Cómo sacar el máximo partido al email en el trabajo

Sacar el máximo partido a los correos puede mejorar la productividad.

Un error de muchos emprendedores es destinar horas y horas a escribir farragosos emails, sin dejar claro lo que pretenden.

Supongamos que escribimos o contestamos diariamente 10 mails y nos llevan una media de 12 minutos cada uno, habremos destinado dos horas diarias a esta labor, más del 25% de nuestra jornada. ¡Esto es una barbaridad!

El objetivo de todo emprendedor debe ser escribir menos Emails, mas cortos, y ser más eficaz al contestar. Si escribimos menos correos electrónicos, recibiremos menos.

Aprendamos a sacar el máximo partido a nuestros email

Partiendo de que es una de las mejores herramientas laborales, su uso indiscriminado puede generarnos problemas. No olvidemos que una mala gestión del email  se convierte en una de las principales causas de estrés.

Veamos algunos trucos para hacérnoslo más fácil.

Antes de escribir un correo:

• Pregúntate ¿Es la mejor opción?
• Intenta ceñirte a 2 o 3 líneas
• Sé muy directo y preciso

Al redactar un mensaje:

• Si es una tarea, incluye: En la primera línea el “Qué”, “Cuando” y “Cómo”. Así evitas que si no terminan de leerlo, al menos hayan leído lo mas importante.
• Separa las tareas, no mezcles temas. Si vas a enviar a una misma persona 4 tareas distintas, lo mejor es enviar un mail por tarea, pues así puede ir archivando y procesando por separado y puedes poner un asunto claro, para localizarlos en el futuro.
• Usa plantillas para ahorrar tiempo. Con varios modelos de plantillas podemos reducir hasta un 80% del tiempo que empleamos en redactar nuestros correos.
• Utiliza palabras clave para indicar la prioridad. Palabras como: Acción, Decisión, Revisar, Reunión, Info, Aviso, …
• Escribir muy bien el ASUNTO para que no pase desapercibido. Aportar el máximo de información para que quien lo recibe detecte la prioridad.
• No abusar de palabras que puedan ser identificadas como spam (GRATIS, AHORA, OFERTA, %…). Ver lista spam.

El orden que mejor funciona es: Primero el mensaje, después el destinatario, y finalmente el asunto.

Relacionado con este artículo te recomiendo el Libro: “El Email en el trabajo: Manual de supervivencia” de Juan Carlos Jímenez

Anónimo: “Tarea hecha a destajo no vale por mil, y mil no valen por una”.

Algunas técnicas para sacar el máximo partido a tus correos

• No estar constantemente comprobando si ha entrado algo a la bandeja. Ponerse unas horas determinadas en el día para revisar el buzón de entrada.
• Desconectar el aviso automático de las entradas a la bandeja si no podemos resistir la tentación de abrirlos cuando llegan.
• Si se reducen los envíos se recibirán menos correos.
• Ser bastante explicito en el asunto para que quede claro su contenido.
• Marcar con indicadores de distinto color los pendientes de leer, leídos y pendientes de contestar, etc.
• Archivar en distintos buzones los ya leídos y terminadas las tareas.
• Si el asunto lo requiere evitar el correo y hacer una llamada telefónica. Así se evitarán los correos kilométricos llenos de preguntas y respuestas.
• Utilizar herramientas antispam y marcar como spam los no deseados
• Crear carpetas y subcarpetas para clasificar los correos, según nuestras preferencias.
• Automatizar con reglas y así todo estará mejor organizado.
• Vaciar regularmente las carpetas de entrada, no deseado, spam, etc.
• Organizar el contenido de la bandeja de entrada trasladándolo a la papelera o a la carpeta que nos interese.
• Ordenar los correos por temas, categorías, importancia, etc.
• Incluir algún saludo al principio y al final del email.
• Si incluyes adjuntos intentar que pesen lo mínimo.
• Ser claro y conciso en los mensajes, agrupando los puntos mas importantes.
• Revisa bien la ortografía y la gramática antes de enviar el correo.
• No olvidar la firma para que te identifiquen y conozcan otras formas de contactar contigo

Resumiendo cómo sacar el máximo partido al email

Hemos de intentar optimizar nuestras tareas con los emails.

Lo primero que hemos de plantearnos antes de escribir un correo es si hay otra forma más rápida de comunicarnos, y en caso de no haberla, ser claro, conciso y breve.

Utilizar la lista que detallamos más arriba como patrón a la hora de redactar un email.

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Y si tienes dudas sobre cómo sacar el máximo partido al email, ponte en contacto con nuestro equipo de asesores y abogados.

¡¡ O llámanos al 963514919 !!