Aprender a organizar los resultados (3)

Si has recopilado y procesado, has de pasar a organizar los resultados

Administrar todo lo que pasará a la acción

Otro error de algunos emprendedores es no administrar de forma controlada los flujos de trabajo. En concreto en este artículo vamos a hablar de saber organizar los resultados.

Ante cualquier tarea normalmente pasamos por 5 fases:

1. Recopilamos la información
2. Procesamos el significado y que hemos de hacer
3. Organizamos los resultados
4. Evaluamos las opciones
5. Hacemos finalmente.

Como bien dicen en microsoft.com en su artículo del 4/12/2018, para supervisar y administrar los procesos, se debe buscar el proceso, evaluar el estado y realizar las acciones necesarias para corregir problemas.

Qué son los flujos de trabajo

Controlar el flujo de trabajo consiste en estuiar aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

• cómo se realizan y estructuran las tareas,
• cómo se sincronizan,
• cuál es su orden correlativo,
• cómo fluye la información
• y cómo se hace su seguimiento.

El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y acelerar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas. Y posiblemente uno de los principales objetivos sea el de permitir trabajar en equipo desde diferentes lugares.

Cómo organizar los resultados

Una de las claves de la productividad es tener un sistema de organización que nos funcione, que elimine las distracciones, que lleve las cosas a los recipientes adecuados y así poder centrarnos en lo que hemos de hacer.

Para administrar todo lo que necesitas para pasar a la acción, has de tener:

1. Una lista de proyectos. Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiera de una acción de más de un paso.
2. Un sitio donde almacenarlos. La idea es que si algo te lleva de más de un paso, que puedas tener algo que te recuerde que esta pendiente de terminar, y periódicamente evaluarlos para asegurarte que has definido las acciones siguientes.
3. Una agenda. En la agenda has de anotar tres cosas:

• Las acciones a realizar a una hora determinada
• Las acciones a realizar un día determinado
• La información de un día determinado

Recuerda que cualquier acción que lleve más de 2 minutos y no se pueda delegar debe registrarse en algún sito, como por ejemplo la agenda.

4. Una lista de recordatorios de la próximas acciones. Lo mejor es subdividir la lista en llamadas, visitas, preguntas, lecturas …

5. Una lista de recordatorios de cosas que esperes. Todos los sistemas no sujetos a acción los puedes dividir en tres categorías:

• A desechar. Aquí ira lo que no implique ninguna acción futura y no tenga valor.
• A incubación. Que a su vez lo podrás dividir en “Algún día” o “A seguimiento”.
• A material de consulta. Muchas de las cosas que recibas no requerirán acciones, pero tendrán información que te interese, por lo que igual quieres guardarlo para cuando lo necesites. Aquí podrás hacer tantas subclasificaciones como consideres necesarias (por temas, áreas, …)

Te insisto, pasa a la acción y conviértelo en un hábito o de lo contrario dentro de 15 días ya no lo recordarás.

Como dijo Albert Einstein: “Debería hacerse todo lo más sencillo posible, pero no más sencillo de la cuenta”.

Un libro que te podría recomendar hoy relacionado con este artículo podría ser: “Dinero Feliz” de Samsó Queraltó, Raimon

Resumiendo: ¿Cómo aprender a organizar los resultados?

Una de las claves de la productividad es aprender a organizar los resultados, y para ello hemos de tener un sistema de organización que nos funcione, que elimine las distracciones, que lleve las cosas a los recipientes adecuados y así poder centrarnos en lo que hemos de hacer.

La próxima semana hablaremos de la cuarta de las fases: Cómo evaluamos las opciones.

Información para emprendedores

• Pon en marcha tu empresa GRATIS
• Cómo aplicar el método Lean a tu proyecto
• Ventajas de ser emprendedor

Si quieres leer más posts que te pueden ayudar como emprendedor, lee nuestra relación de artículos para emprendedores.

Y si tienes dudas sobre cómo aprender a organizar los resultados, ponte en contacto con nuestro equipo de asesores y abogados en Valencia.

¡¡ O llámanos al 963514919 !!