La responsabilidad de un administrador

Si eres administrador de una sociedad no debes obviar tu responsabilidad como Administrador.

Todo administrador de una sociedad, tiene ciertos deberes y obligaciones que e impone La Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010. Si no cumples con estas obligaciones, corres el riesgo de ser sancionado, e incluso en el peor de los casos procesado.

La responsabilidad de un administrador

En una sociedad limitada, la responsabilidad de un socios se reduce al capital aportado. En cambio, la responsabilidad de un administrador es mayor. Los administradores  responderán personalmente y con todo su patrimonio por actos vinculados a la empresa que, de forma intencional, causen daño a la propia sociedad, a los socios o a terceros.

Te proporcionaremos una descripción general de los deberes y obligaciones claves de un administrador para que conozcas la responsabilidad de un administrador.

Podemos diferenciar dos clases de administradores.

Administradores de hecho y de derecho

La Ley incluye también entre los responsables de la sociedad no sólo al administrador en sentido estricto (de derecho) sino también al administrador de hecho.

En cuanto a este último, significa que, sin figurar como administrador de la sociedad, ejecuta y toma las decisiones, por ejemplo: administrador con cargo caducado; directores generales, apoderados generales y gerentes; etc.

En primer lugar, veremos las funciones de los administradores societarios.

Funciones de un administrador de sociedad limitada

Una sociedad limitada actúa a través de dos órganos:

  • su junta general
  • el órgano de administración

Es posible, y de hecho bastante común, que una persona sea tanto administrador como socio.

En ese caso, es esencial que el administrador sea consciente de los deberes y responsabilidades adicionales que van más allá de los relacionados con su función como administrador.

Los administradores de una empresa están a cargo de la gestión del negocio en el día a día. Deben tomar decisiones operativas para garantizar que la empresa cumpla con sus objetivos estratégicos.

El administrador es nombrado por la junta general de socios, y sus funciones principales son:

  • Planeación.
  • Organización.
  • Dirección.
  • Control.

Podríamos decir que también es responsabilidad de un Administrador, entre otras cosas:

  • Es el encargado de formular los objetivos y establecer los medios para alcanzarlos.
  • Diseña el trabajo a realizar, asigna todos los recursos, y coordina las actividades a realizar.
  • Se encarga de la dirección de la empresa, de establecer las principales actividades y asignarlas a las personas adecuadas.
  • Monitorea todas las actividades de la empresa y corrigen las desviaciones en beneficio de esta.

Antes de hablar sobre las responsabilidades de un administrador de manera más detallada, vamos a distinguir tres tipos de responsabilidades.

Tipos de responsabilidad del administrador

Podemos distinguir 3 tipos de responsabilidad:

  • Subsidiaria por la comisión de infracciones tributarias
  • Subsidiaria por cese de la actividad
  • Solidaria de quienes sean causantes o colaboren activamente en la realización de una infracción tributaria

Veamos de forma resumida las características de estos tipos de responsabilidad.

Responsabilidad subsidiaria por la comisión de infracciones tributarias

En estos casos el administrador responde en segundo lugar, es decir, se intentarán cobrar las deudas primero al responsable principal, en este caso la sociedad.

Pero en el caso de que sea imposible, se perseguirá al responsable subsidiario, es decir, al administrador.

Responsabilidad subsidiaria por cese de la actividad

El administrador será responsable de aquellas personas jurídicas que hayan cesado en sus actividades, por las obligaciones tributarias devengadas de éstas que se encuentren pendientes en el momento del cese, siempre que no hubiesen hecho lo posible para su pago.

Responsabilidad solidaria de quienes sean causantes o colaboren activamente en la realización de una infracción tributaria

En este caso Hacienda puede elegir a quién reclamar. Esto suele ocurrir si el administrador participa en la ocultación o transmisión de bienes de la sociedad para intentar evitar que pague la deuda.

De todos modos, veamos en detalle algunos de los motivos que derivan es estos tipos de responsabilidad de un administrador.

Motivos por los que se le deriva responsabilidad al administrador

1. Desarrollar su habilidad con el cuidado y diligencia razonables

Los administradores deben desarrollar su habilidad, con el cuidado y diligencia con respecto a las funciones que desempeñan en nombre de la empresa.

No actuar con cierto grado de competencia en beneficio de otros podría dar lugar a reclamaciones por negligencia para compensar a la empresa por los errores cometidos por el administrador.

2. Actuar para promover el éxito de la empresa

El administrador de una empresa debe actuar de una manera que demuestre buena fe en el negocio y promueva el éxito de la empresa para los accionistas en su conjunto.

Este deber se relaciona con el propósito de la empresa según lo establecido en los estatutos en la constitución de la empresa.

3. Actuar en concordancia a sus poderes

El Administrador de una Empresa tiene ciertos poderes que le permiten cumplir su función principal de administrar la empresa.

Debe usar esos poderes en el mejor interés de la empresa, tal como se establece en los estatutos, y no para promover sus propios intereses personales.

