Aprender a recopilar la información (1)

Hemos de aprender a recopilar la información que recibimos

A veces no somos capaces de administrar de forma controlada los flujos de trabajo. En concreto en este artículo vamos a hablar de saber recopilar información que recibimos de varias maneras.

Ante cualquier tarea normalmente pasamos por 5 fases:

1. Recopilamos la información
2. Procesamos el significado y qué hemos de hacer
3. Organizamos los resultados
4. Evaluamos las opciones
5. Hacemos finalmente.

Como bien dicen en microsoft.com en su artículo del 4/12/2018, para supervisar y administrar los procesos, se debe buscar el proceso, evaluar el estado y realizar las acciones necesarias para corregir problemas.

Tal vez te preguntes…

¿Qué son los flujos de trabajo?

El flujo de trabajo consiste en el estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

• cómo se realizan y estructuran las tareas,
• cuál es su orden correlativo,
• cómo se sincronizan,
• cómo fluye la información
• y cómo se hace su seguimiento.

El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y acelerar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas. Y posiblemente uno de los principales objetivos sea el de permitir trabajar en equipo desde diferentes lugares.

Cómo aprender a recopilar la información que recibimos

Aprender a recopilar información que recibimos eficazmente para así poder procesarla adecuadamente es vital. Esto es imprescindible para que nuestra mente se relaje y se tranquilice, sabiendo que todo esta almacenado en algún sitio para rescatarlo en el momento adecuado.

Existen muchos tipos de herramientas para esta recopilación de incompletos, trabajos o tareas pendientes, como son: teléfonos móviles, grabadoras, correo electrónico, hojas en blanco, agendas, etc.

Hemos de cumplir tres requisitos para que esta recopilación funcione bien:

1. Todos los incompletos deben de estar en las herramientas que hayamos elegido para recopilar. Es importantísimo que descarguemos la mente, pues esta no es capaz de almacenar y recordar toda la información que recibe.
2. Utilizar el mínimo de herramientas para recopilar información. Preferiblemente si utilizamos dos o tres herramientas como puede ser el correo electrónico, el blog de notas del móvil y la agenda, mejor que mejor.
3. Periódicamente debemos hacer limpieza del lugar donde almacenamos lo recopilado. Es importante organizarnos y periódicamente revisa lo que tenemos pendiente e ir ejecutándolo para que la bandeja se vaya vaciando.

Una recomendación es que pases a la acción y convierte todo lo anterior en un hábito o de lo contrario dentro de 15 días ya no lo recordarás.

Como dijo Leonardo Da Vinci: “Cuando los hombres de genio sublime trabajan poco es cuando son más activos”.

Un libro que te podría recomendar hoy relacionado con este artículo podría ser: “Cita en la cima” de Raimon Samsó

Resumiendo: ¿Por qué recabar información?

Aprender a recopilar la información que recibimos eficazmente para así poder procesarla adecuadamente es vital. Dado que ayuda a que nuestra mente se relaje y tranquilice, sabiendo que todo esta almacenado en algún sitio para rescatarlo en el momento adecuado.

La próxima semana te hablaremos de la segunda de las fases para controlar los flujos de trabajo, cómo procesamos el significado y qué hemos de hacer.

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