Implantar el teletrabajo en la empresa

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¿Estás pensando en implantar el teletrabajo en tu empresa? En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber para su correcta implantación a partir de su Ley actualizada, así como sus ventajas y posibles problemas con los que te puedes encontrar.

A raíz de la pandemia por COVID-19, algunas empresas se han visto obligadas a cambiar su forma de trabajo habitual, teniendo que realizar el trabajo desde sus propias casas.

Si estás pensando en  introducir el teletrabajo en tu empresa o puede que tengas que hacerlo en un futuro por circunstancias ajenas, pueden surgirte algunas dudas sobre cómo hacerlo o qué efectos puede tener. A continuación,  responderemos a todas tus dudas.

¿Qué es el teletrabajo?

Primero comenzaremos explicando qué es el teletrabajo.

El teletrabajo hace referencia a toda actividad que realiza el empleado fuera de su centro de trabajo habitual. Además, para considerarse como tal debe realizarse al menos un 30% de la jornada, en un periodo de 3 meses. Para que quede más claro lo explicaremos con un ejemplo:

Si por ejemplo cuentas con un trabajador que tiene un contrato de 40 horas durante 5 días a la semana, se considerará teletrabajo si lo ha realizado como mínimo 1 día y medio en la semana.

De la misma manera, el Smart Working es un nuevo modelo de trabajo, considerándose una mezcla entre el teletrabajo y las nuevas tecnologías. En este modelo, la empresa debe proporcionar todas las herramientas necesarias para que el empleado pueda realizar su trabajo perfectamente, independientemente de donde esté realizándolo.

Pero entonces te preguntarás: ¿Qué diferencia hay con el teletrabajo?

Pues la principal diferencia con el teletrabajo se encuentra en la confianza que los empresarios dan a sus empleados, ya que trabajan por objetivos y no dentro de un horario de trabajo.

Además, de acuerdo con los últimos datos del INE, solo el 27% de empresas permiten que sus trabajadores trabajen a distancia, ¿incrementarán estos datos a partir de ahora?

Tipos de teletrabajo en la empresa

Seguramente solo conozcas el teletrabajo que se realiza desde casa, pero la realidad es que  existen más tipos. Es importante conocerlos, ya que de alguna manera pueden interesarte para ponerlos en práctica en algún momento, por ello a continuación te los explicamos:

• El trabajo en el domicilio, seguramente el más conocido a raíz de la COVID-19, consiste en el desarrollo de las funciones propias del trabajador desde su propia casa.
• Trabajo en telecentro. En este tipo, el empleado realiza su actividad desde unas oficinas proporcionadas por la empresa, pero siendo un lugar diferente al habitual.
• El trabajo móvil, se considera una combinación entre el trabajo en casa y el trabajo en la oficina.

¿Qué dice la ley del teletrabajo?

Pero para su correcta implantación ahora debemos saber qué dice la ley sobre este modelo de trabajo. Hace unos años no existía ninguna ley que regulara el teletrabajo, solamente se contemplaba en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, refiriéndose al trabajo a domicilio, pero sin hacer mención al derecho de los trabajadores.

Lo cierto es que debido a la COVID-19, ha habido más de 3 millones de teletrabajadores, y se necesitaba una actualización de la ley. Por ello, aprobaron el nuevo Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia.

En los siguientes puntos te comentaremos las principales dudas que te pueden surgir.

¿Es voluntaria la Ley del teletrabajo?

Es importante que sepas que el teletrabajo es totalmente voluntario, y deberá formalizarse con un contrato escrito entre ambas partes (empresario y trabajador). De la misma manera, el trabajador no puede teletrabajar de manera obligada, pero tampoco puede reclamarlo.

También te puedes plantear si se puede despedir a un trabajador por negarse a trabajar a distancia. Pues la realidad es que no se consideran causas justificativas para despedir formalmente a un trabajador, además tendrán

“los mismos derechos  como si estuvieran en el lugar de trabajo presencial y no podrán sufrir ningún perjuicio, incluida la retribución salarial, estabilidad, horarios, promoción o formación profesional».

Continúa leyendo para hacer un correcto contrato de trabajo de esta modalidad, te explicamos todos los apartados que debes incluir.

¿Qué debe incluirse en el contrato de trabajo?

La nueva Ley establece unos puntos que deben incluirse en el contrato de trabajo, aunque estos puntos pueden ampliarse según el convenio colectivo.

A continuación te explicamos cada uno de ellos que se tendrán que introducir:

• El inventario de los medios y equipos necesarios para realizar el trabajo a distancia (se incluyen consumibles, elementos muebles y tiempo máximo para renovarlos).
• Los gastos que puede tener el empleado para que la empresa pueda compensarlos.
• El horario de trabajo y disponibilidad
• El porcentaje y la distribución que exista entre el trabajo presencial y a distancia.
• El lugar donde el empleado va a teletrabajar.
• Los medios de control por parte de la empresa.
• El tiempo que durará el acuerdo y los plazos para volver a la presencialidad.
• Instrucciones en protección de datos.

