Gestión del correo electrónico con uso de reglas y filtros

En este post vay a hablarte de la importancia de la gestión del correo electrónico usando filtros y reglas

Muchos emprendedores no utilizan reglas o filtros para gestionar los emails recibidos, y ello genera una pérdida de tiempo y estrés importante. El correo electrónico actúa como una aspiradora que desgasta y absorbe nuestra energía.

Gestión del correo electrónico

Gestión del correo electrónico eficientemente

Como sabes el correo electrónico es uno de los medios de comunicación más usados. No obstante, para muchos la gestión del correo electrónico se ha convertido en una auténtica pesadilla.

Contestar los emails es una de las tareas que más tiempo nos lleva y muchas veces nos hace improductivos.

Para un uso más eficiente del correo electrónico y mejorar nuestra productividad hay autores como David Allen que recomiendan 5 fases del flujo de trabajo en GTD:

  • Recopila
  • Procesa
  • Mejora
  • Revisa
  • Haz

Otros autores como Jeroen Sangers, otro fanático del GTD recomiendan técnicas de productividad para gestionar los emails como:

  • Eliminar los mensajes de la bandeja de entrada una vez leídos.
  • Si el mensaje requiere de alguna acción copiarlo al sitio adecuado.
  • Mover cada mensaje a la carpeta creada al efecto
  • Si se tiene un buscador adecuado almacenar todos los mensajes en una misma carpeta
  • Usa atajos de teclado
  • Utiliza software para abreviar textos largos
  • Apaga las pantallas y sonidos que te avisan de nuevos correos
  • Planifica momentos para abrir el correo
  • Toma entre 10 y 15 minutos para contestar correos. Y si los correos se pueden contestar en menos de 2 minutos, hazlo.
  • Escribe tus respuestas en menos de 5 líneas.
  • Crea listas de tareas.
  • Usa software para abreviar los textos largos.
  • No contestes correos demasiado rápido.
  • Deja claro el asunto en cada correo.
  • Usa adecuadamente el CC y CCO
  • Utiliza filtros y reglas, ello te ayudará a eliminar correo basura y procesar notificaciones.

Video «Las Cinco Íes de GTD» de David Allen

David Allen habla sobre cinco etapas que atravesamos con GTD.

La importancia del uso de reglas y filtros en los correos

Como emprendedores la gestión del tiempo es esencial y por eso hemos de habituarnos a utilizar reglas y filtros, y así cuando abramos nuestro correo tendremos los emails en las carpetas correspondientes, consiguiendo con ello:

  • Una clasificación automática
  • Nos ayudarán a priorizar
  • Incrementara nuestra concentración
  • Nos tranquilizaremos
  • Etc.

Hemos de aprender a clasificar los emails en carpetas que nos permitan diferenciar los relevantes e importantes, para saber por donde hemos de empezar a leer.

Debemos de tener en cuenta a la hora de crear las carpetas, la Importancia, la Prioridad y la Necesidad, pues estos son los indicadores que establecerán qué emails debes leer antes y cuales no.

Si no tenemos reglas ni filtros y recibimos decenas de mails diarios, estaremos desperdiciando mucho tiempo en leer lo que no es importante, prioritario ni necesario.

Por donde empezar a leer los correos

Te preguntaras ¿Por donde empiezo a leer?.

Has de hacerlo de lo más importante a lo menos.

Una clasificación que puede servir (aunque cada uno puede establecer la suya acorde con sus valores) podría ser:

  1. Equipo
  2. Clientes
  3. Proyectos
  4. Amigos/Familia
  5. Newsletter
  6. Notificaciones
  7. Redes sociales

Nuestra capacidad de concentración tiene un límite por lo que es mejor empezar por los correos mas importantes y el resto los dejamos para más tarde. Además así evitas la procrastinación.

Si pudiésemos clasificar los correos por temperaturas, siendo los importantes los más calientes y los más pobres o intrascendentes los mas fríos los podríamos clasificar en carpetas:

  • Calientes, revisarlas 4 veces al día
  • Templadas, revisarlas 2 veces al día
  • Medio frías, revisarlas 1 vez al día
  • Frías, revisarlas cada 2 días

Si con esta gestión somos capaces de ahorrar unos 20 minutos diarios al final del año habremos conseguido tener más de 100 horas (casi 3 semanas) que podremos destinar a lo que deseemos.

Por qué compramos y por qué nos compranLa regla de los dos minutos

Si piensas que vas a tardas menos de dos minutos en hacerlo, hazlo en el momento, no lo dejes para más tarde.

Al ir eliminando correos de la bandeja de entrada, te ayuda a reducir el estrés.

Revisa tus suscripciones

Revisa tus suscripciones a las distintas listas de distribución y si no te aportan valor date de baja.

Recuerda que al ley establece que al final de cada email debe existir un acceso que te permite darte de baja de forma sencilla.

Como dijo Truman Capote: “La disciplina es la parte más importante del éxito”.

Relacionado con este artículo te recomiendo el Libro: “Gestión del tiempo: Todo lo que hay que saber. Una guía llena de consejos de productividad para emprendedores” de David Valois

Resumiendo la gestión del correo electrónico

Para gestionar nuestros correos electrónicos hemos de acostumbrarnos a utilizar reglas y filtros, y así cuando abramos nuestro email tendremos los correos en las carpetas correspondientes.

A la hora de crear las carpetas,  podemos tener en cuenta la Importancia, Prioridad y Necesidad.

Cuando empecemos a leer hagámoslo de lo más importante a lo menos, y si podemos contestemos en menos de 2 minutos cada uno de ellos.

5 artículos que pueden ayudarte al emprender

Si quieres leer más posts que te pueden ayudar como emprendedor, lee nuestra relación con mas de 100 artículos para emprendedores.

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