Las obligaciones de una Sociedad Limitada

En este artículo te vamos a explicar las obligaciones de una sociedad limitada.

Si tienes una sociedad de responsabilidad limitada, tal vez te preguntes:

• ¿Qué obligaciones se tienen tras la constitución?
• ¿Cuáles son las obligaciones fiscales, contables y mercantiles?
• ¿Qué libros de contabilidad se deben llevar?
• ¿Se debe llevar un libro de Actas y otro de Socios?
• ¿Y qué tipos de libros se deben llevar desde el punto de vista fiscal?

En este artículo vamos a darte respuesta a estas cuestiones entre otras.

 

Si has constituido una sociedad de responsabilidad limitada o sociedad limitada, tal vez te preguntes…

¿Y ahora qué?

Las obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada

Es muy frecuente que a la hora de comenzar una aventura empresarial no se esté al tanto de qué obligaciones debe cumplir la Sociedad Limitada, en qué forma y los plazos.

Como te hemos ido explicando en muchos artículos, toda sociedad debe cumplir una serie de obligaciones ya sea de índole fiscal, contable o laboral. ¡Entre otras!

En este artículo vamos a hacer una pequeña recopilación de contenidos, para que no se te pase ninguna de las obligaciones de tu sociedad.

Obligaciones tras la constitución de la Sociedad Limitada

Una vez has constituido la Sociedad Limitada tienes una serie de obligaciones, como son:

# Liberar la cuenta de la entidad bancaria

Si constituiste la Sociedad Limitada con aportaciones dinerarias, en su día abrirías una cuenta bancaria y en ella depositaste el capital social necesario para la constitución. Pero ahora posiblemente quieras utilizar ese dinero, por lo que para poder liberar la cuenta, deberás llevar a la oficina bancaria la escritura de constitución de la Sociedad inscrita en el Registro Mercantil.

En determinadas entidades bancarias posiblemente también te soliciten copia del alta en IAE para ver la actividad que estás desarrollando.

Una vez hecho esto, ya podrás disponer de los fondos aportados para destinarlos a las obligaciones económicas de la sociedad.

# Solicitar el NIF definitivo

Cuando constituiste le sociedad limitada te asignaron un Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional.

¡A llegado el momento de solicitar el NIF definitivo!

Para ello, deberás de presentar un modelo 036 junto con la escritura de constitución de la Sociedad inscrita en el Registro Mercantil.

Este es un mero tramite, no debes de preocuparte pues el NIF Provisional y Definitivo de tu sociedad limitada coincidirán.

# Dar de alta la actividad económica

Antes de iniciar la actividad económica de la sociedad limitada deberás de presentar el modelo 036 para dar de alta la actividad que vaya a realizar la sociedad.

El modelo 036 es una declaración censal que se utiliza para notificar las altas, bajas y modificaciones de empresarios, profesionales y retenedores.

En este modelo 036 deberás de indicar la fecha del alta de la actividad económica, así como el epígrafe correspondiente según la actividad que va a ejercer tu sociedad.

# Firma electrónica

Otra de las obligaciones más importantes de tu Sociedad Limitada es la de obtener su firma electrónica.

La firma electrónica no es ni mas ni menos que un fichero que se instala en el navegador de tu ordenador y permite firmar telemáticamente una transmisión de datos, verificar una recepción y comprobar quién es el emisor de dicha transmisión.

La firma electrónica te permitirá acceder a las notificaciones electrónicas realizadas por Hacienda y además a presentar las declaraciones tributarias.

# Declaraciones trimestrales y anuales de impuestos

Al presentar el modelo 036 comunicarás a la AEAT las obligaciones en cuanto a la presentación de declaraciones trimestrales y anuales.

En concreto informarás de cuales son las obligaciones tributarias en impuestos como el IVA, IRPF e IS. Y no olvidemos las declaraciones informativas como son el 347 y 349.

Video sobre las obligaciones de una sociedad limitada

En nuestro canal de youtube puedes acceder a cientos de videos para emprendedores y PYMES.

Aquí te dejamos el acceso a uno de ellos, en concreto la entrevista sobre las obligaciones de las sociedades limitadas que nos hicieron en la radio, en el programa «asepyme en la onda» el 8 de enero de 2020.

