¿Qué contenido debe tener una factura?

Guía completa y detallada de cómo elaborar una factura

• ¿Sabes cómo elaborar una factura perfecta?
• ¿Conoces todos los datos que debe incluir una factura?
• ¿Sabes cuál debe ser la estructura de una factura?.

En este artículo te damos las claves para que no te sancionen. ¡Infórmate!

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Para toda empresa o autónomo, la factura es uno de los documentos esenciales que debe manejar, y que además debe elaborar de forma correcta, sin error alguno.

Las facturas forman parte del día a día de cualquier empresa, y estas representan un reflejo de la gestión de la misma.

Las facturas son sumamente importantes, no solo son el soporte de las actividades de pagos y cobros, también constituyen la base contable de la empresa o autónomo.

 Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

¿En qué consiste una factura?

Algunas definiciones de factura son:

«Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla».

«Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa».

La factura es un documento comercial que registra o contiene la información referente a una venta o a la prestación de un servicio. Consiste en la constancia física de que se ha realizado una operación de forma legal, válida y satisfactoria, entre dos partes. Así mismo, también es un soporte que demuestra que se ha cumplido con el pago de los impuestos respectivos.

Atención: la factura indica qué, cómo, cuándo, quién, dónde y por qué de una operación comercial entre cliente y empresa.

¿Para qué sirve una factura?

La factura, además de confirmar que una operación comercial se ha ejecutado correctamente, es una prueba de que se ha cobrado un monto determinado por la prestación de un servicio o por la venta de un producto. Aunque en determinadas ocasiones como veremos deberá de acreditarse el pago de la misma.

Por otro lado, la factura puede ser utilizada por la empresa para exigir un pago pendiente. Y también puede ser utilizada para realizar una reclamación o devolución por parte del cliente o de la empresa. La factura es una garantía ante cualquier inconveniente que pueda presentarse entre las partes involucradas.

Adicionalmente, la factura es un justificante para la empresa o autónomo ante Hacienda.

Cómo elaborar una factura de forma correcta

Debido a la relevancia que tiene la factura como documento para toda empresa o autónomo, es vital que se elabore correctamente y se indiquen todos los datos obligatorios o necesarios, para que el documento sea válido legalmente.

Debes evitar cometer errores a la hora de elaborar una factura, dado que podrían causarte perjuicios de naturaleza fiscal.

A continuación te indicamos como se debe elaborar una factura para que sea perfecta.

Si necesitas ayuda en nuestro post cómo hacer una factura también te explicamos paso a paso la forma de hacerla.

Información que debe contener obligatoriamente una factura:

La palabra “Factura”

Esta palabra debe aparecer de forma visible en el documento.

Aunque parezca muy obvio el uso de la palabra, se emplea principalmente para diferenciar un documento de otro. En este caso, se utiliza para diferenciar la factura de los albaranes, presupuestos, y de otros tipos de factura como la rectificativa, recapitulativa, etc.

La palabra debe estar reflejada en el documento para evitar cualquier confusión.

Número de factura y fecha correlativa

El número de factura es un dato que además de indicar el orden a seguir en la generación de facturas, es imprescindible para cumplir con el Reglamento de Facturación.

Por otro lado las facturas deben seguir junto con la númeración un orden por fechas. Esto es importante a la hora de presentar el IVA.

Por otro lado, en caso de que se cometa un error con alguna factura, esta no se puede eliminar. Se debe acudir a una factura rectificativa, las cuales cuentan también con la numeración respectiva.

Identificación del emisor

La factura debe contener la información completa del emisor, y esta debe estar indicada de forma clara y visible, y debe abarcar los siguientes datos:

• Nombre o denominación social
• NIF o CIF
• Domicilio social

Identificación del receptor

Aunque en algunos casos esta información no es obligatoria, es recomendable que siempre esté detallada en la factura.

Al igual que en el caso del emisor, se debe indicar:

• Nombre o denominación social
• NIF o CIF
• Domicilio social

Esto es necesario con el objetivo de poder deducir las facturas, para lo cual se requiere saber a quién y a dónde van las mismas.

Concepto

El concepto de la factura debe describirse de manera precisa. Se debe indicar con detalle, en qué consiste el producto, el bien o servicio que se está facturando.

Base imponible

La base imponible es el importe del bien, producto o servicio sin impuestos. En otras palabras, es el resultado de restarle al importe total la cuota de IVA.

Este es un dato que puede aparecer o no en la factura, pero que siempre se encuentra implícito dentro de los otros datos. Es decir, con el precio total y los impuestos indicados en la factura, se puede calcular la base imponible.

Tipo de IVA aplicado

En la factura se debe indicar el tipo de IVA que se aplica al importe de la venta.

