¿Cuando un empresario puede pagar la nómina en efectivo?

Esta es una pregunta que en los últimos meses nos han hecho bastantes clientes y personas que consultan en nuestra web. Pagar la nomina en efectivo ha sido una costumbre asidua en muchas empresas, pero con los últimos cambios normativos ya no están sencillo pagar de esta forma.

Era habitual el comprar un electrodoméstico, hacer un viaje y pagar en efectivo. Pero la nueva ley también limita los pagos que se hacen en situaciones como estas, como a continuación veremos.

Pagar la nómina en efectivo

¿Cómo se le puede pagar el salario al trabajador?

Antes de meternos de lleno en como pagar la nomina en efectivo, hemos de revisar lo que dice el Estatuto de los Trabajadores al respecto del pago de salarios, en el artículo 29.4.

En el mismo nos indica que se puede pagar en moneda de curso legal, es decir en efectivo, ya sea por medio de cheque, o a través de entidades de crédito.

Resumiendo, se puede hacer el pago de la nomina de tres formas distintas:

  • en efectivo
  • por cheque
  • transferencia bancaria.

Pero veamos las consecuencias de cada uno de estos casos.

¿Puede un empresario pagar la nomina en efectivo?

Esta cuestión ha tenido un cambio normativo recientemente, la Ley 11/2021 de 9 de Julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal

En la misma se limita a 1.000€ los pagos en efectivo, cuando una de las partes que participa es un empresario o profesional.

Esto quiere decir que las nominas superiores a un importe de 1.000€ ya no se pueden pagar en efectivo.

El objetivo buscado con esta medida es luchar contra el fraude fiscal, acabar con salarios ocultos, eliminar impagos de toda o una parte de la nomina, e intentar que no se retrase el pago de las mismas.

Tampoco es válido pagar una parte en efectivo y otra parte por transferencia bancaria.

IMPORTANTE: Si el convenio colectivo de la empresa establece el salario anual y no el mensual, la empresa no podría pagar en efectivo cuando las retribuciones brutas anuales sean superiores a los mil euros, aunque las mensuales sí lo sean. Además, no se puede pagar menos de mil euros en efectivo y el resto transferencia bancaria.

Y tal vez te preguntes…

¿Qué beneficio tiene pagar la nómina por banco?

Existe un primer beneficio y es que tenemos un justificante del pago, aparte de la firma en la nomina del trabajador/a.

Evitamos manejar dinero en efectivo, ya que con las nominas de varios trabajadores, podemos tener bastante dinero en metálico en nuestra empresa e invitar así a los amigos de lo ajeno.

Es bastante útil y practico, y hoy en día con las aplicaciones online de la banca resulta muy sencillo.

Ayuda bastante a tener un mejor control de la contabilidad, lo que facilita la gestión de la empresa.

Pero a pesar de ello, tal vez te preguntes…

¿Qué pasa si se paga la nómina con efectivo?

El pago de la nómina en efectivo superando el límite antes mencionado de los 1.000€ tiene consecuencias.

Pero, ¿quién o que organismo debe preocuparnos?

Fundamentalmente la AEAT, ya que va a tomar como base de la posible sanción, la cuantía pagada en efectivo, y esta consiste en una multa del 25% previsto en esa base. Aunque puede haber una reducción de la misma, por la renuncia a presentar recurso contra este castigo, y se justifique que se ha pagado el resto de la sanción.

Con respecto a Inspección de Trabajo, su misión es comprobar que se han pagado los salarios, en tiempo y en las cantidades legalmente previstas. En relación a la forma de pago, mientras que este quede acreditado le es suficiente.

¿Cómo justifico el pago del salario en efectivo?

Visto el cambio normativo, y como nos puede afectar, es cierto que hay muchas empresas y autónomos, que siempre que se respete el limite de los 1.000€, podrá proceder al pago de la nómina en efectivo.

Para justificar el pago de la nómina en efectivo, el empleado/a debe firmar la nomina, y es importante, que estos pagos queden bien reflejados en la contabilidad diaria de la empresa.

Únicamente la contabilidad oficial puede ser prueba suficiente para acreditar que las salidas de caja coinciden con la fecha de la forma de los recibos de salarios.

Si a un trabajador/a le hemos estado pagando en efectivo y no ha firmado las nominas, este puede reclamar ante un juzgado que no le hemos pagado, y solicitar el pago de las mismas.

Recordar que las reclamaciones por cantidades adeudadas por la empresa hay un plazo de un año, desde el momento en que se debía de recibir esa cantidad, para que el trabajador/a pueda ejercer su derecho a reclamar ese importe.

Tampoco sería la primera vez que incluso habiendo firmado las nominas, posteriormente las hemos extraviado, y si añadimos que seamos poco estrictos con nuestra contabilidad, no tenemos prueba documental alguna del pago.

En Asepyme hemos visto algún caso, que ante un litigio en el juzgado de lo social, tener que volver a pagar algunas nominas, que se habían pagado en metálico en su momento y todo por no tener estas pruebas que hemos indicado anteriormente.

¡Por cierto!

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