Cómo incluir un suplido en una factura

En este articulo te explico con detalle todo lo que necesitas saber sobre los suplidos: qué son, que tipos de suplidos hay, requisitos que debe cumplir un gasto para considerarse suplido, cómo se contabiliza un gasto suplido y las obligaciones formales que debe cumplir un gasto suplido.

¿Qué es un suplido?

Un suplido es un gasto que el profesional paga a nombre del cliente final y que este lo abonará posteriormente si no lo hizo por anticipado, para agilizar los trámites.

¿Qué tipos de suplidos hay?

Algunos ejemplos de gastos de suplidos son el pago de portes, seguros o tasas, entre otros.

Se trata como decía de un gasto que el profesional asume y que posteriormente el cliente le paga, si no le anticipó el dinero previamente.

¿Que requisitos debe cumplir un gasto para considerarse suplido?

Hay tres requisitos que se deben de tener en cuenta para que un gasto pueda considerarse suplido:

• Que el gasto se realice por cuenta del cliente y se quede acreditado mediante una factura emitida a nombre de nuestro cliente. Es importante que haya una factura para que ese gasto pueda ser deducible por nuestro cliente.
• Que se haya abonado, es decir, que se haya pagado el importe y se pueda justificar el pago.
• El gasto debe haberse pagado por orden del cliente, el cual debe estar informado sobre el pago de estos gastos suplidos, que son necesarios para realizar este trámite o servicio solicitado.

Pero no debe de confundirse el suplido con la provisión de fondos, como veremos a continuación.

¿Que es una provisión de fondos?

La provisión de fondos es un adelanto de dinero que el cliente le dá a un profesional para que pueda realizar una prestación de servicios.

Esta provisión de fondos tiene como finalidad cubrir los costes y todas las contingencias de quien presta el servicio.

Existen algunas profesiones que cobran al cliente anticipadamente para cubrir los gastos del trámite solicitado, como pueden ser abogados, notarios, asesores, etc.

Una cosa a tener en cuenta es que no puedes confundir una provisión de fondos con un anticipo o un gasto suplido, aunque tienen características muy similares, fiscal y contablemente es diferente.

A continuación, te indico las principales diferencias:

• Provisión para el pago de suplidos: no estará sujeta a retención e ingreso a cuenta y no producirá devengo de IVA.
• Provisiones para el pago de honorarios: se considera actividad profesional. Es decir, el IVA se devenga y del mismo modo estará sujeto a retención e ingreso a cuenta en el momento que se haga efectivo el pago.

¿Cómo incluir un gasto suplido en una factura?

Estos gastos deberán aparecer siempre de forma separada al importe de los servicios que se le hayan prestado al cliente, es decir, no se debe sumar a la base imponible de los servicios prestados, ya que estos están sujetos a IVA e IRPF, y el gasto suplido no lo está.

El gasto suplido en la factura aparecerá en concepto de «suplido» o «cantidad abonada por parte del cliente» y sobre este gasto no se aplicará ni IVA ni IRPF.

Para hacer una factura con suplido se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El suplido se factura sin aplicarle ni IVA ni retención.
• El gasto suplido se debe sumar al final del importe de la factura, tener en cuenta que debe ser con IVA incluido.
• El suplido no puede modificar la base imponible

Ejemplo de factura con suplidos.

A continuación, puedes ver un ejemplo de cómo añadir un gasto suplido en una factura.

Supongamos que un asesor (abogado) le ha realizado una gestión a una empresa y le cobra en concepto en horarios 540 € ya pagado una tasa en un registro de 4 €.

La factura que emitirá el asesor a la empresa se desglosará del siguiente modo:

Servicios de asesoría:

Base imponible 540€

IVA +21%: 113,40€

IRPF -15%: 37,80€

Total servicios de asesoría: 615,6€

Suplido: 4€

TOTAL (Total servicios de asesoría+suplido): 619,6€

¿Qué obligaciones formales debe cumplir un gasto suplido?

Lo más importante a tener en cuenta es que para el profesional no representa un gasto deducible ni un ingreso computable. Pero no obstante, el profesional SI debe incluirlo en la factura, ya que es el cliente final quien debe hacerse cargo del importe y este si se lo puede deducir.

Este gasto es deducible siempre y cuando se tenga la factura correspondiente y este a nombre del cliente, ya sea como persona física o como sociedad.

En este caso el suplido se tiene que sumar al final de la factura para que no se modifique la base imponible.

Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Es obligatorio llevar un libro registro de provisiones de fondos y suplidos donde se hará constar lo siguiente:

• Número de anotación en el registro: referencia de la operación
• Número de factura o recibo: número de factura que corresponde a la operación realizada.
• Fecha de la operación: la fecha en la que se haya realizado la provisión o suplido.
• Tipo de operación: diferenciando si es provisión o suplido.
• Identificación de las partes: el pagador de la provisión o el perceptor del suplido, con su razón social o nombre y apellido
• Importe de la operación: se pondrá con importe positivo si corresponde a una provisión de fondos y con importe negativo si corresponde a un suplido.
• Importe de la operación: si es una provisión de fondo pondremos el símbolo + (positivo) y si es un suplido pondremos el símbolo – (negativo).

Es importante llevar este registro de provisión de fondos y suplidos al día, ya que de este modo podemos disponer de un control contable más efectivo y no tener problemas en un futuro.

¿Cómo se contabiliza un gasto suplido?

Para contabilizar los gastos suplidos a nivel contable debemos tener en cuenta que estos gastos son exclusivamente una entrada y una salida de caja y por lo tanto no representa ni un ingreso ni un gasto para el profesional.

No obstante, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas menciona que podría utilizarse las cuentas del subgrupo 55 si la empresa realiza actividades por cuenta de otra.

¡Ah, no me olvido!

Si todavía no lo has hecho, suscríbete de forma gratuita a nuestra newsletter semanal y te mantendremos informado de novedades fiscales, laborales, legislativas, noticias de interés.

Otros artículos relacionados con las facturas

• Contenido mínimo de las facturas y sus copias
• Los 6 tipos de facturas existentes
• Cuanto tiempo he de guardar las facturas de mi empresa

Si tienes dudas de cómo hacer una factura con suplido, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asesores en Asepyme.