Los tipos de IVA pueden ser:

• General: se aplica el 21% a la mayoría de los productos y servicios.
• Reducido: se aplica el 10% a los artículos de alimentación (excepto bebidas alcohólicas), productos farmacéuticos, equipos médicos, servicios de transportes (billete de tren, de metro, etc.) y servicios de hostelería, entre otros.
• Superreducido: se aplica el 4% a los productos de primera necesidad como pan, leche, huevos, verduras, libros, periódicos, revistas, medicamentos y prótesis, entre otros.

En algunos casos a los artículos que se venden o al servicio que se presta, no se le aplica el IVA. Por ejemplo, venta de lotería o seguros, servicios de enseñanza, actividades sanitarias, entre otros. Sulen ser los detallados en el artículo 20 de la Ley 37/1992 del IVA, como operaciones exentas.

Importe del IVA

La cuota de IVA se obtiene al multiplicar la base imponible por el tipo de IVA.

La cuota de IVA indica la cantidad que resulta de aplicar a la base el tipo de IVA que corresponda, según lo descrito anteriormente.

Importe Total

Indica el importe que el cliente debe pagar en total.

Este incluye impuestos, retenciones y descuentos en caso de que se apliquen.

Recuerda que existen 6 tipos de facturas diseñadas para diferentes usos, y que debes conocer para evitar posibles sanciones.

Información adicional que puede aparecer:

Adicional a los datos indicados como obligatorios, existen otros elementos que se recomiendan incluir en la factura, para que esta cumpla totalmente con su objetivo.

Forma de pago

El artículo 7 de la Ley 7/2012, de 29 de octubre, establece la limitación de pagos en efectivo.

Se indica si el producto o servicio se paga en efectivo, por transferencia bancaria, con tarjeta, etc.

Recordar que no se pueden pagar en efectivo importes superiores a 1.000€. Ver nota informativa AEAT.

Descuentos

En caso de que se apliquen descuentos, se deben detallar en la factura. En caso de que apliquen descuentos por varias razones, estos pueden indicarse individualmente o en conjunto.

Observaciones

En caso de que se considere necesario, se puede indicar una breve descripción sobre la operación realizada.

Referencias relacionadas con los aspectos fiscales del servicio

Estas referencias son varias y se detallan a continuación:

• Norma aplicable de exención de IVA: para el caso de facturas exentas de IVA se debe señalar la norma que determina la exención. Esto debe señalarse, incluso en el caso de que hayan varias operaciones y la exención solo se aplique a una de ellas.
• Regímenes especiales del IVA: en el caso de los contribuyentes bajo los regímenes especiales del IVA, estos deben hacer constar esta situación.
• Obligatoriedad del destinatario de pagar IVA en operaciones intracomunitarias: las facturas que se emiten a una empresa que reside fuera de España pero dentro de la Unión Europea, suelen señalar al pie, la obligación del receptor de declarar el IVA, a fin de aclarar las obligaciones fiscales.
• Retenciones: Generalmente suelen omitirse, tal vez por desconocimiento. Sin embargo, suele incluirse la retención correspondiente al IRPF, aunque no es obligatorio. El destinatario tiene el deber de retener el porcentaje vigente en el momento de realizar el pago, sin importar si éste figura o no en la factura. Incluso si éste no constara y fuese erroneo, es responsabilidad del pagador ingresar a la Agencia Tributaria el importe correcto.

Teniendo en cuenta toda esta información, podrás elaborar facturas correctas y evitar futuras sanciones.

Y si sigues teniendo dudas, puedes contactar con nuestros asesores fiscales en Valencia, quienes te la resolverán.

¿Cómo corregir un error en una factura?

Si tras emitir una factura detectas que existía un error en el precio no es correcto realizar una factura de anulación en negativo y emitir una nueva factura por el importe correcto.

La forma correcta de proceder es emitir una factura rectificativa.

Desde que entró en vigor el Real Decreto 1619/2012, la forma de corregir errores en una factura es a través de las facturas rectificativas.

Este tipo de facturas están reguladas en el artículo 15 Real Decreto 1619/2012.

“deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 o 7,…”

El artículo 6 se refiere al contenido de la factura y el 7 al de las facturas simplificadas.

El modo correcto de actuar habría sido la emisión de una factura rectificativa.

En esta se han de hacer constar los datos identificativos de la factura rectificada:

• número
• fecha de la factura que se modifica y
• motivo de la rectificación

La nueva factura rectificativa, con los datos correctos, debe cumplir también los requisitos establecidos en los artículos 6 o 7 del Reglamento de Facturación.

Recuerda: No se puede anular una factura para volver a emitir otra por la misma operación.

Si la rectificación afecta al importe, al tipo de IVA o las cuotas de IVA, puedes hacer la rectificación indicando en la factura rectificativa tan sólo el importe de la rectificación.

Las facturas rectificativas deben llevar una serie numérica diferente a la principal tal como establece el art. 6.1.a2º del Reglamento.

¡Por cierto!

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