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Y si no tienes mucho tiempo, puedes ver en este otro video resumido de todo lo relacionado con el artículo de hoy.

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Pero ahí no queda todo, veamos…

Otras obligaciones de la Sociedad Limitada

Obligaciones contables y mercantiles

# Libros contables de la Sociedad Limitada

A continuación vamos a detallar los libros que debe llevar una Sociedad Limitada en atención a sus obligaciones contables.

Según el artículo 25 del Código de Comercio:

“Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”

-> El libro de inventario y cuentas anuales. Este libro contable es obligatorio y debe ser legalizado. Se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcriben con sumas y saldos los balances de comprobación.

En este libro también se transcribirán el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

El libro de inventarios se compone de;

• balance inicial detallado (es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio),
• balance de comprobación de sumas y saldos (incluye todas las cuentas con saldo, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos), y se realiza al menos trimestralmente,
• inventario de cierre que comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Para su formulación, se incluye un balance de comprobación de sumas y saldos (al máximo nivel) al que se adjunta un inventario de existencias al cierre.

Muy importante tener en cuenta que el inventario de existencias, consta de tres partes:

• • encabezamiento con los datos de la empresa y la fecha,
  • cuerpo con el detalle del inventario y
  • pie donde el administrador certifica que está conforme con el inventario.

Las cuentas anuales comprenden:

• el balance de situación que incluye, de forma separada, el activo, el pasivo y el patrimonio neto,
• la cuenta de pérdidas y ganancias donde se recoge el resultado del ejercicio, con detalle de los ingresos y los gastos,
• el estado de cambios en el patrimonio neto tiene dos partes; en la primera se recogen los ingresos y gastos generados en la actividad de la empresa y en la segunda todos los movimientos habidos en el patrimonio neto,
• el estado de flujos de efectivo donde se reflejan debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros (origen) y los pagos (destino). No obligatorio para la empresas que formulan modelo abreviado de cuentas anuales.
• la memoria que sirve para completar, ampliar y comentar el resto de información contenida en los otros documentos de las cuentas anuales.

Todos estos documentos forman una unidad.

-> Libro diario. En este libro se registrará diariamente las operaciones relativas a la actividad de la empresa, siguiendo siempre un orden cronológico.

Es un libro obligatorio que debe legalizarse en el Registro Mercantil, aunque su archivo y custodia es responsabilidad del empresario.

La finalidad de legalizar este libro es para sellar la información, de manera que no pueda ser manipulada posteriormente.

El contenido mínimo del libro diario es:

• Fecha de cada operación.
• Las cuentas implicadas en la operación.
• El importe de la operación.
• Una breve explicación de la operación.

Puede realizarse las anotaciones de forma conjuntas cuando los periodos totales de las operaciones no sean superiores al mes y siempre que se detallen las operaciones en otros libros.

«Recordar que los libros diario, inventario y cuentas anuales son libros obligatorios

-> El Libro Mayor. En este libro se recogen todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas de la contabilidad de la empresa de manera cronológica.

Por lo que se tiene un Libro Mayor por cada cuenta contable.

El Libro Mayor no es obligatorio, pero resulta útil para llevar un control del saldo de cada cuenta.

En el libro mayor se detalla:

• concepto de la operación,
• debe,
• haber y
• saldo de la cuenta.

Podemos encontrar en el libro mayor  la misma información que en el libro diario, pero de una manera mas concreta.

En el Libro Mayor podemos ver todos los movimientos de una misma cuenta teniendo un control de lo que ha entrado y salido en esa cuenta. Y no menos importante es que nos refleja su balance en cualquier momento.

# Libros mercantiles de la sociedad limitada

Los siguientes libros deben llevarse por la Sociedad Limitada en sede de sus obligaciones mercantiles.

A) Libro de Actas.

Este libro se recogen todas las actas y es obligatorio.

Según el artículo 26 del Código de Comercio:

“Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.”

Además las Actas deberán ir firmadas y se deberán legalizar en el Registro Mercantil correspondiente.

En el libro de Actas se plasmarán principalmente todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales, y otros órganos colegiados de la sociedad.

En el Libro de Actas se recogen con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados.

B) Libro de Registro de Socios.

