La factura proforma: ¿qué es y qué debe tener?

Tanto las empresas como los trabajadores por cuenta propia, alguna vez si no es siempre, han realizado una factura proforma. Sin embargo, la mayoría de personas no saben qué es y, en los casos más extremos, nunca han escuchado hablar de este tipo de documento. En esta entrada, a continuación, se explican todos los detalles de la proforma.

Tal vez te preguntes:

• ¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?
• ¿Qué debe tener una factura proforma?
• ¿Cuándo se utiliza la factura proforma?
• ¿Qué valor tiene una factura proforma?

En este artículo voy a intentar aclararte todas estas cuestiones.

No debemos de olvidar que existen distintos tipos de facturas como son la simplificada, la completa, la rectificativa, la recapitulativa, la electrónica y la proforma.

Empezaremos por la definición de factura proforma.

¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?

Se puede considerar la proforma como una factura provisional, la cual es entregada a un cliente o una empresa y sirve para destacar los detalles de la actividad comercial. No obstante, no cuenta con valor comercial, sino informativo, con el que se pretende informar de toda la información de una futura factura. Puede ser similar a un presupuesto.

Por lo tanto, una factura de este tipo sirve solo para informar, sin llegar a otros departamentos de la empresa, como el de contabilidad o tesorería. Esto es, ni se contabilizará ni se liquidará. Únicamente informará de una futura actividad comercial y las condiciones entre dos partes.

¿Qué debe tener una factura proforma?

Existen decenas de dudas sobre los contenidos de una proforma.

Es vital aclarar el contenido mínimo para que este documento pueda considerarse una factura de esta clase. Así, hay que añadir los mismos datos que en una factura convencional. Eso sí, es importante aclarar, en el encabezado, que se trata de un documento proforma para que no existan errores tanto dentro de la empresa como en el caso de recibir una inspección tributaria.

Así, se recomienda que una proforma cuente con:

• Fecha de emisión.
• Cabecera, como se comentó anteriormente, especificando que se trata de la proforma.
• Datos del vendedor y cliente, con nombre, domicilio, identificación fiscal o IVA intracomunitario, etc.
• Descripción de servicios o productos.
• Coste total de los productos o servicios disfrutados. Además, se deben incorporar datos relativos a seguros, portes u otros costes extra.
• Impuestos a aplicar, tales como el IVA o IRPF.

De igual forma, si el autónomo o la compañía ha emitido ya más de una factura de este tipo, deberá numerar cada documento de manera correlacionada para mantener un orden. Una numeración que no debe coincidir con las facturas normales, puesto que estas son de otra naturaleza.

¿Cuándo se utiliza la factura proforma?

Una proforma se suele utilizar, con normalidad, en tres casos concretos, aunque también en algunos más:

• Cuando se realizan operaciones internacionales en las que se documenta el valor de una operación.
• Para que el cliente pueda documentar los detalles de una futura relación comercial ya comprometida.
• Cuando se soliciten ayudas o subvenciones públicas, incluyendo financiación bancaria, para que sirva de justificación o compromiso del importe a recibir.

¿Qué valor tiene una factura proforma?

Cabe destacar que no cuenta con ninguna validez comercial ni contable. Pero, además, de cara a Hacienda, es decir, en materia fiscal, tampoco tiene validez. Esto es posible, puesto que no se trata de un documento definitivo o real.

Además, en todos los casos, hay que prestar especial atención al encabezado de la factura, dado que una proforma no se puede convertir, por arte de magia, en una factura normal. Deberá expedirse otro documento, aunque sea con las mismas cantidades o descripciones, pero detallando que esta última factura ya es la definitiva, la que podrá ser usada de manera contable, fiscal o tributaria.

Una factura proforma es muy usada por todo tipo de empresas y autónomos.

Aunque resultan parecidas a los presupuestos, son utilizadas para reflejar una operación o un principio de acuerdo entre ambas partes, aunque no implica uno definitivo. Debe contar con el coste total del producto o servicio, los impuestos y los datos de ambas partes.

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