4. Debe ejercer un juicio independiente

Los administradores deben ejercer un juicio independiente al tomar decisiones y no subordinar su poder a la voluntad de otros.

Si bien los administradores pueden buscar asesoramiento profesional, deben ejercer su propio juicio al tomar cualquier decisión.

5. No aceptar beneficios de terceros

Los administradores deben trabajar para promover el éxito del negocio y no pueden aceptar beneficios de tercero (Sobornos), que afecten sus funciones.

Las ofertas de hospitalidad y obsequios corporativos deben considerarse con precaución, ya que los beneficios proporcionados a un administrador con la intención de ganar negocios podrían considerarse un soborno.

6. Debe evitar conflictos de intereses

Es una obligación legal para los administradores, evitar conflictos de interés que se relacionen con situaciones y transacciones en las que la empresa esté involucrada.

Cada administrador tiene la responsabilidad personal de evitar circunstancias en las que tenga o pueda tener un interés directo o indirecto que entre en conflicto con los intereses de la compañía.

El incumplimiento de este ítem se considera como falta grave y podría dar pie a una acción penal.

Otras obligaciones legales de un Administrador

Existen leyes y reglamentos relevantes para negocios que, de no cumplirse, podrían derivar en una multa, inhabilitación o incluso una condena penal.

El consejo de administración debe asegurarse de que la empresa cumpla con la legislación vigente sobre:

  • Salud y seguridad.
  • Empleo.
  • Obligaciones de Seguros.
  • Impuestos.

Funciones Financieras de un Administrador

Una de las funciones más importantes de un administrador se relaciona con la preparación, contenido, circulación y archivo de los informes y cuentas anuales de la empresa al final del ejercicio.

Aunque la mayoría de las sociedades contratan a un asesor para realizar estas tareas, son los administradores los responsables en última instancia de garantizar que se lleven a cabo.

Las responsabilidades financieras de un administrador incluyen:

  • Mantener registros contables precisos para que se puedan preparar cuentas que den una representación fiel y justa de la posición de la empresa.
  • Presentar las cuentas de la empresa precisas.
  • Presentar las declaraciones periódicas de impuestos y pagar cualquier impuesto adeudado.
  • Pagar correctamente al personal y deducir el IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social cuando corresponda.
  • Negociar con solvencia y garantizar que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones financieras.

¿Son los administradores responsables de las deudas en una sociedad limitada?

Una sociedad limitada está legalmente separada de los administradores y socios. Cuando la empresa se constituye como sociedad limitada, los administradores y socios se benefician de algo llamado “responsabilidad limitada”.

Eso limita la cantidad que pueden perder el socio si la empresa genera perdidas.

Eso significa que, por lo general, si la empresa no paga sus deudas o si un acreedor la lleva a los tribunales, son los activos de la empresa los que están en riesgo y no los activos que los socios o administradores poseen personalmente.

Sin embargo, en algunos casos, es posible que los administradores sean personalmente responsables de las deudas de la empresa. Eso incluye:

  • Cualquier impuesto adeudado siempre y cuando el administrador haya sacado dinero de la empresa.
  • Las garantías personales que los administradores hayan otorgado a bancos, entidades financieras y propietarios.
  • Pasivos que surgen de actos de comercio ilícito que se identifican durante la investigación de una empresa insolvente. Por ejemplo, la empresa continúa operando mientras es insolvente sin ninguna posibilidad real de evitar la liquidación.
  • Pasivos que surgen de transacciones en las que la empresa se ha beneficiado a expensas de los acreedores de la empresa. Por ejemplo, si los activos de una empresa insolvente se venden por menos de lo que valen.
  • Cualquier responsabilidad que resulte de un acto de fraude cometido por los administradores mientras dirigen la empresa. Por ejemplo, contraer crédito de forma fraudulenta a nombre de la empresa.

¿Qué significa una relación fiduciaria?

Existe una relación fiduciaria en la que una de las partes deposita su confianza y seguridad en otra que es designada para actuar únicamente en su nombre.

Los administradores de sociedades limitadas, en el cumplimiento de sus responsabilidades de gestión, están a cargo de determinadas obligaciones fiduciarias, incluido el deber de diligencia y el deber de lealtad.

Obligaciones fiduciarias de un administrador

Los deberes fiduciarios del administrador reflejan la relación de lealtad y confianza que debe existir entre el administrador, la empresa, sus accionistas y sus grupos de interés.

La expectativa es que el administrador actuará de buena fe y los mejores intereses de la empresa estarán en el centro de todo lo que haga. En términos generales, los administradores de empresas tienen dos deberes fiduciarios:

Deber de Diligencia. Los administradores deben ser diligentes y cuidadosos en el desempeño de las funciones que han asumido en nombre de las partes interesadas de la empresa. Para hacer eso, debe:

  • Asistir y participar en reuniones de la junta.
  • Realizar consultas razonables sobre cuestiones como mantenimiento, reglas e infracciones.
  • Tomar decisiones.
  • Mantener las cuentas y los registros de la empresa.

