El acta notarial de la junta general de socios
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Si tienes una participación en una sociedad, en ocasiones te habrás preguntado si puedes solicitar la presencia en la junta general de socios, de un Notario que levante acta notarial de la reunión.
La respuesta es SI, el socio tiene derecho a solicitar la presencia de un Notario si quiere que este levante acta notarial de la junta.
Uno o varios socios conjuntamente, si son titulares de un determinado porcentaje tienen derecho a exigir a los administradores la presencia de un notario que levante acta de la junta general.
El porcentaje para poder ejercer el citado derecho es:
- 5 % en el caso de sociedades de responsabilidad limitada, y
- 1 % en el de las sociedades anónimas,
No obstante cabe la posibilidad de que en los estatutos se hayan minorado tales porcentajes.
El acta de la junta
Todos los acuerdos sociales deben constar en acta de la junta, tal como establece el artículo 202 del RDL 1/2010.
El acta se debe aprobar al final de la reunión en la junta, o en su defecto dentro de los 15 días.
Todos los acuerdos sociales se podrán ejecutar a partir de la fecha de la aprobación del acta en la que consten.
El acta notarial de la junta según el Reglamento Notarial
El artículo 198 del Reglamento Notarial dice:
“los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.
El acta notarial es un documento testimonial donde se recoge por escrito la existencia, valida formación y exacto contenido de lo sucedido en el seno de la junta.
Dicha acta cumple la misma finalidad probatoria que el acta ordinaria. Aunque podemos atribuirle el valor añadido de que como documento público quedan bajo la fe del notario los hechos consignados en la misma.
“Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones”
El notario en las actas se centra principalmente en dar fe de hechos.
Tipos de actas notariales
Existen diferentes tipos de actas, siendo las principales actas de:
- Presencia
- Manifestaciones o de referencia
- Remisión de documentos por correo
- Notificación y requerimiento
- Exhibición de cosas o documentos
- Notoriedad
- Protocolización
- Depósito ante notario
- Subastas
- Sorteo
» El acta notarial es un documento testimonial que recoge la existencia, valida formación y exacto contenido de lo sucedido en el seno de la junta.
Competencia para efectuar el requerimiento notarial
El artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, apunta que los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general.
“Los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial”.
El acta notarial no se somete a trámite de aprobación. Dicha acta tiene la consideración de acta de la junta y los acuerdos que se consignen en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.
Los honorarios notariales los deberá abonar la sociedad.
Acta notarial de la Junta – procedimiento
El Notario que haya sido requerido por los administradores para asistir a la Junta y levantar acta de la misma deberá de:
- Juzgar la capacidad del requirente y,
- Verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios.
En caso de que no tenga suficiente capacidad el requirente o si no se ha convocado la junta en base a los requisitos legales y estatutarios, esta se denegará.
No se tomarán en cuenta los requisitos anteriores para validar la junta si se trata de Junta o Asamblea Universal.
Si le Notario acepta el requerimiento, a continuación se personará en el lugar, fecha y hora indicados en el anuncio. Al mismo tiempo, procederá a asegurarse de la identidad y de los cargos de Presidente y Secretario.
Acto seguido, una vez constituida la Junta, preguntará a los asistentes si existen reservas o protestas sobre las manifestaciones del Presidente referentes al número de socios que concurren y al capital presente.
¿De qué da fe el notario?
El Notario además de las circunstancias generales derivadas de la legislación notarial y registral dará fe de los siguientes hechos o circunstancias:
- De la identidad del Presidente y Secretario, enunciando sus cargos.
- De la declaración del Presidente de estar válidamente constituida la Junta. Y al mismo tiempo del número de socios con derecho a voto que asisten personalmente o representados y de su participación en el capital.
- Que no se han enunciado por los socios reservas o protestas sobre las manifestaciones del Presidente. En caso de que si se hayan formulado se hará constar el contenido de las enunciadas, indicando su autor.
- De las propuestas que se sometan a votación y de los acuerdos tomados, se tomará transcripción literal.
- De las declaraciones del Presidente de la Junta sobre los resultados de las votaciones, indicando las manifestaciones cuya constancia en acta se hubiese solicitado.
- Las declaraciones de oposición a los acuerdos y otras intervenciones cuando así se solicite. Consignando la identificación del autor y el sentido general de las mismas.
El Notario podrá evitar la reseña de las intervenciones, siempre que considere que no son pertinentes por carecer de correlación con los asuntos debatidos o con los extremos del orden del día.
Si el Notario aprecia concurrencia de circunstancias o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrá hacerlo constar en el acta e interrumpir su actuación.
En caso de que la reunión lleve más de un día, la de cada día se consignará como diligencia distinta y por orden cronológico.
“El Notario no es quien para calificar la legalidad de los hechos consignados en el acta.
¿El acta notarial precisa aprobación?
La diligencia relativa a la reunión no precisa aprobación, ni precisará ser firmada por el Presidente y el Secretario de la Junta.
Asimismo, el Notario podrá extenderla en el propio acto o, posteriormente, con referencia a las notas tomadas.
El acta notarial y el libro de actas.
Todos los acuerdos sociales que se adopten se deben transcribir en el libro de actas de la sociedad. Puede hacerlo el Secretario de la Junta o un notario si ha sido requerido al efecto.
Por lo que el acta notarial tiene la consideración de acta de la Junta y, como tal, se transcribirá en el Libro de actas de la entidad.
La fe pública notarial es útil a fin de dejar constancia fehaciente de lo que realmente ha sucedido en la junta general.
El acta notarial es un recurso al que conviene acudir en casos en los que exista un conflicto entre socios.
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