¿Cómo se controla el horario en el teletrabajo?

La nueva Ley afirma que la flexibilidad horaria en el teletrabajo es necesaria y obligatoria. Eso sí, los horarios pueden establecerse por la empresa exigiendo tiempos de disponibilidad.

En este sentido, el registro de las horas trabajadas se considera mandatorio. Para un mayor control te podemos aconsejar alguna plataforma con una versión móvil.

Esto es lo que dice la ley:

“El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral.”

Capítulo 3, sección 3, artículo 13.

Derecho a la desconexión en el teletrabajo

Resulta obvio pensar que con el teletrabajo no existen barreras entre la vida personal y la laboral y que es muy difícil desconectar trabajando a distancia. Pues bien, ahora te vamos a explicar qué dice la ley sobre este tema.

La nueva normativa impulsa a las empresas a crear políticas internas y establecer normas corporativas con la finalidad de evitar este tipo de situaciones en el teletrabajo.

Es posible que los empleados no cuenten con una buena gestión del tiempo, al igual que los managers contacten con sus compañeros fuera del horario laboral. Por ello, han decidido prohibir y evitar estas situaciones.

¿Deben pagar las empresas por su implantación?

Las empresas deberán hacerse cargo y pagar por todos los medios, equipos y herramientas que necesite el trabajador, la ley establece que “no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral, según se fijen en el inventario del acuerdo escrito”. Es decir, el convenio colectivo determinará la forma de asumir y compensar esos gastos.

Pero más allá de las correspondientes actualizaciones de la ley, también debes saber cómo puede llegar a afectar a tu empresa antes de su introducción. Seguidamente te explicaremos las principales ventajas y algunos inconvenientes sobre su introducción.

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Ventajas del teletrabajo

Las principales ventajas que puedes encontrar implantando el teletrabajo en tu empresa son las siguientes:

• Se obtendrá una mayor productividad, se ha demostrado que el teletrabajo ayuda en la felicidad y bienestar, con menores niveles de estrés.
• Reducción del absentismo laboral. Esto es posible debido a la comodidad de los empleados de trabajar desde casa y la auto responsabilidad.
• Reducción de costes de la empresa, por ejemplo en el agua, infraestructuras, energía, etc.
• Supresión de las barreras geográficas. Las empresas pueden retener a empleados más cualificados, independientemente de donde se encuentren.
• Mejora de conciliación laboral. Como hemos mencionada anteriormente, tus empleados tienen mayor flexibilidad para gestionar la vida profesional y personal.
• Integración social. Es muy importante que tu empresa cuente con trabajadores con diferentes perfiles.

Problemas del teletrabajo

Ahora comentaremos los problemas que pueden surgirte con la implantación del teletrabajo en tu empresa:

• Con el teletrabajo es difícil medir la productividad de cada empleado. Pero se pueden tomar medidas tecnológicas a través de plataformas organizativas, para la distribución del trabajo, el control de tiempos etc.
• Eliminación de trabajo en equipo, a no ser que se utilicen apps o herramientas que faciliten el trabajo.
• La ciber seguridad se deberá tener en cuenta, ya que cada trabajador utilizará una red diferente y los equipos pueden sufrir virus.
• Se produce un cambio en la cultura de la empresa.
• Falta de contacto entre empleados. La falta de interacción entre compañeros puede afectarles disminuyendo su vínculo, e incluso viéndose afectado la visibilidad de su trabajo y su reconocimiento por el trabajo.

Claves para el éxito del teletrabajo

Si la actividad de tu empresa permite introducir el teletrabajo, antes deberás conocer las claves para su correcta implantación.

En primer lugar, deberás planificar bien tus objetivos, de esta manera tus empleados sabrán lo que tienen que realizar con sus correspondientes plazos.

Para conseguir el primer paso tú también tendrás que organizar tus acciones para conseguirlo, organizando el equipo de trabajadores de la misma manera que si estuvieran trabajando en tus oficinas.

Por otro lado, para que los integrantes de la empresa se puedan conocer, y así ayudarse entre ellos, es conveniente que hagas reuniones al menos dos veces al mes con ellos.

También es importante que sepas que existen muchas herramientas que permiten trabajar desde cualquier sitio y compartir todo tipo de documentos, es decir, debes contar con software que te faciliten la manera de trabajar.

Por último, para saber si te sale rentable trabajar de esta manera, puedes comparar la productividad con el ahorro en costes que puede suponer cada trabajador. Si la productividad y el ahorro en costes es notable, puedes pensar entregarle al empleado mayor nivel de conciliación.

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Video resumen del Impuesto sobre el teletrabajo en la empresa

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