Deber de Lealtad: Los administradores deben actuar en el mejor interés de la empresa, incluso si es a expensas de sus propios intereses. Ese deber de lealtad se extiende a:

  • Delegación de funciones: Los administradores pueden delegar sus funciones, pero también deben ser conscientes de que algunas funciones no deben delegarse.
  • Juicio comercial: Los administradores deben ejercer un buen juicio. La adopción de una política de ética para orientar a los administradores puede ayudar a evitar un incumplimiento de sus deberes fiduciarios.
  • Responsabilidad personal: los administradores están protegidos de la responsabilidad personal por las deudas de la empresa, pero solo si cumplen con ciertos estándares.

¿Qué constituye un incumplimiento del deber fiduciario?

Existe una cantidad de acciones diferentes que un administrador puede tomar y que podrían constituir un incumplimiento del deber fiduciario:

  • No tomar una decisión comercial de buena fe.
  • Anteponer un interés personal al interés de la empresa.
  • Participar en conductas que vayan en detrimento de los intereses de la empresa con la intención de obtener un beneficio.
  • Usar su posición para cometer un delito que le permita obtener una ventaja para él mismo o para una parte relacionada (como un miembro de la familia) en detrimento del negocio.
  • No negociar en el mejor interés de los acreedores cuando la empresa es insolvente.
  • Obtener información de manera deshonesta y usar la información para obtener una ventaja para él mismo o para una parte relacionada.

Sanciones por no cumplir con los deberes de administrador

Un administrador que incumpla sus funciones tiene más probabilidades de enfrentarse a repercusiones tomadas por la propia empresa en forma de acción civil.

También puede darse el caso de que uno o más accionistas presenten una reclamación contra un administrador específico si han sufrido una pérdida y la empresa no presenta ninguna reclamación.

Del mismo modo, el administrador podría ser objeto de una investigación por parte de un tercero o algún ente público.

Las consecuencias de una infracción pueden incluir:

  • Destitución del cargo: Un administrador puede ser destituido de su cargo de forma temporal o permanente si al menos el 50 por ciento de los socios vota a favor.
  • Compensación por pérdidas financieras incurridas: En casos graves, el administrador puede ser perseguido a través de los tribunales, lo que puede conducir a la pérdida de activos personales e incluso a la quiebra.
  • Responsabilidad personal por deudas de la empresa: Los administradores que permiten que la empresa opere mientras está insolvente podrían ser responsables personalmente del pago de las deudas de la empresa.
  • Anulación de transacciones: Las transacciones que se realizaron y que no se consideraron en el mejor interés de la empresa pueden cancelarse.
  • Multas penales: Los delitos que tienen más probabilidades de generar multas penales se relacionan con la falta de presentación de documentos a tiempo o en absoluto.
  • Inhabilitación como administrador: Algunos tipos de conducta pueden dar lugar a la inhabilitación del administrador. Esto está reservado para casos graves, como comportamiento fraudulento, no llevar registros contables adecuados y deficiencias graves de salud y seguridad.

¿Cuándo prescriben las deudas de la sociedad?

El plazo de prescripción de esta acción de «responsabilidad por deudas» es de CUATRO AÑOS.

El problema radica en la fecha desde la que se ha de contar dicho plazo de cuatro años.

Un sector de los Tribunales opina que el plazo de prescripción es el de 4 años previsto en el artículo 241 bis Ley de Sociedades de Capital y por tanto se ha de contar desde el día en que hubiera podido ejercitarse (Audiencia Provincial de Barcelona (Sección 15ª), STC  29/05/2020).

Otro sector opina que el plazo de prescripción de 4 años para esta acción es el previsto en el artículo 949 del Código de Comercio y por tanto se ha de contar desde el cese del administrador en el ejercicio de su cargo (Audiencia Provincial de León (sección 1ª), STC 16/04/2020).

Para Cerrar

En resumen, se puede decir que cumplir con los deberes y obligaciones de un administrador puede ser sencillo, siempre y cuando se sepa todas las implicaciones, y se tenga mucho sentido común.

Lo ideal es contar con un departamento de asesores que te ayuden a resolver los problemas relacionados a tus funciones. Mantener enfocada tu función principal y respetar el carácter fiduciario del cargo.

Este amigo mío, es el camino correcto en relación con la responsabilidad de un Administrador.

¡Porque si tú te tomas en serio tu negocio, nosotros también!

¡Por cierto!

Si deseas mantenerte informado de esta y otras cuestiones de actualidad en torno a la fiscalidad aplicable a autónomos y pymes…

¡No olvides suscribirte a nuestra newsletter semanal gratuita!

Suscríbeme a Bolein Newsletter Asepyme

Otros artículos relacionados con sociedades

Y si tienes dudas sobre la responsabilidad de un administrador, ponte en contacto con nuestro equipo de abogados en Asepyme.

Asesórame Asepyme