En este libro se deberán detallar todos los socios de la Sociedad así como las participaciones que ostenta cada uno. Este libro es obligatorio para:

1. 1. Sociedades de responsabilidad Limitada – SRL o SL.
   2. SLL – Sociedades Limitadas Laborales.
   3. Sociedades de Garantía Recíproca – SGR.

C) Libro de Contratos.

Si tu entidad es una Sociedad Limitada Unipersonal, existe otro libro obligatorio, el Libro de Contratos. En este libro se registran los contratos celebrados entre la sociedad unipersonal y el socio único, debiendo de cumplirse determinados requisitos que puedes encontrar en el primer apartado del Art. 16, del Real Decreto Legislativo 1/2010.

# Libros fiscales obligatorios para la sociedad

Para el caso de que la sociedad esté sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deberán llevar los siguientes libros:

# Libro de Facturas Recibidas: el empresario recogerá las facturas que justifiquen las deducciones durante el periodo descrito por la AEAT.

En este libro se registrarán una por una, las facturas recibidas. Aunque también se podrán anotar los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de la actividad empresarial o profesional.

En el libro se reflejarán:

• número de recepción,
• fecha,
• nombre y apellidos o razón social del expedidor,
• base imponible,
• tipo impositivo y
• cuota soportada.

Se incluirán también las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo.

Y tal vez te preguntes ¿Puede hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha?

Si, en el citado asiento se harán constar:

• los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un mismo proveedor,
• la suma global de la base imponible y
• la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de cada una de las operaciones no supere 500 euros )IVA incluido).

Se admite la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas que, después, habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro de facturas emitidas.

# Libro de Facturas Emitidas: en este libro se contabilizarán todas las facturas que se emitan por orden cronológico y correlativo.

En este libro se registra una por una, las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos de ellas que hayan expedido los sujetos pasivos.

En el libro se reflejarán:

• número,
• fecha,
• destinatario,
• base imponible,
• tipo impositivo,
• cuota repercutida.

Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo.

La anotación individualizada se podrá sustituir por la de asientos resúmenes en los que se harán constar:

• la fecha o periodo en que se hayan expedido,
• base imponible global,
• tipo impositivo,
• cuota global de facturas o documentos sustitutivos numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha,
• y los números inicial y final de los documentos anotados. Pero para ello se deberán de cumplir los siguientes requisitos:
  • Que en los documentos expedidos no sea precise la identificación del destinatario.
  • Que las operaciones documentadas se deban entender realizadas dentro de un mismo mes natural.
  • Y que a las citadas operaciones les sea aplicable el mismo tipo impositivo.

También se admite la realización de asientos o anotaciones, sobre hojas separadas, que después habrán de ser encuadernadas y numeradas correlativamente para formar el libro de facturas emitidas.

# Libros de bienes de inversión: En en este libro se recogerán detallada e individualmente, cada uno de los elementos de inmovilizado material e inmaterial que se amortizan, afectos a la actividad. En el libro se incluirán entre otros:

• número de anotación,
• valor de adquisición,
• fecha de puesta en funcionamiento
• cuotas de amortización
• la baja y la fecha de la misma.

# Libro de operaciones intracomunitarias: en caso de que la sociedad realice operaciones en con empresas de Estados de la Unión Europea.

 

Obligaciones relacionadas con el Registro Mercantil

Las  obligaciones las podríamos centrar en dos:

1. Legalización de los libros
2. Aprobación y depósito de las Cuentas Anuales

A continuación vamos a ver cada una de ellas con un poco mas de detalle.

A -> Legalización de los libros en el Registro Mercantil

La Sociedad además de llevar organizadamente y al día todos sus libros, deberá legalizar los libros contables y mercantiles en el Registro Mercantil.

En la actualidad este trámite puede realizarse telemáticamente sin necesidad de acudir al Registro Mercantil para ello.

La legalización de los libros en el Registro Mercantil es una forma de evitar que una vez cerrado el ejercicio se puedan modificar.

Antiguamente los libros se llevaban en blanco al Registro Mercantil antes de su utilización para su sellado. Con ello lo que se pretendía era evitar que después se sustituyeran paginas.

Todos los empresarios deben presentarlos en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio social.

¿Quiénes deben presentar sus libros a legalizar en el Registro Mercantil?

Deberán presentar los libros en el Registro Mercantil:

1º.- Los empresarios individuales que realicen actividades empresariales sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil. Esto es así debido a que deben de llevar su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.

