Aprender a vaciar el cesto (2)

Si has recopilado, aprende a vaciar el cesto, decidiendo que hacer con su contenido

Otro error de algunos emprendedores es no administrar de forma controlada los flujos de trabajo. En concreto en este artículo vamos a hablar de saber procesar el significado y qué hacer.

Ante cualquier tarea normalmente pasamos por 5 fases:

  1. Recopilamos la información
  2. Procesamos el significado y qué hemos de hacer
  3. Organizamos los resultados
  4. Evaluamos las opciones
  5. Hacemos finalmente.

Aprender a vaciar el cesto

Como bien dicen en microsoft.com en su artículo del 4/12/2018, para supervisar y administrar los procesos, se debe buscar el proceso, evaluar el estado y realizar las acciones necesarias para corregir problemas.

Recordemos qué son los flujos de trabajo

El flujo de trabajo consiste en el estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

  • cómo se realizan y estructuran las tareas,
  • cuál es su orden correlativo,
  • cómo se sincronizan,
  • cómo fluye la información
  • y cómo se hace su seguimiento.

El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y acelerar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas. Y posiblemente uno de los principales objetivos sea el de permitir trabajar en equipo desde diferentes lugares.

Cómo vaciar el cesto

Vacía los cestos donde tengas almacenada toda la información (teléfonos móviles, grabadoras, correo electrónico, hojas en blanco, agendas, …), y la mejor forma de hacerlo es pensar las cosas de una en una.

No puedes organizar todo lo que entra, lo único que puedes es recopilarlo y procesarlo.

A la hora de vaciar el cesto te encontrarás con que la información que vas a procesar requiere acción o no, y dependiendo de cada caso debes de actuar.

Si no requiere que se pase directamente a la acción puedes:

  • Desecharla, pues ya no es necesario mantenerla guardada.
  • Almacenarla para más tarde, si no es urgente.
  • Consultarla si es información útil que puede ser necesaria a posteriori
  • Si requiere de acción, has de determinar ¿A qué proyecto o resultado te has comprometido? o ¿Cuál es la acción siguiente que requiere?

Si es sobre un proyecto, llévalo a la lista de éstos hasta que se complete,

Si requiere de alguna acción, empréndela y enfócate en terminarla. Bueno, en concreto tienes tres acciones, pues no hay siempre que terminarlas. Estas son:

  • Hazlo. Si te va a llevar menos de 2 minutos, hazlo, no esperes.
  • Delégalo. Si te va a llevar más tiempo piensa si eres la persona adecuada para hacerlo, y de no serlo, delégalo
  • Posponlo. Si finalmente lo has de hacer, pues no se dan ninguno de los casos anteriores, anótalo en una lista de acciones pendientes y posponlo.

Si la acción requiere de menos de 2 minutos hagámosla, de lo contrario no tenemos porque hacerla, sino que hemos de plantearnos que vamos a hacer con ella.

Recordemos que lo que sale del cesto ya no vuelve a entrar, por lo que se ha de pasar a la acción.

Cuando estamos procesando hemos de olvidarnos de la multitarea y centrarnos en la monotarea.

Recuerda que estamos en la fase II, y muchas de las acciones las tendrás que posponer a la fase V.

Y recuerda, pasa a la acción y conviértelo en un hábito o de lo contrario dentro de 15 días ya no lo recordarás.

Como dijo Elbert Hubbard: “Hacer las cosas no requiere demasiado esfuerzo; en cambio, decidir qué hacer si lo requiere”.

Un libro que te podría recomendar hoy relacionado con este artículo podría ser: “Cómo ganar amigos e influir sobre las personas” de Dale Carnegie y Román A. Jiménez

En los tiempos actuales de alta competitividad, el valor estratégico de las relaciones humanas es cada vez más importante. Este libro es una auténtica revolución que ayuda a potenciar el lado humano de la vida.

Resumiendo: ¿Cómo aprender a vaciar el cesto?

Hemos de aprender a vaciar el cesto donde tengamos almacenada toda la información (teléfonos móviles, correo electrónico, hojas en blanco, agendas, …). La mejor forma de hacerlo es pensar las cosas de una en una.  A la hora de vaciar el cesto nos encontraremos con que la información que vamos a procesar requiere acción o no, y dependiendo de cada caso deberemos de actuar.

La próxima semana te hablaremos de la tercera de las fases: Cómo organizamos los resultados

¿Prefieres que te lo resumamos en un vídeo?. Pues aquí lo tienes…

Video resumen para aprender a vaciar el cesto

En nuestro canal de YouTube puedes acceder a cientos de videos para emprendedores, autónomos y pymes. Y entre ellos, uno en el que hacemos un breve resumen sobre que acciones se deben realizar para vaciar el cesto.

Aquí tienes un video resumido de todo lo relacionado con el artículo de hoy, por si quieres visualizarlo.

¿Prefieres que te lo contemos con un audio? Pues aquí lo tienes…

Podcast sobre cómo vaciar el cesto

En nuestro canal de Ivoox puedes acceder a cientos de audios para autónomos, pymes y emprendedores.

Aquí tienes en un audio resumido todo lo relacionado con el artículo de hoy, por si quieres escucharlo.


¡Ah, no me olvido!

Si todavía no lo has hecho, suscríbete de forma gratuita a nuestra newsletter semanal y te mantendremos informado de novedades legislativas, noticias de interés, subvenciones, y ayudas entre otras cosas.

Información para emprendimiento

Si quieres leer más posts que te pueden ayudar como emprendedor, lee nuestra relación de artículos para emprendedores.

Y si tienes dudas sobre cómo aprender a vaciar el cesto, ponte en contacto con nuestro equipo de asesores y abogados en Valencia.

¡¡ O llámanos al 963514919 !!