedirse en el momento en el que se realice la operación.
  • Si el destinatario es un empresario deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya producido el devengo del Impuesto.

Si tienes más dudas acerca de cuándo debes remitir las facturas léete nuestro artículo sobre el plazo de expedición de las facturas.

¿Qué debo hacer cuando me piden un duplicado de una factura?

La regla general es que solo debes expedir un original de la factura o documento sustitutivo.

No obstante se permiten hacer duplicados de la factura original cuando:

  • Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios.

Así, deberá consignarse en el original y en los duplicados la porción de la base imponible y cuota repercutida a cada uno de los destinatarios.

  • Si el cliente te solicita un duplicado por pérdida de la factura original.

¿Cómo hacer una factura con retención del IRPF?

Seguramente muchos autónomos creen que deben realizar todas sus facturas practicando una retención de IRPF.

No obstante, existe una minoría de autónomos que deben practicar retenciones en sus facturas.

Los profesionales que deben practicar retenciones en sus facturas deben estar dados de alta en los epígrafes de profesionales del IAE, en las secciones II y III.

Estarán exentos de practicar retención en sus facturas los que estén dados de alta en la sección I.

Los tipos de retención a aplicar son los siguientes:

  • Actividades profesionales: 15 %
  • Nuevos autónomos en actividades profesionales: 7 %, este tipo de retención será aplicable durante el año de inicio de la actividad como en los dos siguientes.
  • Autónomos con rendimientos inferiores a 15.000 €: 15 %
  • Algunas actividades en estimación objetiva (módulos): 1 %
  • Actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura: 1 %
  • Las actividades agrícolas y restantes actividades ganaderas: 2 %
  • Actividades forestales: 2 %

Una de las ventajas de facturar con retenciones es que si las prácticas en más del 70 % de tus facturas, no tendrás la obligación de presentar el modelo 130, de declaración trimestral del IRPF.

¿Cómo se factura el IVA?

El IVA siempre se debe incluir en las facturas, tanto para clientes como para autónomos o empresas.

El IVA es un impuesto al consumo que paga el consumidor del producto o del servicio, siendo neutro para el empresario.

Este impuesto debes declararlo trimestralmente a través del modelo 303, y presentar una declaración informativa anual (modelo 390).

Los tipos a aplicar son los siguientes:

  • Tipo General del IVA (21 %): se aplica en la mayoría de los sectores.
  • Tipo reducido (10%): viviendas, transportes de viajeros y equipajes, alimentos para la nutrición humana o animal, agua para riego, alimentación humana o animal, gafas de vista y lentillas…
  • Tipo superreducido (4%): alimentos básicos, medicamentos para uso humanos, libros, periódicos…

 

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