2º.- Todas las sociedades mercantiles (S.L., S.A., S.R.L., etc.) inscritas en el Registro Mercantil.

3.- Quienes estén obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (art. 68 Reglamento IRPF).

4.- Aquellas entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de alguna disposición específica.

Plazo para legalizar los libros

Es el Código de Comercio el que lo regula. Y en él se establece que todo empresario y sociedad deben legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable.

Dado que en la mayoría de empresas su ejercicio económico coincide con el año natural, el cierre lo tienen que hacer el 31 de diciembre y el plazo para legalizar sus libros hasta el 30 de abril del año siguiente.

B -> Aprobación y depósito de las Cuentas Anuales

A modo de resumen podríamos decir que las fechas obligatorias en la formulación, aprobación y depósito de las cuentas si el ejercicio económico de la coincida con el año natural, son:

• 31 de marzo. Fecha límite para la formulación de las cuentas anuales.
• 30 de abril. Límite para la legalización de libros.
• 30 de junio. Fecha límite para la aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de Socios. En ella se incluirá la propuesta de distribución del resultado.
• 31 de julio. Límite para el depósito de las cuentas anuales.

Una vez aprobadas las Cuentas Anuales los Administradores de la Sociedad deben presentarlas en el Registro Mercantil para su depósito, acompañando los siguientes documentos:

• Solicitud firmada del representante.
• Certificación del órgano competente para de la aprobación de las Cuentas Anuales.
• Acreditación de que las Cuentas Anuales coinciden con las sometidas a auditoría.
• Libro de Cuentas Anuales, firmado por los administradores, que incluirá:
  • El balance
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Memoria
• Informe de gestión, este documento también deberá ir firmado por los administradores.
• Ejemplar del informe de auditoría.

«Los documentos relacionados con la auditoría únicamente habrá que presntarlos cuando la sociedad cumpla los requisitos para que las Cuentas Anuales se sometan a auditoria.

Y tal vez te preguntes…

¿Cual es el proceso que se sigue en el Registro Mercantil?

Una vez recibidos los documentos, el Registrador Mercantil los calificara en el plazo de 15 días y:

• Si no se aprecian defectos, se practicara el asiento en el Libro de depósito de Cuentas.
• Si se aprecian defectos, se hará constar y se devolverán los documentos para rectificarlos:
• En caso de que la Sociedad no rectifica los documentos podrá acarrearle sanciones de 1.200 hasta 60.000 € por cada año de retraso prescribiendo a los 3 años.
• Si la Sociedad tiene un nivel de facturación superior a los 6.010.121 € las sanciones por cada año de retraso pueden ascender hasta 300.000 €.
• El Registro Mercantil tiene la obligación de conservar estos documentos durante los 6 años posteriores.
• Otra de las consecuencias de no subsanar estos defectos o de no presentar las cuentas anuales es que tampoco se permitirá la inscripción de ningún documento de la Sociedad en el Registro Mercantil, con alguna excepción.

Y llegados aquí cabe preguntarse si en la Seguridad Social se debe de hacer algo…

Obligaciones en materia de Seguridad Social

Lo primero será encuadrar al Administrador en la Seguridad Social.

Tras el alta de actividad de la sociedad limitada en Hacienda dispones de 1 mes para notificar el alta del administrador o administradores de la Sociedad Limitada en la Seguridad Social.

Como administrador según determinadas características se puede estar de alta en el Régimen:

• Especial de Trabajador Autónomo (RETA),
• Especial Asimilado o
• General.

Y si la Sociedad tiene trabajadores asalariados, deberá cumplir las siguientes obligaciones con la Seguridad Social:

• El empresario deberá inscribirse en la Seguridad Social.
• Comunicar altas, modificaciones o bajas de los empleados.
• Abonar seguros sociales de los trabajadores contratados.

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Podcast sobre las obligaciones fiscales de las sociedades

En nuestro canal de Ivoox puedes acceder a cientos de audios para autónomos, pymes y emprendedores.

Aquí te dejamos el acceso a un podcast con la entrevista que nos hicieron en el programa «asepyme en la onda» el 8 de enero de 2020 en ExpoJove, sobre las obligaciones de las sociedades limitadas.

 

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